¿Qué información deben de proporcionar trimestralmente la empresa de outsourcing y quien contrate sus servicios?

No entiendo bien la cuestión. No sé si te refieres a la información que como empresa de outsourcing hay que proporcionar al cliente o a Hacienda.

Si te refieres al cliente, pues lo que hayas pactado con él. Quiero decir que no hay (o yo no conozco) una norma que indique la información que hay que proporcionar al cliente, ni que esta haya que dársela trimestralmente.

Eso sí, creo que es muy interesante dejar muy clara cuál es esa información que vas a proporcionar. Mi consejo es que si eres una empresa que da servicios de outsourcing, dejes por escrito ante el cliente los “informes” que le vayas a proporcionar y la temporalidad de los mismos. Por ejemplo, si gestionas sus redes sociales, acuerda los informes que le entregas cada mes y ¡¡hazlo!! Se da mucha sensación de profesionalidad cuando eres tú el que propones al cliente métodos de control de tu trabajo.

Si eres la empresa que contrata, yo suelo solicitarle a él que me proponga los informes que me va a entregar. Por ejemplo, que la empresa de limpieza te proporcione, sin tener que pedírselo, las horas que ha estado en la oficina y el material que ha consumido.

Si te refieres a Hacienda, hasta donde yo sé la documentación trimestral es la misma que cualquier otra empresa de servicios.

Eso sí, tenemos en España la costumbre de hacer responsable a la empresa de todo (aunque nos carguemos su productividad). Como ejemplo, sí has de tener cuidado con la posibilidad de que te hagan responsable a ti como cliente de las deudas de la Seguridad Social que tenga la empresa a la que subcontratas. Yo tengo un cliente al que le entrego un certificado de estar al corriente con la Seguridad Social adjunto a cada factura.

(También te puedes encontrar con que cuando cambies de empresa de alguna actividad, como la limpieza, siga acudiendo el mismo limpiador con un uniforme distinto…).

En una PYME merece la pena externalizar áreas de la empresa?

Sin duda. De hecho, siendo una PYME tenemos casi la necesidad de hacerlo. No podemos permitirnos disponer de personas especializadas en cada campo, por lo que tendremos que buscar esa especialización fuera.

Seguro que lo estás haciendo, de hecho. Aunque tengas un departamento financiero, tendrás algún tipo de asesoramiento fiscal externo. Aunque tengas alguien en comunicación/publicidad, será imposible que sea experto en diseño y en redes sociales y en comunicación.

Ahora mismo, en la que la crisis ha provocado que las empresas hagamos ajustes de plantilla, la externalización te permite reducir costes (por ejemplo, contratando menos), sin necesidad de llevar a cabo despidos, indemnizaciones y posibles juicios laborales. Conozco pequeñas empresas que han sobrevivido por tener una plantilla interna muy ajustada y gran parte de los gastos en empresas externas. Por desgracia, también conozco algunos casos de lo contrario.

Dicho esto, lo difícil es combinar que lo más valioso que tenemos en una empresa de servicios es el talento de nuestros empleados con el hecho de que todo se subcontrate (lo que supone que el talento no está en tu empresa). Lograr un equilibrio aquí es la clave para el éxito.

Estimado Julián. Llevo tiempo pensando en externalizar algún área de mi empresa como la atención telefónica pero me da miedo que el servicio sea muy inferior. ¿Cómo lo ves? Gracias

Pues que has dado en la clave del "gran miedo de la externacionalización": si lo hago con personal propio, tengo más control sobre el servicio conseguido y va a ser de mayor calidad que si lo externalizo.

De hecho, es la "excusa" que nos ponemos casi todos para no cambiar. Como más o menos la cosa funciona, pues la dejo como está. Lo que me parece claro es que si te lo estás cuestionando es porque hay algo que se puede mejorar (o en lo que puedes ahorrar).

Por tanto, yo no me plantearía si hacerlo o no, sino cómo hacerlo. ¿Cómo lograr externalizar el servicio telefónico y que no haya un deterioro de cara al cliente? Pues ahí entra la búsqueda del proveedor idóneo y el trabajo previo para que la negociación con el mismo esté bien realizada. ¿Cuáles son los puntos clave del servicio telefónico? Tú lo sabes porque lo estás haciendo ahora y lo tienes internamente.

¿Te has planteado quedarte con el director del servicio telefónico para que realice los controles a la empresa externa y así asegurarte la calidad que previamente has dejado firmada por contrato?

En mi "pueblo" han privatizado la limpieza hace no mucho tiempo. Te aseguro que ahora mismo está limpio y, antes, con personal propio, el Ayuntamiento no era capaz de lograrlo.

Llevo meses pensando en el outsourcing dentro de mi empresa pero tengo miedo que esta externalización pueda generar conflictos internos que al final repercutan en mi producto. Esto es común?

Cualquier cambio en la empresa supone algún conflicto. Es triste, pero es así.

Lo que tienes que pensar es qué es lo mejor para la empresa. La experiencia indica que no mejorar los procedimientos por “evitar” los conflictos siempre termina de la misma manera: al final, tendrás que realizar los cambios sin planificación y los conflictos serán mayores.

Sin más información, no puedo adivinar qué tipo de conflictos se pueden dar, pero el más habitual es que el trabajo que se externaliza ahora mismo lo hace alguien en el interior de la empresa. Esto significa que esa persona puede sentir:

- Que pierde "poder" en la empresa. Para las personas inseguras (y los trepas) esto es terrible.

- Que puede perder su puesto de trabajo, si esa actividad era lo que le daba sentido a su trabajo interno en la empresa.

- Que se ha "quitado un marrón" de en medio si se veía forzado a hacer esa actividad pero en realidad no era lo que daba sentido a su trabajo y le molestaba más que le aportaba.

Lo que, en mi opinión, debemos conseguir como líderes del negocio es que quien hace ese trabajo vea la externalización como una buena solución y como una mejora. Obviamente si vas a prescindir de ellos, esto no lo veo muy realista, pero sí debes trabajar con los que se quedan.

Pero como idea principal: si crees que la externalización es buena para tu negocio (bien porque ganas en calidad, bien porque reduces costes o bien por reducir gastos fijos internos de la empresa), ponte a trabajar en el plan para minimizar esos conflictos, pero no dejes de hacerlo por pereza al conflicto…

¿Qué costes indirectos podría reducir mediante el outsourcing?

Como siempre, depende del servicio que vayas a externalizar. En general, te recomiendo, si no lo habéis hecho (y la inmensa mayoría de las pymes, sobre todo de las microempresas, no lo hacen) que realices un estudio del "coste del puesto de trabajo".

Quiero decir, que un empleado cuesta su sueldo, su seguridad social y puede tener asignados ciertos gastos que claramente son suyos (dietas, kilometrajes, etcétera). Pero hay muchos gastos generales de la empresa que hay que imputar al número de empleados que tenemos.

Por ejemplo, y sin entrar en grandes profundidades, en una oficina (en una fábrica es distinto) la luz se puede dividir entre el número de empleados. Si no tuvieras un empleado, no se encendería ese ordenador. Lo mismo ocurre con el teléfono, con el agua, con el café (si lo pagas tú), con el seguro de responsabilidad civil (si lo tienes), con los riesgos laborales, la cuota de la asesoría laboral…

Sumar todos esos costes y dividirlos entre el número de empleados, te dará una cifra bastante interesante. (Además te servirá a la hora de hacer presupuestos para no "engañarte" a ti mismo y dejar de cobrar gastos que tienes realmente adicionales al sueldo y seguridad social de tus empleados). Esa cifra la ahorras con un outsourcing.

Pero doy un paso más allá. Piensa que del sueldo y la seguridad social, has de tener en cuenta que el mes de vacaciones has de "pagarlo" también. Y, si me apuras, deberías hacer una "hucha" para la indemnización en el momento del despido. Siguiendo el principio de prudencia (de siempre tener en cuenta el máximo gasto y el mínimo ingreso), para que un empleado te trabaje 11 meses, tendrás que pagar 13,5 (1 mes de vacaciones y 1,5 meses de posible indemnización).

Como estoy un poco obsesionado con este tema ahora mismo, quizá me haya desviado de tu pregunta. Lo siento si ha sido así :).

¿Si contrato los servicios de una empresa de outsourcing, cómo puedo protegerme de una eventual responsabilidad solidaria ante el IMSS, si dicha empresa se abstiene de inscribir a sus trabajadores o de pagar las cuotas respectivas?

Vamos a ver. En principio, solo deberían poder hacerte responsable de la subcontratación cuando se refiere a la misma actividad que tú realizas. Quiero decir, que si te dedicas a la comunicación y contratas una empresa de limpieza, ahí no deberían poder hacerte responsable. (Siempre hablo en condicional porque yo ya no me fio de casi nada).

En el caso de que la empresa que subcontratas tenga relación con tu actividad, la única forma efectiva que yo conozco (o, al menos, que nosotros usamos) es exigir que cada vez que te vaya a emitir una factura te adjunte el certificado de estar al día con la Seguridad Social. Nosotros tenemos un cliente que nos lo exige todos los meses y se lo proporcionamos sin ningún problema (sobre todo ahora que se puede lograr de forma muy automática).

Por tanto, si lo incluyes en tus procedimientos y lo haces siempre y desde el principio, ningún proveedor te debe de poner pegas. Y si te las pone… desconfía.

Si te ves que es forzado o que es un poco agresivo con empresas con las que lleves trabajando un tiempo, puedes usar la excusa de tu sistema de calidad para solicitarlo: "tenemos en el procedimiento homologado con el ISO 9001 la solicitud mensual o cuando se emite una factura de estar al corriente de la Seguridad Social…" y así le echas la "culpa" a tu procedimiento de calidad. Y si no tienes homologación, no pasa nada, puedes tener tu sistema de calidad sin más (además, te recomiendo que escribas procedimientos, es una sana costumbre).

Buenas tardes, siempre he pensado que el outsourcing no era para nosotros los autónomos sin para empresas de un volumen medio, ¿cuáles son las aplicaciones más comunes para este público? Dirijo una pequeña inmobiliaria y me gustaría conocer cómo podría ayudar a mi negocio. Muchas gracias por anticipado

Siendo sincero y claro, mi experiencia es que hay tres grandes motivos por los que se recurre al outsourcing:

- Miedo a una gran cantidad de personal interno, que implica gastos fijos mensuales y futuras indemnizaciones laborales. Con el outsourcing evito esto.

- Búsqueda de especialización en un campo que no controlamos. El más típico es el ejemplo del marketing o la comunicación. No tengo un periodista en mi plantilla y busco alguien que me dé el servicio de notas de prensa, redes sociales…

- Facilitar los cambios en algún área de la empresa. Si tengo personal interno es más complicado realizar un cambio de rumbo en la forma de hacer una actividad que si lo tengo subcontratado. Por ejemplo, si tengo un diseñador, éste suele tener su estilo, que no vas a cambiar de un trabajo a otro de forma sencilla. Si tengo outsourcing, puedo solicitar otro diseñador o cambiar de empresa.

Por tanto, puedes ver si alguno de estos motivos puede servir en tu negocio. Me atrevo a "adivinar" de hecho, que estás usando outsourcing a lo mejor sin darte cuenta. Algunos ejemplos muy extendidos:

- La limpieza. ¿Vas a contratar una persona que pagas por horas y das de alta en la seguridad social o vas a contratar el servicio integral de limpieza a una empresa externa? En el primer caso, ¿ella se encarga de comprar los productos?, ¿limpia los cristales o eso lo hace otra persona? Cuando se pone enferma, ¿no se limpia?... ¿se va de vacaciones?, ¿dispone de una pulidora para el suelo o no se pule nunca?...

- Asesoría/gestoría laboral. ¿Emites tú las nóminas?, ¿lees los boletines oficiales para ver los últimos cambios?, ¿calculas tú en caso de baja los días que has de pagar, el porcentaje de descuento?... O lo dejas en manos de una empresa externa que además presenta el modelo trimestral y prepara los certificados anuales y (si funciona, que no son muchas) te avisa de cambios en tu convenio, de novedades en las retenciones, etcétera.

Lo que te invito es que pienses aquellos servicios que realizas con personal interno (incluso contigo mismo) y que los hace dicha persona porque "alguien tiene que hacerlo", pero que ni le motiva, ni está preparado… ahí tienes otra línea en la que realizar outsourcing.

Entiendo que externalizar es una buena forma de quitarse gastos fijos y barreras de salida y en la Escuela de Negocios donde estudié me recomendaban hacerlo excepto en lo que sería el core del negocio. ¿Cómo ve usted esto?

Pues me parece que eso de que "hay que externalizar todo menos el core (núcleo) del negocio" es una de esas verdades de las Escuelas de Negocio y de la teoría de empresa que hay que cuestionar.

En el año 2012, casi en el 2013, la mayoría de las verdades absolutas han sido "borradas" por la crisis. Y esta puede ser otra.

Dicho esto. Aunque me lo cuestiono, como todo, en general estoy de acuerdo. Todo aquello que no aporta valor real a tu producto o servicio, sácalo fuera. Podrás aprovechar las grandes ventajas del outsourcing y descargarás la empresa de gastos fijos.

Pero, es que la situación ha llegado a un extremo en que hay que externalizar incluso partes esenciales del negocio para evitar tener que cerrar. Y el que no lo vea, cerrará y después defenderá en los bares (o en las escuelas de negocio) que tenía razón.

Te pongo un ejemplo. Conozco una pequeña consultora (eran 12 personas) que hace un año y medio decidió llegar a un acuerdo con sus empleados y se quedaron reducidos a 3. Si a una consultora le quitas el talento interno, ¿qué vale?, ¿quién va a hacer la consultoría?... suena a locos.

Sin embargo, un año después, no solo sigue abierta sino que están funcionando como un tiro. No han perdido talento, porque los consultores están “disponibles” (no han encontrado trabajo en otras empresas y se han transformado en autónomos o se les contrata por días o meses) y se han quitado gastos fijos en los momentos de menos trabajo.

La empresa está abierta, no tiene deudas bancarias y va a sobrevivir al año 2012 y al año 2013 (según me dice el propietario-consultor) mientras que su competencia está cerrando por no poder mantener plantilla y, además, está quedando fatal con sus empleados (lo cual sí les supone perder talento).

Soy un empresario de una pyme con unos 40 trabajadores. ¿Cómo puedo saber cuando ha llegado el momento de externalizar alguno de mis servicios?

Quizá no sea tanto un tema de tamaño como de actitud hacia la externalización. Yo me plantearía qué actividades realmente aportan valor a tu empresa y cuáles las haces con personal interno porque has ido creciendo poco a poco y "siempre se ha hecho así".

Esto no quiere decir que tengas que externalizar sí o sí. Simplemente mi consejo es que no esperes a tener una situación complicada que te obligue a reducir personal para pensar en la externalización.

Todo lo que tengas contratado fuera de la empresa saldrá (inicialmente) más caro. Bueno, parece que sale más caro. En otra respuesta indico que una persona en la empresa trabaja 11 meses y "cuesta" 13,5 (1 mes de vacaciones y 1,5 de indemnización). Pero es que, además, la empresa externa suele proporcionar algunos valores que tu personal es raro que haga:

- Iniciativa. Normalmente, si a quien contratas es bueno, estará proponiéndote ideas nuevas al menos una vez al año para que renueves con ellos.

- Especialización. Como hace ese mismo servicio con muchos clientes, puede aplicarte a ti mejoras que va descubriendo o protegerte de problemas que se va encontrando.

- Facilidad al cambio. Si quieres cambiar, puedes "exigírselo" a la empresa que has contratado o cambiarla directamente por otra que veas que evoluciona más en la línea de tu negocio.

En definitiva, creo que mañana es un buen día para empezar a analizar qué servicios puedes externalizar. Habla con amigos empresarios (aunque no sean de tu sector). Como detalle, el otro día le ahorré a un amigo un dinero en agua indicándole que hemos cambiado las bombonas de agua mineral por una fuente enfriadora/filtradora que se conecta al sistema. La gente está deseando dar ideas y, normalmente, no le importa compartir lo que le ha funcionado (lo cual también te puede ayudar a detectar empresas que funcionan bien… y las que no tanto).

En mi corta experiencia como empleado por cuenta ajena, he estado en una empresa que subcontrataba casi todo y en otra que todo lo hacía dentro ¿Por qué crees que unas empresas subcontratan tanto y otras tan poco?

Mi experiencia es que esto del outsourcing tiene un alto componente cíclico. Me explico. La empresa por algún motivo decide contratar externamente un servicio. Como funciona, va subcontratando cada vez más (aprovechando las ventajas de esta modalidad). Sin embargo, de repente se produce un error y se piensa que si dicha actividad se hubiera realizado internamente, ese error no se habría producido y se vuelve a la contratación interna.

Conforme pasa el tiempo, se vuelven a ver las ventajas del outsourcing, y se empieza de nuevo…

Esto es en empresas que van evolucionando. Cada empresario tiene su propia experiencia y es posible que te encuentres con algún caso en el que una mala experiencia pasada haga que una empresa no use nunca el outsourcing… Aunque en esos casos, me atrevo a aventurar que el empresario realmente no quiere hacerlo y busca cualquier excusa para seguir trabajando "como siempre" o "como lo hacía mi abuelo".