IMC Solutions, empresa especializada en proveer servicios, soluciones y productos de tecnología y consultoría, señala que en los servicios de outtasking, al tratarse de tareas específicas, la pérdida de control es menor que cuando hablamos de externalizar una función completa y ha señalado una serie de pasos que deberían seguir las empresas para rentabilizar al máximo estos servicios.
1. Identificar los objetivos empresariales que queremos cubrir y ver cómo encajan dentro de la estrategia global de la empresa. La estrategia de la empresa debe alinear los objetivos con los recursos disponibles (personas, tecnología, procesos, etc.)
2. Identificar los procesos principales de la empresa. Estos procesos son los que permiten a la misma ser más competitiva en costes, lanzar productos de forma más rápida al mercado o ser más flexible. En estos procesos es dónde deben concentrarse los recursos internos y focalizarse en ellos.
3. Analizar el resto de los procesos que no forman parte del núcleo del negocio bajo la perspectiva del outtasking, analizando las ventajas que puede suponer externalizarlos (ahorros de costes, flexibilidad, acceso a tecnologías especializadas, etc.)
4. Para los servicios candidatos, estudiar quiénes son los proveedores principales que están dando esos servicios y las características de los mismos.
5. Compartir con los proveedores las intenciones que se tienen y aprovechar la experiencia del proveedor sobre la mejor forma de implementarlo basado en sus experiencias anteriores.
6. Definir su Plan para el Outtasking. El Plan debe incluir Procesos que se desean incluir, estrategia de proveedores (proveedor único o multiproveedor), posibles riesgos que hay que minimizar, periodo del servicio, etc.
7. Definir los acuerdos de nivel de servicio que debe cumplir el proveedor para cada uno de los servicios (Disponibilidad, tiempos de respuesta, capacidad de crecimiento, etc.)
8. Seleccionar los proveedores. La selección debe considerar los ahorros de costes esperados, la adecuación del proveedor al tipo de servicio, las experiencias previas, desde dónde dará el servicio el proveedor, etc.
9. Una vez puesto en marcha los servicios, revisar su cumplimiento de forma periódica con el proveedor.
10. Revisar periódicamente el cumplimiento de los objetivos estratégicos y la adaptación de los servicios de outtasking a la estrategia global.
Jose Carlos López López, Director de Operaciones de IMC Group