La misma presión de costes que hay en toda una organización se aplica igualmente a la gestión interna de la PMO (Oficina de Proyectos). Ésta debe constar de una estructura mínima y muy optimizada. Esta reducción de la estructura se obtiene abandonando tareas prescindibles por la propia madurez de las organizaciones y centrándose en las actividades de mayor valor. No obstante, la PMO no puede ser un freno en los momentos que la organización necesita gestionar un número mayor de proyectos y esto supone una carga adicional para la PMO.
Para conseguir mayores ahorros, las organizaciones de TI necesitan transformar sus procesos y a ello podría contribuir extender los principios del cloud a otras dimensiones de TI. La PMO no puede ser ajena a esta realidad y, en esta línea, su principal objetivo debe ser en convertirse en un elemento variable y escalable en función de las necesidades, una estructura flexible y ligera, de rendimiento fácilmente medible, interiorizando los principios de los modelos cloud. La meta se encuentra en la externalización total de la PMO a través de soluciones globales de ?procesos + herramienta + servicio?, constituyendo servicios end-to-end.
Esta afirmación supone cambiar el modelo tradicional de PMO a medida para las organizaciones, por la PMO más estandarizada, que ahorra tiempos y costes de implementación y de operación.
La flexibilidad se consigue avanzando en la utilización de metodologías estándar de gestión de proyectos. La estandarización de la metodología de Proyectos es una realidad y existen organismos de certificación que garantizan que las personas certificadas conocen suficientemente las prácticas y su aplicación. La utilización de estos estándares permite que la PMO se dimensione con una estructura mínima pero pueda contratar personal externo para cubrir los picos de trabajo. Este personal conoce las prácticas, utiliza los mismos conceptos y está plenamente operativo desde el primer día.
Herramientas
Otro punto importante que debemos valorar son las herramientas. Una Gestión eficiente de Proyectos precisa de unas herramientas avanzadas y de la utilización de métricas lo suficientemente evolucionadas como para permitir conocer el estado de los Proyectos y controlar las posibles desviaciones o Riesgos de los mismos. La implantación de estas herramientas también suele ir acompasada a la implantación de prácticas y al grado de madurez de las organizaciones.
El éxito de un proyecto depende de la anticipación a los futuros problemas, y riesgos y la capacidad de tomar las decisiones correctas para lograr los objetivos de la empresa.
Las herramientas son una parte fundamental para las PMOs. Toda la captura de la información debe realizarse de forma automatizada y las herramientas deben estar totalmente acopladas a las prácticas de Gestión de Proyecto. Por fortuna, disponemos de herramientas de Gestión de Proyectos muy maduras y que se adaptan a las principales metodologías de forma nativa.
Las herramientas deben proporcionar la información de detalle que permita obtener la información de planificación y tiempos de los proyectos en curso para poder conocer cualquier desviación y poder tomar medias anticipadas. Debe disponer también de toda la información de costes que permita el seguimiento presupuestario y financiero de los proyectos. Hay que prestar también atención a la detección de Riesgos para anticipar medidas mitigadoras de los mismos y lo mismo que al seguimiento de incidencias. Igualmente es recomendable el disponer de espacios de colaboración que puedan ser compartidos entre los distintos participantes de los distintos proyectos o iniciativas.
De cara a la flexibilidad comentada, resulta interesante considerar la posibilidad de instalación en Cloud que ofrecen todas las herramientas de este tipo. La instalación en la nube permite que la adaptación a variaciones importantes en el número de proyectos se realice de forma rápida y sencilla, optimizando los costes a la realidad existente en cada momento.
Jose Carlos López López es director de Operaciones de imc Group
