Cuando tenemos un negocio o una empresa, es muy probable que tengamos que celebrar reuniones, ya sea con los propios empleados, con socios, con inversores, con clientes o con proveedores. Sin embargo, las reuniones son elementos peligrosos, pues son el principal ladrón de tiempo en las oficinas, y en ocasiones hacen gastar horas sin resultado.
Un estudio de la agencia Robert Half International, recogido por El arte de la Comunicación, refleja que el 28% de las reuniones son innecesarias e improductivas, además de no estar suficientemente preparadas. En definitiva, una pérdida de tiempo.
Pero las reuniones en muchos casos son imprescindibles, y necesarias para aclarar objetivos y proyectos, o para agilizar el tiempo. Para que los encuentros sean de este tipo y que no se conviertan en un problema, hay que tener en cuenta una serie de factores para que en las reuniones se pierda el menor tiempo posible. Hay que tener en cuenta cinco factores:
1. Aprender a decir 'no'.
Como señalan todos los grandes emprendedores, saber comunicar es imprescindible para tener éxito. Y dentro de la comunicación es básico saber decir NO, especialmente con el tiempo que hay para hacer todas las cosas que hay que hacer en un negocio. Eso tiene una consecuencia directa, y es que nos evita decir que sí a todas las reuniones.
2. Evitar reuniones sin contenido claro
Las reuniones solo deben convocarse cuando haya una razón que lo justifique. Las reuniones sin objetivos, que se convocan por costumbre, o porque toca, suelen ser una pérdida de tiempo que se debe evitar.
En el mismo sentido, hay que convocar únicamente a las personas que realmente es necesario que acudan a la reunión, para no hacerles perder el tiempo si no son necesarias.
3. Cumplir el horario de inicio y de fin.
En las reuniones se debe fijar un tiempo estimado, que hay que tratar de respetar. De lo contrario se acaban eternizando, y tratando temas de escasa trascendencia. Para ello, es importante evitar horarios incómodos, como pueden ser los lunes a primera hora, los viernes por la tarde, o en general cualquier día demasiado tarde.
Si las reuniones se alargan en exceso, el jefe debe fijar descansos regulares para que los participantes puedan despejarse.
4. Respetar el objetivo original
Hay que preparar las reuniones con seriedad, y el jefe debe encargarse de que se respeten los temas a tratar, siendo muy exigente con todo el mundo. Para ello es importante planificar correctamente los encuentros, enviar el orden del día a los asistentes (para que se puedan preparar correctamente), y avisar con tiempo a las personas que tengan que exponer algo para que se preparen. Sin embargo, hay que tener cierta flexibilidad para poder tratar algún asunto que surja sobre la marcha.
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