La importancia del sector del Facility Management radica en su capacidad para crear entornos seguros, cómodos y productivos para las personas, así como en garantizar la sostenibilidad y el rendimiento óptimo de las instalaciones de las empresas. En el Día Internacional del Facility Management, es fundamental reconocer el papel esencial que este sector desempeña en la eficiencia y funcionalidad de los espacios que habitamos y utilizamos a diario. Sin embargo, la búsqueda y el cumplimiento de estos objetivos puede chocar, en ocasiones, con la realidad: los múltiples costes que hay que asumir para lograrlos
El Facility Management es una palanca que permite a las empresas optimizar los gastos, maximizar su rentabilidad y lograr sus objetivos en materia de sostenibilidad o confort para sus empleados. De hecho, aquellas empresas que apuestan por unos servicios profesionalizados de FM tienen la ventaja de contar con una de las mejores fórmulas para la contención de costes, es decir, una estrategia de gestión de sus instalaciones integral y profesionalizada, que tiene en cuenta todos los factores implícitos en un inmueble para conseguir ahorros y alcanzar el éxito.
No podemos olvidar que los costes de mantenimiento de los edificios pueden representar entre un 10% y un 30% de los gastos totales de una compañía. De estos, a su vez, el FM puede representar entre el 20% y el 40%, dependiendo de aspectos como que la empresa sea propietaria de sus inmuebles o de si estos activos son parte esencial del proceso de producción o no, entre otras variables. Teniendo en cuenta que el buen hacer de un facility manager puede conseguir reducir esta factura entre un 20% y un 30%, el impacto positivo total en la cuenta de resultados de una compañía podría llegar a situarse en una reducción de gastos total de entre un 6% y un 9%.
El coste de mantenimiento de las instalaciones es uno de esos factores en los que tiene que incurrir un inmueble y que son prioritarios en una estrategia de FM, tanto en su parte fija como en la variable. La parte variable se corresponde con la cantidad de reparaciones necesarias dadas por circunstancias como la antigüedad del inmueble, el estado de las instalaciones, el uso que se den a las mismas y, por supuesto, la ocupación media del mismo. Sin embargo, los gastos fijos apenas se disminuirán, es decir, no dependen de los mismos factores. Dentro de estos costes fijos podemos encontrar el mantenimiento de elementos como ascensores, montacargas, producción centralizada de calor y frio o detección y extinción de incendios.
De la misma forma, dentro de los costes de mantenimiento es posible que nos encontremos aquellos que corresponden al personal de mantenimiento presencial. Un tiempo de respuesta rápido ante cualquier avería requiere de personal on-site o, en su defecto, de la alianza con un proveedor de FM con suficientes efectivos en movilidad y disponibles cerca del inmueble para actuar en los tiempos de respuesta convenidos. En este caso, una alternativa efectiva para poder disminuir estos costes reduciendo la presencialidad de la plantilla es el mantenimiento, control y operación en remoto a través de soluciones tecnológicas avanzadas.
En lo que respecta a otros servicios que requieren de personas físicas, encontramos los servicios de recepción o seguridad, que suponen un gasto fijo independientemente del nivel de ocupación que tengan. Por el contrario, la limpieza realizada por personal humano sí que contiene un componente variable mucho mayor que los anteriores. En este caso, la limpieza puede ser ajustada a los niveles de ocupación del edificio de manera rápida y sin ofrecer prácticamente sobrecostes.
Por último, una de las partidas que sin duda hay que valorar a la hora de estimar los costes de unas instalaciones es la energía. Este factor tan importante requiere que el gestor del mantenimiento sepa si existe algún tipo de medición del consumo de energía sectorizado o dividido por zonas del edificio o por plantas, una práctica fundamental pero no siempre implantada. La medición es clave.
Por otro lado, se tiende a pensar que optimizar un inmueble de grandes dimensiones será mucho más difícil y costoso que uno más reducido. Sin embargo, el tamaño de las instalaciones no es un indicador dentro del Facility Management. Los grandes edificios necesitan de una conducción, es decir, la realización de una serie de tareas de arranque y monitorización, que en un inmueble más pequeño no son tan necesarias. En este aspecto, la digitalización se vuelve imprescindible.
Los grandes edificios de reciente construcción cuentan con sistemas de control y monitorización de instalaciones que hacen posible que la presencia de personal no sea tan necesaria, reduciendo los costes y desmontando el mito de que el tamaño es sinónimo de gravoso. Como contrapunto, también es habitual pensar que los grandes edificios tienen mucho más tráfico de personas que los de tamaño reducido y, por tanto, tienen una mayor necesidad de contar con personal físico destinado a tareas como la recepción o la seguridad.
En cuanto a la limpieza, también hay que poner en la balanza diferentes elementos como la ocupación o la altura del inmueble. Esto último sí es determinante, ya que, a mayor altura, más se dificulta la limpieza de la fachada. Existen varios métodos para ello en función de la existencia o no de sistemas mecánicos tales como góndolas o sistemas acordes a la forma de la fachada. En cuanto al resto de la limpieza, su coste por metro cuadrado no es necesariamente más alto que en edificios más pequeños. La clave está en el ratio de zonas comunes, ya que cuanto mayor sea su peso respecto al espacio total, mayor será la repercusión de los gastos sobre sobre el inquilino.
En definitiva, la implementación de una integral de Facility Management no solo es crucial para grandes compañías con instalaciones de miles de metros cuadrados, sino también para pequeñas y medianas empresas. Al adoptar una estrategia de FM con enfoque 360º, las organizaciones pueden no solo optimizar sus costes operativos, sino también mejorar el bienestar y la productividad de quienes ocupan sus espacios. La inversión en un sólido programa de Facility Management no solo es una decisión empresarial alineada con la compañía estratégicamente, sino también un compromiso con la creación de entornos que fomenten el éxito y la sostenibilidad de las organizaciones en su conjunto.
