Más de 1,2 millones de sociedades están obligadas a presentar sus cuentas estos días en el Registro Mercantil. De ellas, algo más de un millón son sociedades de responsabilidad limitada (SL) y miles de ellas, según los registradores mercantiles, las verán devueltas por contener errores.
Presentar las cuentas anuales es una tarea fundamental para toda empresa, sea grande, mediana o pequeña. No presentarlas en plazo o hacerlo de forma incorrecta acarrea multas de entre 1.200 a 60.000 euros, que puede ascender hasta los 300.000 euros para sociedades con una facturación anual superior a seis millones de euros.
A pesar de que las cuentas presentadas son uno de los principales elementos de imagen de la sociedad ante terceros, éstas cometen errores en la entrega de las cuentas, como, por ejemplo, no actualizar los nombres del órgano de administración tras registrarse cambios, no incluir el informe de auditoría o, en el caso de muchas pymes, emplear programas o plantillas estandarizadas que no se ajustan a sus características sociales.
Los errores varían según la forma de presentación, que se pueden hacer tanto en formato papel; en soporte CD o DVD; o por vía telemática, todos ellos mediante los modelos oficiales aprobados .
1. Errores de transcripción. Los datos contables contenidos en las cuentas anuales depositadas pueden no ser correctos debido a una transcripción errónea.
Si los socios dispusieron de la información correcta y la Junta adoptó correctamente el acuerdo de aprobación de cuentas y la aplicación del resultado, bastará con la presentación de una certificación expedida por el órgano de administración que indique el error, su subsanación y la solicitud al registrador para que lo incorpore en el depósito ya practicado, acompañando en su caso los documentos con los datos correctos.
2. Errores contables. Los datos contables contenidos en las cuentas anuales no son correctos debido a un error en la contabilidad. Será necesario la celebración de una nueva Junta que apruebe las cuentas y una nueva certificación con todos los requisitos necesarios, en la que conste que se presentan unas nuevas cuentas y se detallen los defectos detectados en las primeras.
Esta certificación se acompañará de todos los documentos necesarios para un correcto depósito. Ambas presentaciones quedarán depositadas en el Registro.
3. Entrega fuera de plazo. La presentación fuera de plazo, antes de que finalice el año, no conlleva sanción alguna por parte del Registro Mercantil. Si transcurre un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se realizará un cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el Registro, excepto, los relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa, en su caso.
4. Periodo de presentación. La sociedad estará dentro del plazo reglamentario si presenta las cuentas dentro del mes siguiente a la fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban. Así, si la junta se celebra el 25 de junio, el último día del plazo es el 25 de julio. En el caso de presentaciones telemáticas, si la recepción del envío se produce entre las nueve de la mañana y las cinco de la tarde, se consideran entregadas en ese momento, pero fuera de este horario, se señalan entregadas a las nueve de la mañana del primer día hábil siguiente. Lo mismo ocurre si la remisión se efectúa en día festivo. Este dato es fundamental cuando la entrega se hace el último día hábil.
5. Ejercicios que hay que presentar para reabrir la hoja social. Solo es exigible la presentación del depósito de las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios.
6. Documentos a presentar. La presentación de las cuentas no es sencilla. El mínimo a presentar, es de nueve documentos, que son: la Certificación de aprobación de cuentas; Memoria; Balance; Cuenta de Pérdidas y Ganancias; Declaración de Identificación del Titular Real; Informe Medioambiental; Informe de Acciones y Participaciones Propias; Hoja de datos generales de identificación; y, además, la Instancia de Presentación.
En caso de tener que presentar Informe de Auditoría, los documentos ascenderían a 13. Así, junto con los anteriores, se deben incorporar: el Informe de Auditoría; el Informe de Gestión; el Estado de Flujos de Efectivo; y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
7. Fecha de entrega consignada. En el caso de presentaciones telemáticas, si la recepción del envío se produce entre las nueve de la mañana y las cinco de la tarde, se considerarán, pero fuera de este horario, se considerarán entregadas a las nueve de la mañana del primer día hábil siguiente. Lo mismo ocurrirá si la remisión se efectúa en día festivo.
Este dato es fundamental cuando la entrega se hace el último día hábil. Además, en caso de haber realizado un envío telemático incorrecto puede enviar una solicitud de cierre de la entrada, en el mismo día en el que dicho envío haya sido realizado.
