"Estoy fuera de la oficina. Volveré?" ¿Ha oído alguna vez este mensaje al llamar a su abogado o a su agente de seguros habitual? Pues si lo ha hecho, estos profesionales habrán perdido, probablemente, una oportunidad de trabajo o de negocio por no estar localizables. La respuesta del contestador puede tener las mismas consecuencias que no coger el teléfono en horario habitual o que nuestra web no funcione cuando un cliente quiere comprar algo.
Estos pequeños detalles suponen barreras adicionales a la hora de cerrar una propuesta comercial y pueden afectar a la credibilidad de un negocio. Pero no tienen por qué suceder. Hoy en día, gracias a las nuevas tecnologías, a los diferentes dispositivos móviles y a la contabilidad en la nube (cloud computing), podemos estar totalmente operativos en todo momento y no perder ninguna oportunidad, aunque nos encontremos a cientos de kilómetros de la oficina, tomando el sol en una tumbona de la playa.
Autónomos siempre al tanto
Ahora que llega agosto, la pregunta cobra más sentido que nunca. ¿Cómo pueden los autónomos seguir vigilando su negocio cuando están de vacaciones?
Nieves Franco, directora comercial de Arsys, responde que muy fácilmente y de forma muy económica. "Gracias a la popularización de Internet, de los aparatos móviles con conexión y de tendencias como el cloud computing es muy sencillo para un autónomo estar siempre al frente del negocio con un coste muy reducido".
Así, el emprendedor puede aprovechar las oportunidades que se le presentan en cualquier momento y lugar, aunque le pillen fuera por un motivo u otro: vacaciones, conciliación de la vida familiar o, sencillamente, porque está visitando a un cliente o tiene un trabajo que implica movilidad. "Hoy la combinación de estas tecnologías nos permite estar en varios sitios a la vez, aunque sea virtualmente, y ser más productivos para no desaprovechar ninguna oportunidad de negocio".
Hay que tener en cuenta que ya habitualmente, según pone de manifiesto un estudio llevado a cabo por Trend Micro, sólo el 12% de las pequeñas empresas no está utilizando sus smartphones para un uso comercial, mientras que el 43% asegura que al menos uno de sus empleados utiliza el tablet para acceder a sus sistemas de TI.
Imaginemos que ya estamos en la playa. ¿Qué necesitamos para seguir dirigiendo nuestra oficina, que ha quedado a cientos de kilómetros, y atendiendo a nuestros clientes? En principio, cualquier dispositivo con conexión a Internet: ordenadores portátiles, netbooks, smartphones, tablets? Y, en cuanto a servicios, cada vez aumentará más la necesidad de la contabilidad en la nube, que permitirá contar con la tecnología necesaria cuando nos haga falta.
Pero, ¿en qué consiste este último sistema? La respuesta es sencilla. Antes no podíamos acceder a los datos corporativos o al correo electrónico porque estaban instalados en el ordenador de la oficina, y dependían del hardware o del software. Gracias a la nube, los datos y aplicaciones están en los centros de datos de proveedores, que garantizan su disponibilidad y seguridad siempre que el emprendedor los necesite. Así, éste puede acceder en cualquier momento a la información y a las aplicaciones (bases de datos, correo electrónico corporativo?), lo que le permitirá ser más productivo.
Malabares con los dispositivos
Según Carmen Pastor, directora de Canal y de Marketing de Trend Micro para España y Portugal, "la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas están haciendo auténticos malabares con varios dispositivos y no tienen siquiera un servidor con el que realizar copias de seguridad y proteger sus datos más sensibles". Esta firma ofrece una solución alternativa para proteger los archivos, tanto si están en la oficina como si se encuentran en casa o de viaje.
Hoy en día, casi toda la operativa diaria de cualquier profesional puede gestionarse desde la nube. Nieves Franco, de Arsys, explica que "en correo electrónico y organización, Exchange nos permite acceder al buzón de nuestro email del trabajo en cualquier momento y organizar nuestra agenda: visitas comerciales?". Para consultar los datos en todo momento, se dispone de "las aplicaciones de almacenamiento en la nube (cloud storage), como Disco Duro Online, que nos proporciona un lugar para guardar de forma segura los datos".
Estas serían opciones imprescindibles para los autónomos, pero pueden ir más allá y editar su web, con una aplicación como WebMaker, o lanzar una campaña de marketing, con Campañas Online.
Amplio abanico para empresas
Las opciones se amplían todavía más. Servicios que alojan en la nube los ordenadores corporativos, como CloudPC, permiten que cualquier empleado acceda a su equipo de empresa con todas las aplicaciones que tiene en la oficina desde la playa o desde donde quiera que esté; y con cualquier dispositivo que navegue por Internet. "Esto incrementa la productividad, y facilita el teletrabajo".
De cualquier manera, hoy en día, lo único imprescindible es un navegador y una conexión a Internet, desde el que se puede acceder a cualquier aplicación que se necesite, como el correo electrónico. Según Nieves Franco, "lo importante es tener la información y la tecnología que necesitamos cuando la necesitamos. Y eso, entre otras cosas, es el cloud computing".
Nubes que traen buen tiempo
El proveedor tecnológico Arsys ha lanzado su solución CloudPC para la gestión en Internet de los ordenadores de empresa. Además de unificar los dispositivos en uno solo en la nube, permite la gestión segura de los equipos, manteniéndolos al máximo rendimiento. Cada empleado accede, en cualquier momento y lugar, a lo que necesita.
Por su parte, Trend Micro Incorporated ha presentado SafeSync for Business, una solución para ayudar a las empresas más pequeñas a guardar, administrar y acceder con la máxima seguridad a sus archivos digitales, además de permitir el intercambio de archivos entre los compañeros de trabajo y los clientes.
En cuanto a SafeSync for Business, ha sido diseñado para permitir a los usuarios acceder y compartir fácilmente todos sus datos, garantizando además que éstos están protegidos, guardados y actualizados de forma rápida y segura.
¿Claves para 'desconectar' en vacaciones?