La elección de una solución para la externalización de nóminas y administración de personal es una etapa importante en la evolución de cualquier empresa. Las organizaciones y sus responsables deben asegurarse de tener la información correcta y el asesoramiento adecuado con el objetivo de elegir la mejor opción de externalización para ellos y su negocio. Más noticias en la revista gratuita elEconomista Sanidad
Pero actualmente existen muchos miedos a la hora de dar este paso; miedos infundados y que no son del todo reales. En este artículo voy a intentar explicar los mitos que rodean a esta situación y los diferentes beneficios que ofrece la externalización.
El aumento de la eficiencia y la experiencia que la externalización de la administración de personal y nóminas puede proporcionar a una empresa es la razón principal por la que cada vez más las organizaciones buscan externalizar sus soluciones de recursos humanos y nóminas. Sin embargo, a medida que el mercado de la externalización evoluciona, la elevada cantidad de proveedores y sistemas puede llevar a confusión.
Miedos e incertidumbres
Estamos acostumbrados a oír decir a los responsables de RRHH que nunca se han planteado externalizar la gestión porque tradicionalmente se ha hecho internamente o porque simplemente no han tenido tiempo para valorarlo. En otras, no son conscientes de la rentabilidad que obtendrían si una empresas externa lo gestionase, ya que ni conocen a ciencia cierta el coste interno que les supone -según un estudio realizado en 2012 por PwC sobre el coste total de propiedad (TCO) sólo el 37% del coste de gestión de nóminas y administración de personal es visible-.
Por otro lado, no es raro pensar que si se contrata algo de manera externa va a suponer un recorte de plantilla interna. Pero nada más lejos de la realidad; puede suponer una oportunidad para ayudar a su personal a convertirse en expertos de RRHH alejándose de las tareas más tediosas y liberando tiempo para centrarse en el aporte estratégico que realmente necesita la empresa.
Este tipo de miedos o incertidumbres son lógicas, pero también es necesario que las empresas se den cuenta que, gracias a las soluciones tecnológicas que existen en la actualidad, el hecho de ceder la gestión a una empresa externa puede aporta muchas ventajas y seguridad. Así, existe el temor de que se podría perder el control de información sensible si se decide externalizar, pero la realidad indica que existen soluciones que ofrecen un sistema aún más seguro para los datos que el actual, permitiendo que el control permanezca en manos del cliente.
Reducir costes internos
Existe otro aspecto que influye en esta toma de decisión; las presiones del mercado de trabajo actual pueden provocar que los beneficios a corto plazo de la externalización se conviertan en el único enfoque. La capacidad para reducir los costes internos a la vez que se contrata un recurso experto externo, es, por supuesto, una razón clave. Sin embargo, la estrategia de externalización debería ser planteada a largo plazo, ya que a medida que evoluciona la empresa, también lo hace su socio externo.
Las empresas deberían tener presente un aspecto más a la hora de externalizar: la estandarización de los indicadores de rendimiento clave (KPI) y datos fiables y coherentes para evaluar las operaciones. Según un estudio global que hicimos en ADP en 2014 sobre la Gestión del Capital Humano, el 37% de las empresas gestionan sus datos a través de Excel o bases de datos similares, y no conciben las ventajas de contar con todos los datos en un sólo sistema accesible, no sólo para RRHH, sino también para los directivos y los empleados. Este servicio puede ser contratado externamente, no sólo enfocándose en el precio con el objetivo de reducir costes, sino en los resultados y la rentabilidad, y así favorecer una relación a largo plazo entre la empresa y el proveedor.
Por último, en cualquier planificación empresarial todos los departamentos se encuentran bajo una presión constante para contribuir al ahorro general de la empresa y encontrar formas de reducir costes; y el de Recursos Humanos también juega un papel relevante en este sentido. La externalización puede parecer un medio eficaz y tentador para lograr dicho objetivo. Sin embargo, centrarse tan solo en el coste supone limitarse a ver únicamente una pequeña parte de la imagen global. Las organizaciones actuales buscan un enfoque estratégico para sus procesos de nómina, siendo sus principales razones para externalizar el aumentar la eficacia, reducir los gastos estructurales y fomentar la continuidad empresarial reduciendo el riesgo y la responsabilidad. Mientras que el ahorro de costes solía utilizarse como motivación principal para recurrir a la externalización, los compradores actuales están motivados por otros problemas también como la escalabilidad, la falta de experiencia interna, la necesidad de una mayor estandarización y la mejora de la integración de las prácticas de RRHH. Es importante recordar que aunque el coste sea un factor importante, nunca debería ser el único.
El tejido empresarial está cambiando y con él la gestión de los distintos departamentos. Es el momento de optimizar los activos y valorar la externalización de ciertas actividades para permitir que, en este caso, los responsables de Recursos Humanos puedan ofrecer un valor más estratégico y eliminar la carga administrativa. Nuestra estrategia en ADP es convertir a los empleados en un activo más humano y obtener el mejor rendimiento de cada uno de ellos en las actividades en las que puedan añadir más valor. Y con la externalización se puede conseguir dicho objetivo.
Juan Jesús Palacios, director de desarrollo de negocio de ADP Iberia