Existen diversas modalidades de presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: envío telemático, presentación en soporte CD/DVD y presentación en papel. Sin embargo, según aclara en una reciente resolución la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN), "en ningún caso pueden presentarse simultáneamente las cuentas en diferentes soportes".
Así, a pesar de que la elección corresponde a las sociedades depositantes, existe la obligación de optar por una sola de las vías, aunque "sin perjuicio de que, calificadas con defecto, la forma de presentación inicial de unas cuentas pueda variar al presentar su subsanación". Así, cuentas presentadas en papel pueden subsanarse mediante envío telemático o viceversa.
Optando la sociedad por presentar las cuentas en formato CD, como ocurre en el caso que se resuelve en esta resolución, deben cumplimentarse los modelos normalizados legalmente aprobados, entre los que se encuentra el modelo de documento de información medioambiental cuya constancia constituye una obligación que afecta a todas las sociedades que presenten cuentas anuales individuales o consolidadas.
En este caso, se presentan ante el registrador las cuentas anuales de una sociedad para su depósito en el Registro Mercantil de Valencia en formato CD, conteniendo el modelo normalizado de documento abreviado de información medioambiental, en el que se manifiesta por parte del administrador único que sí existen partidas de naturaleza medioambiental y memoria en la que no consta incluida ninguna partida relativa a dicho extremo.
Se acompañó un escrito en soporte papel, que tampoco se identifica en el acta de la junta, en el que consta que no existen partidas de naturaleza medioambiental. Dicho escrito asegura que el administrador de la sociedad "manifiesta que en la contabilidad de la sociedad correspondiente a las cuentas anuales del ejercicio social cerrado el día 31 de diciembre de 2012, no existe ninguna partida que deba ser incluida en el documento aparte de información medioambiental".
Se debate, por tanto, si, presentados conjuntamente todos esos documentos, debe entender el registrador subsanado el error material que, según alega el recurrente, se cometió al elaborar la documentación relativa a las cuentas anuales, consistente en no marcar la opción correcta "no existe ninguna partida de naturaleza medioambiental que deba ser incluida» y que dio lugar a la nota de calificación antes transcrita".
La Dirección acaba concluyendo que "la presentación simultánea del escrito en soporte papel no puede admitirse como sustitutoria de uno de los documentos contenidos en el soporte magnético, opción escogida para la presentación de las cuentas y cuyo contenido debe prevalecer, y además, tampoco puede considerarse subsanatoria del error material que la sociedad recurrente admite haber cometido toda vez que, sin entrar en consideraciones sobre si reúne los requisitos formales necesarios, en ningún caso hace referencia a la equivocación que recoge el CD, sino que se limita a hacer una declaración contraria al contenido de éste, por lo que se produce una evidente contradicción cuya resolución no puede acometer el registrador ya que escapa a su competencia determinar qué dato es erróneo". (DGRN, 04-12-2013)
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