En la situación actual encontramos un bloqueo en los juzgados de tal magnitud que en muchos casos lleva a situaciones tan graves como la prescripción de los delitos. Ante ésta, el nuevo Ministro de Justicia declaraba hace unos días que para él la solución a medio y largo plazo no es la incorporación de más jueces, sino una mejor organización.
Pero, ¿es realmente cierto que introducir medidas de urgencia no sea efectivo? Desde luego ante la elevada congestión, se pueden incorporar más recursos como medida temporal y de contención, pero se trataría de un remedio a muy corto plazo, lejos de tratarse de una solución. Esta opción, además de ser poco productiva, no solventaría los problemas de raíz por lo que resulta imprescindible introducir medidas Kaizen dirigidas a mejorar la eficiencia de los procesos.
En Kaizen Institute, nuestra experiencia en casos similares en otros países nos dice que al analizar cómo funcionan los flujos de trabajo de nuestro sistema judicial, encontramos que los procesos se encuentran muy fragmentados, con muchas personas involucradas a veces para cuestiones menores. Esto implica que cada vez que se produce una transferencia de información, el procedimiento entra en una nueva cola de espera, sumándose hasta generar un gran cúmulo de tiempo. Además, esta fragmentación aumenta la probabilidad de errores que, en el caso de la Justicia, puede derivar en aumento de costas, prescripción de delitos y, lo más importante, una frustración por parte de los ciudadanos que se sienten desamparados por su propia Justicia.
Por tanto, un incremento de personal no sería una solución definitiva per se. Es preciso analizar cuáles son las opciones que hay para una mejor organización que permita sacar más volumen de trabajo con los mismos recursos, porque si bien es evidente que hay problemas organizativos estructurales, también lo es que hay muchas oportunidades de mejorarlos.
Para ello hay que localizar aquellas tareas que no aportan valor real como revisiones, registros o procesos muy manuales y poco optimizados. Simplemente a través de una integración de operaciones ahora deslavazadas y de unir partes del procedimiento que ahora se encuentran separadas bien en el tiempo, bien porque son llevadas a cabo por distintas personas, podemos reducir los plazos notablemente.
La digitalización constituye también una oportunidad para simplificar, acelerar o incluso eliminar tareas innecesarias, automatizando procesos. Sin ser un objetivo en sí misma, es un medio excelente para obtener resultados siempre que se midan los costes evitando que sean superiores al retorno que suponen.
Este enfoque no estaría completo si no se procura que la apuesta por la mejora continua sea mantenida en el tiempo. Ello pasa por aportar a los trabajadores una metodología de kaizen diario, facilitándoles indicadores para medir el desempeño de equipos, localizar el origen de los problemas y dándoles la capacidad de resolverlos de forma eficaz como parte de la actividad diaria.
En este caso estamos hablando del sistema judicial, pero esta solución es perfectamente válida para muchas empresas españolas que necesitan mejorar su competitividad y que han comprobado cómo estrategias basadas en precios, externalización, reducción de costes o estrategias de cualquier otra índole, no son siempre suficientes. Son aquellas compañías que se detienen a hacer una introspección, a analizar sus flujos de trabajo e identificar ineficiencias, las que hemos reconocido con los Premios Kaizen Institute el pasado 21 de noviembre por su apuesta por la mejora continua. En definitiva, al igual que si de una compañía se tratase, si se quiere resolver el bloqueo del sistema judicial, hay que introducir medidas organizativas, de gestión de flujos de trabajo y personal y de mejora continua. De lo contrario continuaremos en el mismo bucle de insoportables esperas.
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