Desde la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, mucho hemos hablado sobre la nueva obligación establecida para los empresarios de implantar el registro diario de jornada.
Días previos a su entrada en vigor, la Ministra de Trabajo en funciones, Magdalena Valerio, declaró que la normativa para el registro de la jornada laboral iba a cumplirse "con seriedad", pero también "sin agobios", señalando que la Inspección de Trabajo actuaría "con mesura" y dando "un margen" a las empresas.
La realidad es que la Inspección de Trabajo ya ha comenzado a realizar inspecciones sobre el registro horario. A modo de ejemplo, recientemente en Madrid se realizaron actuaciones masivas en los bares del barrio de Malasaña. Las primeras diligencias sancionadoras en el sector de la hostelería ya están aquí.
Las sanciones previstas por el incumplimiento o la incorrecta implementación del registro van desde los 626 euros hasta 6.250 euros, pero el problema no acaba aquí, la visita de la Inspección puede dar lugar a actas por incumplimiento de los límites de jornada y por el afloramiento de horas extra no pagadas ni declaradas. Aquí, el importe de la sanción se dispara, la infracción se considera muy grave y puede llegar hasta los 187.515 euros. El impacto de las sanciones para las empresas y profesionales autónomos puede ser tremendo en función del tamaño y volumen de negocio.
Ante esta situación, los empresarios no sólo se preguntan cómo implantar el sistema de registro de jornada, también cómo deben actuar ante la visita de la Inspección de Trabajo. En nuestros artículos de 12 de junio y 15 de mayo -que les invitamos a leer- hablamos del sistema y sus requisitos, en este nuevo artículo queremos dar algunas pautas y recomendaciones para afrontar una más que previsible inspección sobre el registro horario.
Con carácter previo, debemos tener en cuenta que cualquier empresa o autónomo puede verse sometido a una inspección de trabajo. La visita puede estar provocada por una previa denuncia, pero no necesariamente, puesto que las inspecciones son rutinarias. En la situación actual, es de esperar que se llevará a cabo una actuación inspectora generalizada para verificar el cumplimiento del registro de jornada en todas las empresas y sectores.
¿Cómo debe afrontarse una inspección de trabajo relativa al registro horario?
La inspección relativa al registro horario es una inspección de trabajo más. No existen diferencias significativas en cuanto a sus derechos y obligaciones, pero sí habrá de tener en cuenta ciertos matices y recomendaciones para afrontarla con éxito y facilitar el correcto desarrollo de la labor inspectora.
- Recuerde que es obligación de los empresarios y trabajadores colaborar y facilitar la labor inspectora, debiendo permitir el acceso al centro de trabajo y facilitando toda aquella documentación que nos requiera. No obstante, si el centro sometido a inspección coincide con el domicilio de una persona física, la Inspección deberá obtener su expreso consentimiento o, en su defecto, la oportuna autorización judicial.
Tanto los empresarios como los trabajadores deben responder a las preguntas que se formule por el Inspector actuante y facilitarles aquella documentación a la que tengan acceso atendiendo a su puesto de trabajo. No obstante, ante cualquier duda, los trabajadores deberán ponerse en contacto con su responsable para informarle de la inspección y ser este último quien les dé indicaciones sobre cómo proceder al respecto. Es decir, los trabajadores deben colaborar con la Inspección, pero tienen que informar a su responsable si no está presente en ese momento para que les ayude a coordinar la actuación inspectora.
- El empresario deberá tener a disposición de la Inspección de trabajo la siguiente documentación sobre el registro de jornada:
o Acreditación de la elección del sistema de registro a través de la negociación colectiva, o en su defecto y ante falta de acuerdo, documentación que permita determinar que se ha adoptado por decisión empresarial previa consulta con los representantes de los trabajadores. En aquellas empresas en que no exista representación legal de los trabajadores, la medida podrá adoptarse directamente por decisión unilateral empresarial.
Es decir, se debe contar con las actas de las reuniones mantenidas con la representación legal de los trabajadores y los acuerdos adoptados en el seno de la negociación colectiva.
o En caso de negociación colectiva sobre la consideración como tiempo de trabajo efectivo o no de las interrupciones o pausas que puedan mediar entre el inicio y la finalización de la jornada (pausa del café, para fumar, etc.), documentación que acredite los extremos de la misma. De nuevo, las actas.
Esta cuestión no debe confundirse con la posibilidad de disponer de la normativa legal para considerar o no como tiempo de trabajo efectivo diversas situaciones que ya se encuentras reguladas en el Estatuto de los
Trabajadores o en los convenios colectivos (descansos diarios o semanales, jornadas máximas, etc.…).
o La más importante: Los registros de jornada de trabajo, en la modalidad que haya sido escogida (telemática, en papel, etc.), que deben encontrarse en el centro de trabajo y conservarse hasta transcurridos 4 años.
Si ha elegido un registro telemático, asegúrese de que contempla una herramienta que permita su impresión o visualización a la inspección de trabajo.
Si ha optado por tenerlo en formato en papel, le recomendamos que, además de conservar archivadas las hojas originales, realice copia digital mediante el escaneo de los documentos. Facilitará la labor inspectora. Tenga en cuenta que, si su registro se realiza mediante medios manuales como la firma del trabajador en soporte papel, la Inspección podrá recabar los documentos originales o solicitar copia de los mismos. Si en el centro de trabajo no se disponen de medios para su copia, el Inspector podrá tomar nota, o muestras mediante fotografías y, de considerarlo oportuno con base en las incongruencias observadas entre el registro de jornada y la jornada u horario declarado, podrá tomar el original del registro de jornada como medida cautelar.
Recuerde que, una vez finalizada la actuación inspectora en el centro de trabajo, puede realizarse un requerimiento a la empresa para que comparezca ante la Inspección de Trabajo y aporte cualquier otro tipo de documentación que el Inspector considere oportuna y que no se encuentre a su disposición en ese momento en el centro de trabajo.
Realizada la inspección y la entrega de documentos, el siguiente paso será la valoración de la situación por el inspector actuario y su posterior dictamen. Si del análisis de toda la documentación se evidencia una implantación efectiva y adecuada del registro de jornada no deberemos preocuparnos, por el contrario, si por parte del Inspector se detectan irregularidades en la llevanza del registro o una falta de implantación del mismo, probablemente el inspector levantará un acta de infracción que podrá ser objeto de alegaciones y posterior recurso.
Ahora bien,¿qué ocurre si no tengo implantado el registro diario de jornada?
Pues bien, el propio criterio técnico emitido por la Inspección contempla la posibilidad de que en caso de que no se lleve a cabo el registro de la jornada de trabajo, el Inspector puede sustituir el inicio del procedimiento sancionador por la formulación de un requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de garantizar el registro diario de la jornada de trabajo.
No obstante, para ello en necesario acreditar ante la Inspección que se cumple la normativa en materia de tiempo de trabajo o que no se realizan horas extraordinarias. El registro de la jornada es un medio más, si no lo llevamos podremos probar el cumplimiento por otros medios como, por ejemplo, partes u órdenes de trabajo, encargos profesionales, dispositivos de seguimiento GPS del vehículo o cualquier otra documentación, herramienta o dispositivo tecnológico que permita aseverar el cumplimiento de la normativa en materia de jornada.
Como adelantábamos al principio de nuestro artículo, el incumplimiento del deber de registrar la jornada, de los límites legales o pactados en materia de jornada, de horas extraordinarias, de descansos o vacaciones podría conllevar la comisión por parte de la empresa de una infracción grave en materia de relaciones laborales de conformidad a lo dispuesto en el artículo 7 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, de Infracciones y sanciones en el orden social, y la Inspección puede imponer sanciones económicas por importe de entre 626 euros hasta 6.250 euros, todo ello atendiendo al criterio de graduación que en su caso se aprecie.
Asimismo, si del análisis de los registros horarios existen discrepancias entre la jornada efectiva y la reflejada en los partes de registro o una actuación fraudulenta de la empresa a fin de enmascarar la realización de horas extraordinarias o su falta de abono o en conceptos inadecuados, la Inspección ya ha avisado que actuará con contundencia y se podría hablar incluso de infracciones muy graves que pueden llegar hasta los 187.515 euros, atendiendo igualmente a las circunstancias concurrentes en cada caso y a la gravedad de los incumplimientos.
Nuestra recomendación firme e insistente es que si no lo ha hecho ya, cumpla con la obligación e implante cuanto antes el registro de jornada diaria para evitar infracciones y las sanciones económicas que conllevan, pero también porque puede ser una interesante herramienta de gestión para su empresa que le dará información sobre el tiempo de trabajo y la productividad de su plantilla y, sin duda, para promover la necesaria estabilidad en el empleo y conciliación entre la actividad profesional y esfera personal de sus trabajadores.
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