Revisar las facturas periódicamente debería convertirse en una rutina fundamental para todas aquellas compañías interesadas en ahorrar sin tener que prescindir de ninguno de los servicios contratados. Y, por muy bien que le vayan las cuentas anuales a una empresa, a nadie le amarga el dulce de embolsarse unos euros de más a cambio sólo de prestar un poco de atención a los recibos. Más noticias en el suplemento gratuito elEconomista Gestión Empresarial
En este sentido, es muy importante no descuidar el que ya se ha consolidado como una herramienta indispensable en todos los ámbitos, especialmente en el empresarial: las telecomunicaciones. Así, el escueto escaparate de teleoperadoras que imperaba durante las décadas pasadas, ha dado lugar a un sinfín de proveedores de servicios de voz y datos que multiplican sus ofertas para hacerse un hueco en el competitivo mercado actual.
Esto, si bien puede complicar el momento de contratar uno u otro servicio de telecomunicaciones, también permite ajustar el precio a las necesidades reales de cada compañía. En este sentido, un informe elaborado por Teamnet, empresa especializada en soluciones tecnológicas para la gestión del gasto empresarial, demuestra que las grandes corporaciones podrían ahorrar hasta un 30% en su factura de voz y datos, si tramitaran correctamente esta partida de gastos.
Así, esto afectaría, no sólo a las grandes, sino también a las pequeñas y medianas empresas, dependiendo de factores como el tamaño, la complejidad, o el grado de internacionalización de cada una. "Los errores en el proceso técnico de facturación telefónica son muy habituales en todas las compañías, pero son más notables cuanto mayor es el gasto en telecomunicaciones. En el caso de pymes que no tengan acuerdos especiales de precios, sus consumos son facturados con los sistemas estándar de las operadoras y, por ello, las probabilidades de error son menores", explica Javier Cid, consejero delegado de Teamnet.
Detectar errores
Concienciarse sobre la importancia de detectar errores de facturación y de identificar opciones de ahorro para gestionar mejor el gasto en telefonía, tiene hoy en día más valor que nunca, ya que este crece a un ritmo del 10 al 15% anual. Y esto no es culpa sólo del creciente uso de los servicios de voz y datos, sino también de otros que se han adaptado rápidamente al panorama empresarial. "El uso de las telecomunicaciones es ya un servicio estratégico al alcance de cualquier trabajador, por lo que es imprescindible controlar el uso que se hace de los recursos, al tiempo que se dispone de una gestión comercial y de incidencias muy ágil y se asegura el control de la calidad y los niveles de servicio", cuenta Cid. De este modo, las conferencias y las comunicaciones de vídeo, entre otros servicios de Internet, son ya parte del día a día en cualquier lugar de trabajo.
Tanto es así, que al otro lado del Atlántico se ha acuñado el término telecom expense management (TEM), para referirse a un nuevo tipo de soluciones que permite ahorrar a través de la optimización del gasto en la factura del teléfono . Así, y aunque este concepto no está todavía muy extendido en nuestro país, cada vez son más las compañías que se apuntan a contratar estos servicios.
¿Coincide con lo acordado?
El principio fundamental sobre el que se asientan estas nuevas herramientas es, básicamente, la falta de correspondencia entre las condiciones comerciales pactadas y la factura real. La dificultad que tienen las propias operadoras para medir el ingente consumo telefónico que hacen las empresas, sería, según Teamnet, el motivo por el cual las facturas no reflejan los precios y descuentos firmados en el contrato.
Por su parte, las empresas demandantes de estos servicios no contarían con las herramientas tecnológicas necesarias para reducir la brecha entre ambos parámetros. Asimismo, el desconocimiento y la falta de tiempo o recursos para hacer una revisión del consumo se perfilan también como causas que impiden detectar este importante sobrecoste. Para ello, confiar esta tarea a un socio especializado en control del gasto puede ser una buena opción. En este sentido, Teamnet ha recogido en su estudio siete puntos sobre los que sería importante trabajar para poder hacer más eficiente la gestión del gasto en telecomunicaciones y que se detallan a la derecha.
Sin embargo, no es necesario hacer un análisis tan detallado para comenzar a solventar pequeñas incongruencias entre lo que realmente se necesita, lo que se ha contratado y lo que se va a pagar. Una primera lectura nos dará seguramente pistas sobre los temas que podemos empezar a tratar con nuestra compañía, para que la factura refleje lo que la compañía precisa exactamente.
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