Hoy en día todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o sector, generan información o documentos que evidencian su actividad. Al mismo tiempo se les exige mayor transparencia en la toma de decisiones y en sus acciones.
Para mejorar la transparencia de las empresas, así como para optimizar su eficiencia, se han desarrollado dos nuevas normas de sistema de gestión de documentos (UNE-ISO 30330 y UNE-ISO 30331), una herramienta que ayudará a las organizaciones a controlar y gestionar los documentos que manejan de una forma sistemática. Así lo han expuesto el gerente de nuevas tecnologías en AENOR, José Ángel Valderrama, y la consultora independiente especializada en gestión de la información, Carlota Bustelo, en una jornada técnica convocada por el departamento de cultura de la Generalitat.
Esta nueva norma vigente en España desde hace seis meses integra la gestión de documentos a los procesos de trabajo y determina de forma sistemática los documentos que deben crearse y cuánto tiempo deben conservarse. Bustelo también ha querido remarcar que las tecnologías de la información son imprescindibles para la gestión de documentos y deben ser una inversión prioritaria de cualquier organización.
Mejorar los objetivos de las organizaciones
Las nuevas normas que pueden implantar totas las empresas que generen documentos complementa los sistemas de seguridad de la información y gestión de riesgos, elimina duplicicados y redundancias, racionaliza la información compartida y permite a las organizaciones tener una mejor disposición de la coumentación que genera su actividad.
Bustelo ha querido dejar claro que esta norma de sistema de gestión de documentos complementa a otras y se debe considerar como un medio para mejorar los objetivos de las organizaciones.
