Un empresario llama a su consultor para aclarar una duda. Al otro lado del teléfono, un joven contesta: "Consultora Ecos, buenas tardes" y segundos después le pasa con la persona con la que deseaba hablar. En realidad, esa llamada no se ha contestado desde la sede de la consultora, sino desde una centralita desde la que rebotan las llamadas a quien corresponda.
De hecho, la consultora no tiene sede, pero esta oficina virtual le permite tener un domicilio fiscal, un lugar en el que recibir cartas y una dirección que le da status, al estar situada en una importante zona de negocios. Éste es uno de los modelos que han ido ganando terreno a los locales tradicionales, sobre todo gracias a la crisis.
La otra opción son los despachos listos para entrar a trabajar, que evitan los costes fijos que supone buscarse la oficina uno mismo y en los que se comparten zonas con otras empresas: salas de reuniones, sala de café y servicios.
Fórmulas más económicas
Según Juan Rivero, gerente de Unicentro, esta fórmula sale hasta un 40% más barata, porque la oficina ya está montada.
"Cuando alquilas una oficina lo normal es tener que acondicionarla. El cableado y la climatización es lo más caro, pero a ello hay que sumar la obra de albañilería y la compra de equipos: fotocopiadora, fax, teléfonos, ordenadores...". Y además los muebles, el alta del teléfono, la contratación de un recepcionista y lo que hay que pagar al mes en comunidad, el mantenimiento...
"Una oficina de 50 metros cuadrados sale por unos 30.000 euros, a los que hay que sumar los costes fijos mensuales", dice Rivero. A través de Unicentro, el alquiler del despacho incluye todos esos gastos. Una oficina para cuatro personas sale por 1.500 euros al mes, a los que habría que añadir todo lo que se paga aparte, como el consumo de teléfono, las impresiones o los trabajos extra de secretariado.
La otra ventaja que tiene este tipo de oficina: que si la ofrece una cadena internacional, permite tener sede en diferentes ciudades del mundo. Es el caso de Regus, una multinacional con una red de 1.000 oficinas en 75 países.
Según comenta Philippe Jiménez, responsable de la firma en España y Portugal: "Si un empresario quiere mantener una reunión en San Francisco, nosotros se la ofrecemos. Y sabe que va a ser un local exactamente igual al que conoce en Madrid". El precio de estas oficinas se sitúa entre los 450 y los 700 euros al mes por empleado.
A por nuevos mercados
Entre los clientes de Regus hay empresas que están tanteando su entrada en nuevos mercados. Este modelo les permite alquilar una oficina incluso por un solo día, de modo que una pyme puede instalarse durante un corto periodo en el extranjero para estudiar la posibilidad de instalarse definitivamente.
Sus oficinas están situadas en "lugares emblemáticos: los Campos Elíseos, la Quinta Avenida de Nueva York, el Paseo de la Castellana en Madrid, el barrio de Mayfair en Londres...", explica Jiménez.
Clément Gutierres de S-Connect, distribuidora de material informático, conoce las ventajas de las oficinas virtuales para entrar en nuevos mercados. Él eligió a Unicentro para probar suerte en España. "No sabíamos si nos iba a salir bien, así que escogimos la vía más barata. Una oficina virtual nos permitía tener un número y una dirección españoles, lo que facilitaba las relaciones con clientes y proveedores. Y era más económico que alquilar una oficina".
Reunión en el aeropuerto
Pero ¿por qué perder el tiempo reuniéndose con un socio en el centro de Londres, pudiendo celebrar el encuentro en el mismo aeropuerto y coger el vuelo de vuelta a las pocas horas?
Esta posibilidad ya es muy habitual en Estados Unidos, donde Regus cuenta con locales incluso en las propias terminales. En Europa disponen de salas acondicionadas en aeródromos como el Charles de Gaulle en Francia o Heahtrow en el Reino Unido, entre muchos otros. "El cliente cada vez lo pide más porque ahorra tiempo y dinero", aclara Jiménez.
Gemma Cernuda, fundadora de la agencia de comunicación Peix & Co, ha alquilado una pequeña oficina a Regus en el World Trade Center de Barcelona: "Cuando salgo, una persona en centralita contesta al teléfono como si fuese parte del equipo y, aunque me supone un gasto importante porque soy una pyme, creo que forma parte de la buena gestión de la empresa, puede hacer que las grandes te perciban como si jugases en su misma liga".
Por su parte, Elisa Peris, responsable del despacho profesional que lleva su nombre, explica que "no quería un local tradicional, sino un espacio diáfano con la tecnología necesaria y en una zona bonita. Además, queremos entrar en nuevos mercados y para ello esta red es muy útil".
