Cuando las oficinas se globalizan, son más innovadoras

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Sabemos que las oficinas son cada día más móviles, tomando forma virtual en el hogar, en cafeterías y en áreas de trabajo compartido. Según un estudio de IDC, el número de trabajadores móviles en el mundo supera ya los 1.000 millones.

Pero, ¿qué ocurre cuando los teletrabajadores necesitan colaborar, ser creativos y conseguir resultados, aun viviendo y trabajando en diferentes países? Vemos que la oficina no sólo se ha convertido en algo móvil, sino también en algo global.

Debido a la interconexión de la información, los mercados y la producción económica en la era de la información global, los trabajadores remotos, distribuidos por todo el mundo, suponen una ventaja y, en algunos, incluso, son necesarios. Cada vez más, las empresas deben ser capaces de operar en múltiples idiomas, con redes y asociaciones que se encuentran en ciudades de todo el mundo.

Empleado local

Un empleado local, que interactúa en tiempo real con la vida económica y social de la región, adquiere un conocimiento mucho más sólido y una confianza mucho mayor sobre su entorno que lo que al alcanzará nunca en viajes de negocios tradicionales. Además, según una reciente encuesta sobre trabajadores móviles realizada por la consultora iPass, los empleados móviles trabajan más horas y se sienten más satisfechos con el trabajo que realizan.

Las organizaciones más innovadoras están ampliando su concepto de "oficina central" incluyendo a empleados a tiempo parcial y a tiempo completo que trabajan en diferentes países "sobre el terreno", y colaboran con ellos a tiempo real a través de las tecnologías online. Por ejemplo, en Alfresco, el 80 por ciento de nuestros empleados no trabajan desde en oficinas tradicionales, somos teletrabajadores. En otras compañías más tradicionales cómo IBM, este porcentaje llega al 40 por ciento según datos de la propia compañía.

Un día normal en la vida de un teletrabajador podría comenzar así: leer el periódico en una tableta con una taza de café; comprobar de manera online los temas y acciones del día, y luego trabajar desde su casa o desde una cafetería con wifi durante varias horas, creando contenidos y revisándolos con otros teletrabajadores. Además, a lo largo de la mañana estaría disponible para una conference call para resolver algún problema y después salir a comer con sus compañeros -donde la conversación bien podría versar sobre este nuevo método de trabajo-. Después, volverá al ordenador o a sus dispositivos móviles para traducir el material que ha sido generado por un compañero en otra parte del mundo y enviarlo de vuelta para que sea publicado en diferentes idiomas ese mismo día.

Menos barreras

Es de destacar la falta de barreras culturales o lingüísticas que tienen hoy en día las estructuras de las organizaciones. Los múltiples niveles de alimentación para el trabajador desde la conversación de la comida hasta la conversación online, todo en un solo día- ofrece a corto y largo plazo beneficios a cualquier empresa que necesite satisfacer la demanda de nuestra economía interconectada global.

Las experiencias sociales y la colaboración están eliminando la necesidad de adoptar rígidas infraestructuras conectar a trabajadores independientes. La nube ha convertido estas infraestructuras en innecesarias.

Pero para alcanzar una eficaz interacción a través de las fronteras, los equipos locales necesitan usar tecnologías de colaboración diseñadas específicamente para ampliar los límites de la oficina a todo el mundo.

Las tecnologías cloud, permiten, de manera integrada con las tecnologías tradicionales instaladas en las organizaciones, extender las capacidades de colaboración de manera segura, y crear nuevos procesos de negocio críticos que trascienden las fronteras delimitadas tradicionalmente por el firewall en las compañías, que separaba el mundo externo, social, colaborativo, del mundo interno estructurado por los departamentos de IT, es nuestra visión de la gestión de los contenidos empresariales en un entorno de cloud híbrido.

Compartir documentos, calendarios, agendas y gestionar procesos, con otros colegas o colaboradores de terceras empresas, también ayuda a los equipos globales a organizar sus encuentros virtuales, sus tareas y su agenda. En definitiva, estas soluciones permiten a los equipos crear, examinar y revisar contenido en tiempo real desde sus diferentes localizaciones y llevar el concepto de la oficina global a un nuevo nivel, dejando a un lado el modelo de oficina individual persona-mesa, los trabajadores trabajan desde un espacio virtual de creatividad simultanea compartida.

Dificultades superadas

Cuando las diferencias culturales, lingüísticas y las zonas horarias son superadas con el uso de las tecnologías de colaboración, la oficina global se convierte en una parte eficiente y productiva de la estrategia de una organización. Pero la clave de la ecuación es asegurarse que estos sistemas y plataformas colaboren, de manera que se encuentren las necesidades de las personas que no solo trabajan en diferentes localidades, si no en diferentes lenguas y con diferentes culturas.

Las normas abiertas y los sistemas flexibles son el primer paso para ir en esta dirección, pero también se necesita un departamento TI líder e inteligente para enriquecer a los empleados de todo el mundo para que puedan trabajar juntos.

Dicho de una forma más simple: la parte humana es tan importante en la ecuación como la tecnología, así que las empresas que quieran aprovechar al máximo una fuerza de trabajo geográfica y culturalmente diversa, necesitarán entender ambas partes de la ecuación.

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