Maximiza la eficiencia en el ciclo Order to Cash: claves para la gestión de cargos

La gestión de cargos de clientes se ha destapado como uno de los principales desafíos a los que se enfrentan las empresas en el ciclo Order to Cash (O2C), especialmente en sectores como el retail. La correcta identificación, medición y categorización de los indicadores adecuados (KPI's) puede marcar la diferencia entre una operación eficiente y otra menos rentable. En este sentido, vamos a explorar cómo jerarquizar y priorizar las claves optimiza los procesos y mejora los resultados financieros de las compañías.

La automatización ya no es solo una tendencia, sino que se ha convertido en una necesidad que redefine cómo operan los negocios. Esker, con su enfoque innovador y soluciones impulsadas por inteligencia artificial de desarrollo propio, permite que las empresas avancen con confianza hacia un futuro más eficiente, ágil y conectado.

Aunque algunas empresas ya tienen un alto nivel de madurez en la gestión de cargos de clientes, existen aún barreras que impiden la adopción completa de los KPI's. Las principales dificultades incluyen limitaciones tecnológicas, como la falta de sistemas integrados que permitan gestionar los cargos con rapidez y precisión. Además, muchas empresas carecen de un modelo de categorización adecuado para clasificar los cargos de forma eficiente, lo que dificulta la toma de decisiones y la priorización de acciones.

¿Qué es la gestión de cargos de clientes?

Cuando hablamos de cargos, nos referimos al flujo administrativo inverso entre distribuidores y fabricantes. En un análisis reciente de diferentes empresas elaborado por Esker, se identificaron los KPI's más relevantes para medir el desempeño de este sistema. Estos indicadores se clasificaron en cuatro grupos según su importancia y grado de implantación.

• Los básicos son fundamentales y se sitúan en la zona de alta relevancia y adopción, como el volumen total de cargos y la cartera de cargos abiertos.
• Los rutinarios ya están implantados pero no son considerados prioritarios, como los indicadores de obsolescencia de cargos y facturas vencidas.
• Los deseados disponen de indicadores de gran relevancia, pero con adopción media o baja, como el DDO (Days Delinquent Outstanding) y la calidad en facturación.
• Los secundarios son KPI's que tienen poca relevancia y baja adopción, como el umbral de revisión o la carga de trabajo.

Para mejorar la toma de decisiones, los participantes del estudio destacaron la necesidad de desglosar los KPI's hasta un nivel más detallado. En particular, se enfatizó la importancia de analizar los datos a nivel de cliente, diferenciando entre fuera de factura e incidencias, y categorizando los cargos por tipo (errores de precio, incidencias logísticas, etc.). Además, se destacó la relevancia de realizar informes específicos por Key Account Manager y la importancia de contar con un sistema que permita identificar el personal involucrado en la gestión de cada cargo.

Soluciones eficientes para la mejora de procesos y la colaboración

Para superar estos desafíos, es esencial implementar un ecosistema de soluciones tecnológicas que permita una gestión más eficiente de los cargos. El uso de plataformas como Esker puede facilitar el registro y la categorización de cargos, así como la automatización de los flujos de resolución.

De esta forma, es fundamental mejorar la calidad de los pedidos recibidos, ya que muchas incidencias y cargos se originan por errores en la facturación. La colaboración entre equipos multidisciplinarios, que incluyan a áreas como customer service, finanzas, logística o ventas, también es clave para abordar de manera integral la reducción de cargos.

Las empresas deben invertir en plataformas integradas que permitan no solo la automatización de procesos, sino también un análisis predictivo y el uso de inteligencia artificial para prevenir problemas antes de que ocurran. Es por lo que grandes partners y multinacionales de diferentes sectores ya confían y forman parte de la familia Esker colaborando para impulsar este cambio transformador.

En definitiva, la gestión de cargos de clientes no solo impacta en la rentabilidad, sino que también repercute en la satisfacción del cliente y en la eficiencia operativa. Para ello, las compañías deben priorizar los KPI's adecuados, superar las barreras tecnológicas y organizacionales e invertir en soluciones que faciliten una gestión más efectiva. Con un enfoque integral, las empresas pueden transformar esta práctica en una ventaja competitiva.

Producido por EcoBrands