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Automatizar flujos de trabajo: la clave de la oficina del futuro

  • La impresión de documentos supone un coste de hasta el 3% de los ingresos
Imagen de Getty

La transformación digital representa una oportunidad enorme para las organizaciones de hoy en día. Significa mucho más que digitalizar papel, es una nueva forma de hacer negocios que tiene impacto en cada tarea, actividad y proceso, que se lleva a cabo dentro de una oficina. Más noticias en la revista gratuita elEconomista Gestión y Desarrollo Exterior

Puede asegurar que una empresa sea más competitiva y relevante en un mercado que cambia cada día, además de proporcionar una serie de beneficios, que van desde la mejora de la eficiencia y la productividad, a la reducción de costes.

La automatización se aplica a procesos administrativos y de gestión con tendencia hacia el rediseño de los procesos de trabajos y de la información para crear un entorno más digital. Grandes empresas y pymes han reducido el uso del papel y de documentos físicos para integrarse en un mundo cada vez más digital y móvil.

Enfoque digital

Por lo general, este enfoque digital se relaciona con una mejora de resultados. Las compañías buscan formas más eficaces de competir y, al mismo tiempo, cada vez están más claras las crecientes ventajas de la digitalización. Para estar preparados para enfrentarse a este cambiante panorama de las expectativas y competencia empresarial, las organizaciones necesitan solucionar estos desafíos con la mayor decisión posible. Por ello, la transformación digital es uno de los caminos que ofrece las mejores oportunidades.

No sólo se produce una mejora directa y tangible en el área concreta que se cambia, es decir, no sólo se reemplazan los documentos en papel por otros electrónicos, sino que se añade un valor notable. Los procesos empresariales se optimizan gracias a la captura inteligente de información, mejoran por la eliminación de pasos laboriosos o incluso dejan de utilizarse porque se han sustituido por una forma más simple y novedosa de actuar.

Como parte de la transformación digital, las organizaciones suelen estar interesadas en un enfoque que atienda a dos mejoras clave: por un lado, de la experiencia de cliente y por otra, de la excelencia operativa. En el primer caso, lo habitual es llevar a cabo una digitalización del contacto con el cliente, así como de productos y servicios antiguos, además de guiar la experiencia del cliente mediante el análisis predictivo. En cambio, para mejorar la excelencia operativa, ha de ampliarse el universo digital a proveedores, socios y empleados; se reducen costes en todas las áreas de operación; y se automatizan y aumentan la agilidad de los procesos.

Costes de impresión de documentos

Según datos de IDC, los costes relacionados con la impresión y gestión de documentos suponen entre el 1 y el 3% de los ingresos anuales de una compañía, lo que se considera un importante desembolso que debe reducirse. Además, según datos de Smither Pira de 2015, más de 50.000 millones de páginas se han impreso en todo el mundo y de estas, sólo un 2% es digital. Es aquí donde entran las tecnologías de automatización de flujos de trabajo, que ofrecen multitud de ventajas que van más allá del ahorro de costes: no retrasos, no pérdida de información y ficheros, se evita el derroche de papel, etc.

El término flujo de trabajo surgió en los años ochenta como respuesta a las empresas que necesitaban mover sus documentos dentro de las compañías. Entonces la gestión de documentos requería de un sistema de hardware complejo y de la intervención humana. Hoy contamos con sistemas de automatización de flujos de trabajo avanzados que se encargan de guiar y controlar de forma automática los principales componentes que forman parte de los procesos documentales.

Con la automatización se consigue simplificar las operaciones de las empresas, eliminando los retos que surgen con el uso de documentos físicos. Pero esto no quiere decir que se automaticen todas las tareas que lo componen; la gestión de las actividades quedan en manos de un ordenador, pero la ejecución es parte de la responsabilidad del personal. Esta revolución permite que las máquinas aprovechen el capital intelectual de sus trabajadores y que estos generen más conocimiento.

Para llevar a cabo una automatización de procesos de trabajo adecuada, que permita unificar el mundo digital con el papel impreso, es necesario asociarse con un proveedor que ofrezca servicios de automatización de flujos que ayuden a las empresas a controlar la información y a gestionar retos como productividad, movilidad, seguridad y sostenibilidad.

Estas soluciones incluyen servicios de impresión gestionados, que garantizan ahorros de hasta el 30% en los procesos documentales y de impresión de una empresa; servicios de gestión de contenidos y consultoría, que reducen el coste y el tiempo que se invierte en la gestión de documentos electrónicos y en papel, mediante la captura, almacenamiento y transformación de los mismos; servicios de análisis de procesos de trabajo para llevar a cabo los que resulten más eficientes, seguros y optimizados, desde el punto de vista de la complejidad, el coste y los riesgos; servicios de analítica documental para comprender dónde y de qué manera se utilizan dentro de la organización -de esta forma es posible descubrir formas de aumentar la productividad de la infraestructura documental, encontrar una alternativa a la recopilación manual de datos y reducir los gastos de almacenamiento de archivos y otros asociados-; y soluciones que ayudan a los usuarios a la transición al mundo digital e incrementa la productividad en entornos colaborativos, que ponen especial foco en el entorno de movilidad y que permiten hacer lo mismo que harías con un documento físico, pero de forma electrónica y desde una única aplicación.

En definitiva, nos estamos sumergiendo en una oficina del futuro donde los entornos de trabajo están cambiando a toda velocidad y donde cada vez se insiste más en lo que se ha bautizado como el apagón del papel. Y es que este fenómeno, junto con la automatización de flujos de trabajo, supone una oportunidad para reducir costes e incrementar la productividad que las empresas no deberían desperdiciar.

Pablo de Frutos, director de Desarrollo de Negocio de Xerox España

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