Definición de existencias
Son la mercancía producida o comprada por la empresa que aún no ha sido vendida.
Según el nivel del proceso productivo estas pueden ser:
- Productos terminados: su venta puede ser rápida e inmediata al mercado.
- Productos en curso: están en proceso de fabricación.
El producto en curso no es como el producto terminado, no tiene valor de realización, ¿quién compraría algo a medio terminar?
- Materias primas: son las materias que se usaran en el proceso productivo, es mercancía sin transformar.
Su volumen dependerá de la facilidad de abastecimiento, variaciones en el precio, obsolescencia etc.
Respecto a las existencias debemos de analizar:
- ¿Es lógico el nivel de existencias que registran? Especialmente las terminadas en relación con las ventas del ejercicio, no vaya a ser que se hayan parado las ventas y se estén acumulando Stocks, porque no olvidemos que una empresa fabrica mercancía para vender no para acumular Stock.
- ¿Hay mercancías obsoletas? Peligro, pueden ser pérdidas directas, ya que a lo mejor no se pueden vender y está esa parte del activo sobrevalorada, habría que incluir una provisión por depreciación.
- ¿Están correctamente valoradas?
En el momento de analizar las existencias lo más importante es comparar la razonabilidad de las mismas con las ventas de producto terminado.
Normalmente el plazo de almacenamiento de mercancías dependerá de los productos, pero está estimado que el plazo de un mes o dos meses es el razonable por sectores.
Si multiplicamos la cifra de existencias a final de ejercicio (o si queremos podemos calcular el saldo medio, tomando el saldo de inicio y final de ejercicio y lo dividimos entre dos, así obtendremos el saldo medio), y lo multiplicamos por el número de meses en los que la empresa comercializa en un año (12 meses), esa cifra debería ser similar a las ventas del ejercicio. Si esto no es así, y la cifra resultante de la multiplicación es mayor que la cifra de ventas, la empresa está acumulando existencias por alguna razón.
Las empresas fabrican o compran mercancías para venderlas a sus clientes, no para conservarlas en el almacén.
Esto acarrea gastos de almacenamiento (aún mayores si el almacén no es de su propiedad y debe alquilarlo).
Más aún, si el producto es obsoleto y se puede estropear por no poder venderlo a tiempo, por ejemplo: pan, fruta, etc.
Pero también puede ser una estrategia por conocimiento de que se espera una subida en el mercado del valor de las existencias, y se acumulan existencias a final de ejercicio, y cuando el precio ha subido, se venden.
De todas formas dejar que las existencias alcancen unos niveles muy altos puede provocar una excesiva inversión, una falta de liquidez si se pagan antes de que estas salgan de nuestro almacén con destino a nuestros clientes, y en caso de que no se vendan, un más que probable riesgo de obsolescencia.
El motivo más lógico de que algunas empresas dispongan de un elevado índice de existencias suele ser:
- Compra de productos en países lejanos, en este caso y ante la necesidad de rentabilizar la compra y de asegurarse un stock mínimo que asegure las próximas entregas a sus clientes, se adquieren grandes cantidades de producto para que sea rentable comprar desde tan lejos.
- Las oscilaciones en el precio de las materias primas se traduce en el acopio de existencias a fin de obtener un precio ventajoso, es decir un rappel por compra, si compro un determinado volumen me saldrá más barato.
Nuestro análisis ira encaminado al estudio de los siguientes indicadores:
- Ver porcentaje de existencias en el activo (en el cálculo de porcentajes), a fin de ver qué importancia tiene dentro del activo las existencias.
- (EXISTENCIAS / COMPRAS ) X 365 , este ratio nos indica el número de días de permanencia media de las existencias en nuestro almacén., por ejemplo: 20 días, 50 días etc., será interesante comparar estas cifras con las del sector, a fin de ver si se mantienen más de lo que es normal en ese sector o por el contrario permanecen menos tiempo, lo cual indicará un óptima rotación.
- COMPRAS / EXISTENCIAS nos indicara la rotación en el almacén de nuestras existencias, por ejemplo 4 veces, y sabremos que habrá rotación en el almacén cada 90 días, o por ejemplo 12 veces, y sabremos que existe rotación de stock cada 30 días.
Con la entrada del plan general contable de 2007, no está permitido como sistema de valoración de existencias el método LIFO (Ultima entrada primera salida, el stock se queda valorado según el valor de las primeras que entraron en su momento, ya que las que primero salen son las ultimas que entraron, reflejando un valor de Stock muy alejado al valor de mercado actual).
Queda reflejado de una manera más exacta el valor de mercado de las existencias por los métodos FIFO (primera entrada primera salida, salen del almacén las primeras que entraron, y permanecen las ultimas, las más actuales, las que mejor reflejaran el valor actual del mercado) y el método de Coste medio ponderado (media aritmética de número de unidades y valor de cada una de ellas).
Ejemplo. Cálculo del Periodo medio de Almacén de Existencias
Una sociedad refleja estos datos a final de año, y desea saber cual ha sido el periodo medio que las mercancías han estado almacenadas a lo largo del año.
