Las oficinas se ponen en movimiento: ¿por qué los espacios de trabajo flexibles favorecen la colaboración?

A finales de los años 70 un investigador del FBI puso en marcha un proyecto que acabaría convirtiéndose en el germen de la investigación criminal moderna. En su empeño por crear un patrón científico de comportamiento de los asesinos en serie que permitiera entender y anticipar su manera de actuar, los investigadores de la recién nacida Unidad de Ciencias del Comportamiento del FBI se entrevistaron con espeluznantes criminales como el Hijo de Sam, Ed Kemper o el mismísimo Charles Manson. Ahora, la serie de Netflix Mindhunter nos ha acercado un poco más a la historia de estos pioneros. Gracias a ella sabemos, por ejemplo, que a pesar del enorme impacto que tuvo el trabajo de este reducido grupo de policías-científicos, esta unidad trabajaba medio oculta y aislada en un sótano del centro de formación del FBI en Quantico.

¿Cómo es posible que un área tan importante realizara su trabajo físicamente apartada del resto de la organización? Esa misma pregunta se la formuló hace unos años Steelcase, la multinacional especializada en diseño de espacios de trabajo, al observar cómo sus propios informáticos también ocupaban una planta baja del edificio, al margen de las otras unidades funcionales de la empresa. ¿Hasta qué punto el trabajo colaborativo y la necesaria interacción entre los distintos equipos no se veía lastrada por las limitaciones del espacio de trabajo? Esa reflexión dio lugar a una serie de investigaciones, y estas a un nuevo concepto flexible del espacio que se ha presentado esta semana en el centro de investigación de Steelcase en Munich.

"La forma más efectiva de trabajar es a través de la colaboración"

"La mayoría de las compañías ya han abrazado la idea de que la forma más efectiva de trabajar es a través de la colaboración, y han comprendido que las mejores ideas siempre surgen del colectivo, no de un único individuo. Sin embargo, los espacios de trabajo siguen siendo muy rígidos y no fomentan esa manera de trabajar", argumenta Alessandro Centrone, vicepresidente de Marketing EMEA de Steelcase. Según este especialista, existe una significativa brecha entre lo que las compañías desean y lo que los elementos físicos de sus propias sedes les permiten hacer. "Las oficinas están diseñadas para que la comunicación fluya en una sola dirección. Lo vemos en las típicas salas de reuniones, donde suele haber una persona en la cabecera que se dirige a varios receptores sentados pasivamente alrededor de una gran mesa. Pero si lo que buscas es fomentar la participación, seguramente esta fórmula no es la más indicada", ilustra.

Las investigaciones de Steelcase abogan por una total flexibilidad de los espacios de trabajo. Para ello, han desarrollado Steelcase Flex, una colección de soluciones versátiles de mesas, pizarras, carritos, separadores y accesorios móviles que permiten reconfigurar el espacio en función de cada equipo, situación o proyecto. Se trata, explica Centrone, de crear "experiencias en el espacio de trabajo que fomenten una determinada manera de trabajar".

Sustento científico

El neurocientífico británico Jack Lewis apoya esta tesis. Este experto sostiene que el espacio de trabajo tiene una influencia directa en la creatividad o la innovación. "Cuando nos enfrentamos a información nueva y a problemas de los que no tenemos una experiencia previa, se activa el hemisferio derecho de nuestro cerebro. El mero hecho de entrar en un lugar en el que los muebles están dispuestos de otro modo o en el que podemos movernos libremente por el espacio hace que nuestro cerebro entre más fácilmente en un modo de trabajo creativo y de resolución de problemas".

Los avances tecnológicos han contribuido decisivamente al impulso de los nuevos modelos de trabajo. Compartir información, teletrabajar o las comunicaciones remotas no serían lo mismo sin la tecnología. Paradójicamente, cuando se habla de espacios de trabajo la tecnología no siempre rema en la dirección colaborativa. "Muchas veces prima el trabajo individual y ves a los profesionales sumidos en sus tabletas y ordenadores", señala Alessandro Centrone. Para intentar paliar esta deficiencia se buscan soluciones que ayuden a que "la tecnología pueda apoyar la manera en que las personas interacciona y se relacionan", indica Robin Wittland, director de Surface Business Group en Microsoft. En colaboración con Steelcase, el gigante tecnológico ha creado Surface Hub 2S, una pizarra digital interactiva que saca las reuniones del corsé de una sala prefijada. El dispositivo es móvil, de manera que permite a los equipos reunirse en cualquier parte de la oficina en función de sus necesidades, sin perder la conectividad con otros compañeros ubicados en otros emplazamientos.

Cuestión de cultura

Paneles que entran y salen de la vista, mesas que se mueven a lo largo y ancho de la habitación, tableros que suben y bajan, que permiten trabajar de pie, sentados, agrupados o de manera individual… Las empresas que están adoptando este tipo de soluciones son todavía pocas, y su uso requiere de un cierto entrenamiento. "Tienes que dar la máxima libertad posible, pero también hay que marcar ciertas reglas para evitar que aquello se convierta en un pequeño caos. Cosas elementales como dejar tu mesa limpia al acabar la jornada o, si mueves un elemento de sitio, devolverlo a la posición en la que estaba inicialmente cuando acabes de utilizarlo", dice Marcel Kammermayer, director de la agencia de publicidad alemana Plan.Net Campaign. Hace un año esta compañía puso en marcha un completo rediseño de su sede en Munich. "No se trataba únicamente de tener unas oficinas muy bonitas y modernas con las que impresionar a los clientes. El entorno físico debe ser un fiel reflejo de tu manera de trabajar. Puedes tener la sede más cool del mundo, pero si la mentalidad de tu plantilla o tus procesos no encajan con ese diseño, no funcionará", opina este directivo.

"Si separas a la gente, la mentalidad estará también separada"

Como sucedía con los investigadores de Mindhunter, la cultura organizacional tradicional ha tendido a crear fronteras entre los distintos departamentos de las empresas. Unas divisiones intangibles que en muchas ocasiones son también físicas. "Si separas a la gente, la mentalidad estará también separada. Los diseñadores pensarán que no tienen nada que ver con los financieros y viceversa. Y esto influye en la manera en que la gente coopera y establece diálogos entre sí", advierte Kammermayer.

Naturalmente, no hay una única forma de abordar la cuestión del espacio. Las distribuciones flexibles no encajan bien con todas las culturas organizacionales y los esquemas tradicionales siguen siendo válidos para determinadas industrias y empresas. En otras, como el caso de una agencia de publicidad, los modelos flexibles parecen encajar mejor con las metodologías agile o los procesos creativos. "En nuestro negocio ningún proyecto se parece al anterior, los clientes son distintos y también lo son los equipos de trabajo. A veces se necesitan más diseñadores, a veces más técnicos… Por esa razón nuestra oficina nunca tiene el mismo aspecto, porque el entorno tiene que adaptase a las características del proyecto", aduce Kammermayer.

Se trata de un cambio sutil. Y es que, recuerda Alessandro Centrone, "la mayoría de las personas no presta atención al espacio de trabajo". Lo consideran un elemento secundario que no tiene una influencia significativa en el desempeño de su trabajo. "Pero", agrega, "cuando ven otros modelos y se dan cuenta de que existen otras alternativas a esas oficinas lineales y estáticas, les impactan y despiertan su curiosidad".