En la actual era de los datos, todos queremos disponer de información precisa, actualizada, organizada e inmediata. Para ello, hay que recopilar toda esta información y ponerla a disposición de los usuarios, teniendo en cuenta muchos factores que influyen en cómo se procesa, se gestiona y se visualiza a cada uno de ellos.
Aquí es donde entra en juego la calidad del dato, lo que representa un estándar de cómo se almacena la información y posteriormente se hace uso de ella. Es decir, tener unos criterios y procedimentados bien definidos por los cuales se hace uso de los datos que se obtienen tanto de fuentes internas como externas.
Todo esto persigue un objetivo: que la información sirva a las personas y no al revés. Un aspecto fundamental para cumplir este objetivo es que las aplicaciones usen y muestren los datos en función de los usuarios clave, no todos necesitamos lo mismo y en el mismo momento. En este sentido, es crucial para tomar decisiones informadas, aumentar la eficiencia operacional, cumplir con las normativas y mejorar la satisfacción del cliente. Los datos precisos y confiables reducen errores y costos, y permiten a las empresas entender mejor las necesidades de sus clientes.
Si nos ponemos en el lugar de una biblioteca, donde se pueden encontrar cientos de libros. Muchas veces nos encontraremos con que éstos se dividen por categorías, campos de aplicación, autores, editoriales, etc. Es decir, están categorizados. Esta categorización sirve para facilitar su gestión tanto por parte de los profesionales que trabajan con esos libros como por los usuarios que los usan. Pensemos en una biblioteca que tiene los libros de dibujos animados en la sección de terror. Nos encontraríamos con decenas de niños escandalizados y con pesadillas por las noches por no haber hecho un buen uso de la información y cómo la mostramos a sus usuarios.
A nivel empresarial, pueden existir una gran variedad de procesos como los que afectan a compras, inventarios, partes de trabajo, clientes, etc. Una buena calidad de los datos garantiza que estos procesos puedan trabajar sin inconvenientes, permitiendo integraciones entre todos los sistemas y trabajando con un dato único.
Para ello, toda la organización debe trabajar con estos estándares en mente y aquí entra la ISO 25012, que establece criterios para definir la calidad del dato. En esta ISO, básicamente se definen los estándares en calidad del dato, de los cuales aquellos que son inherentes del sistema, es decir, que no dependen del propio sistema que los gestiona y es necesario que se establezcan medidas de control son la Exactitud, Completitud, Credibilidad y Actualidad.
Estos estándares ayudan a establecer métricas de control en cuanto se puedan detectar errores, duplicidades, campos vacíos, que sean uniformes entre diferentes sistemas, que tengan sentido según la información que se desea transmitir o que estén actualizados.
En AIMPLAS, la calidad del dato es un pilar fundamental para toda organización, por ello, todas las personas, procesos o herramientas deben tener en cuenta estos principios. En este caso, se trabaja para fomentar una cultura de calidad del dato y para conseguirlo se hace principalmente en la calidad de datos inherente, ya que la dependiente del sistema viene dada por el mismo. Particularmente, en AIMPLAS, se trabaja desde un comité de calidad del dato que está formado por personas de todas las áreas, para tener un compromiso con los datos y vigilar el cumplimiento del procedimiento establecido para toda la organización. Dentro del comité se hace seguimiento periódico, revisando indicadores, proponiendo una mejora continua y ejecutando acciones de formación a los usuarios de aplicaciones clave de la organización.
Control de Calidad de Datos: Existen diversas herramientas en el mercado que ayudan a gestionar y mejorar la calidad del dato. En el caso de AIMPLAS, se trabaja con herramientas de transformación y visualización de datos que muestran indicadores ágiles sobre la calidad de la información sobre los datos relevantes para la organización.
Formación y Concienciación: Es vital que todos los empleados comprendan la importancia de la calidad del dato. La formación regular y las campañas de concienciación pueden ayudar a garantizar que todos los miembros de la organización sigan las mejores prácticas en la gestión de datos. Desde las nuevas incorporaciones, incluyendo contenido relacionado con la calidad del dato, hasta sesiones particulares y especializadas por departamento, para que cada uno tenga claro cómo debe manejar los datos más relevantes con los que trabaja en su día a día.
Monitorización y Mejora Continua: Todo esto influye en mantener una filosofía de interiorización que ayuda a toda la organización a cuidar los datos de una forma sistemática y arraigada en el know-how. La calidad del dato no es una tarea de una sola vez. Requiere una monitorización constante y una mejora continua. Establecer métricas de calidad y realizar auditorías regulares puede ayudar a identificar y corregir problemas a medida que surgen.
En AIMPLAS las ventajas de llevar este control se han notado de forma paulatina. En primer lugar, la mayor presión sobre las diferentes fuentes de datos originó reticencias, el habituarse a seguir procedimientos y libros de estilo en los datos que se introducen no estaban interiorizados, la típica frase de "esto siempre se ha hecho así".
No obstante, poco a poco, los datos de las diferentes plataformas con las que se trabaja y sus integraciones han ganado fluidez, reducido incidencias y agilizado los procesos que en otras ocasiones se paraban por una gran variedad de motivos, desde duplicados, datos inconsistentes o integraciones que no otorgaban solidez debido a la falta de "match" entre sistemas. Esto también es reflejo del éxito de AIMPLAS a nivel comercial, puesto que permite agilizar los procesos en toda la organización y especialmente en los departamentos de marketing y comercial, permitiendo segmentar mejor a sus clientes presentes y futuros y, por tanto, ofrecer más y mejores servicios tecnológicos adaptados a sus verdaderas necesidades.
La calidad del dato es un pilar fundamental para el éxito empresarial en el entorno competitivo y digital de hoy. Gestionar eficazmente la calidad del dato no solo mejora la toma de decisiones y la eficiencia operativa, sino que también asegura el cumplimiento normativo y la satisfacción del cliente. Como dice el dicho, "Garbage in, garbage out" (si entra basura, sale basura). Así que, ¡a cuidar esos datos como si fueran oro!