Para que la reserva de una plaza de habitación pueda hacerse valer, ésta tiene que estar confirmada, a cuyo efecto resultará conveniente la existencia de prueba escrita al respecto. El contrato de reserva de plaza de alojamiento puede hacerse bien en régimen de cupo o contingente, que es el efectuado por las agencias de viaje, o en régimen individual, que puede llevarse a cabo, con intervención de aquéllas o directamente por los particulares.
Mediante el primer contrato mencionado una empresa de viajes "bloquea" un número de plazas en una compañía hotelera durante un periodo de tiempo determinado al efecto de ser ocupadas por su clientela. Con este sistema una y otra parte obtienen beneficios, puesto que, por un lado, el hotel se asegura un determinado nivel de ocupación, al contar para la comercialización de sus habitaciones, no sólo con sus propios canales, sino también con los de la agencia. Y por otro lado, ésta tiene a su disposición para su clientela plazas de alojamiento en unas condiciones económicas que suelen resultar más beneficiosas.
Problemas con el contrato
Sin embargo, la práctica habitual en este tipo de contratos puede derivar en dos situaciones no deseadas: una es el llamado overbooking hotelero, es decir, una sobreocupación de la empresa de alojamiento, y la segunda es que la compañía de viajes reserve más habitaciones en el hotel de las que luego vende efectivamente.
Los efectos del contrato se producen cuando se manifiesta el consentimiento de los contratantes, y esto tiene lugar cuando la agencia envía al empresario del alojamiento la lista de habitaciones que va a ocupar, la denominada rooming list, y lo hace en el plazo estipulado para ello, plazo release.
Sin embargo, aunque lo más frecuente es la obligación de remitir la rooming list, la jurisprudencia del Tribunal Supremo entiende que si nada se pacta a este respecto en el contrato, dicho listado no será necesario para que se perfeccione el acuerdo y el hotel quedará obligado al cumplimiento de reserva de plazas sin haber sido receptor del mismo.
Tras efectuado este trámite, el hotelero debe cumplir con la entrega en forma y tiempo de todas las habitaciones solicitadas por la agencia. A estos efectos, es habitual en esta clase de contratos que exista una cláusula de garantía mediante la cual, aunque después del envío de la lista cause la baja de algunas plazas, la agencia se compromete a pagar todas las de la lista que remitió.
¿Qué sucede si una vez enviado el listado, la agencia anula alguna plaza y ésta no está garantizada? Existe en este caso un incumplimiento, sin embargo el derecho al resarcimiento por parte del hotel no está claro si se produce cuando existe un daño real, es decir, si su nivel de ocupación de ese momento es total o casi total, o si la indemnización surge con independencia de la existencia de dicha lesión efectiva. Nuestro Alto Tribunal en algunos de sus pronunciamientos se ha decantado por una tesis y, en otros, por la contraria.
Reservas individuales
Pero si usted es un cliente particular y quiere reservar una plaza de alojamiento, lo hará mediante el denominado contrato de reserva en régimen individual, que podrá efectuar directamente con la empresa hotelera o a través de una agencia de viajes.
En ambos casos, la iniciativa, a diferencia de la figura contractual anterior, parte de usted, el cliente, por lo que es interesante advertirle que si contrata por su cuenta es conveniente que confirme su reserva por escrito, ya sea por fax, por correo electrónico, etc., a efectos de tener un medio de prueba de la misma, ya que será desde ese momento desde el que quedará perfeccionado su contrato.
Mientras que si usted lo organiza a través de una agencia, ésta deberá hacerle entrega del llamado bono de agencia o voucher y de la factura que usted le ha pagado a ella, pues estos documentos serán la confirmación de la reserva que podrá hacer valer ante el dueño del alojamiento.