La oficina que impulsa lo que no se ve

Durante años el debate sobre el trabajo presencial se ha centrado en el número de días que había que ir a la oficina. Sin embargo, lo importante no está en la cantidad, sino en la finalidad de esos encuentros. ¿Tiene sentido ese desplazamiento? ¿Aportamos algo distinto a lo que haríamos trabajando en remoto? ¿Estamos construyendo cultura, compartiendo conocimiento, aprendiendo de otros?. Hoy, cuando cada vez más organizaciones adoptan modelos híbridos, es fácil quedarse en soluciones intermedias que resuelven el corto plazo. Se habla de flexibilidad, pero no siempre se acompaña de una reflexión estratégica, pues el modelo híbrido no es solo una cuestión operativa, implica hacerse preguntas más amplias: ¿qué tipo de relaciones queremos fomentar?, ¿qué capacidades necesita ahora nuestro equipo?, ¿cómo se puede traducir todo eso en un entorno físico que lo favorezca?

A menudo se siguen aplicando fórmulas heredadas, como alquilar un espacio estándar o adaptar una oficina antigua a nuevas dinámicas, sin preguntarse si ese lugar está preparado para dar solución a las necesidades de cada empresa y, sobre todo, si lo hará en un futuro próximo. La capacidad de adaptación, tanto en el diseño como en la gestión, se ha vuelto esencial. Y es que diseñar una oficina no es solo una cuestión de metros cuadrados. Las empresas demandan espacios donde puedan producirse aprendizajes informales, se favorezca la transversalidad entre equipos y donde el entorno invite a quedarse, no solo a trabajar, sino a formar parte de una comunidad.

Los espacios de trabajo que se diseñan bajo esa mirada pueden convertirse en agentes que promuevan la transformación de las compañías que albergan. Bien pensados, no solo estimulan la innovación, sino que la sitúan en el corazón de la cultura organizativa y la convierten en una herramienta para innovar. Por eso, cada vez más empresas están abandonando los enfoques rígidos de las oficinas tradicionales y optan por modelos como las oficinas gestionadas, que ofrecen soluciones llave en mano, con toda la gestión resuelta, y que se construyen en colaboración con los equipos. Esta opción permite a las empresas centrarse en su core business y a la vez poder revisar las necesidades con regularidad y que se adapten a la evolución del negocio (un equipo que crece o decrece, un nuevo espacio en otra ciudad).

También influye el cambio de mentalidad en los propios trabajadores. El espacio de trabajo ha empezado a percibirse, en muchos casos, como un refugio. Según un estudio reciente del instituto francés Clúster 17, en colaboración con The Arcane y la Fundación Jean Jaurès, la oficina ha dejado de ser un lugar obligatorio para pasar a simbolizar cierta estabilidad emocional. La rutina, lejos de ser una carga, se valora ahora como un ancla que da sentido a la semana laboral.

Esta revalorización afecta también a los más jóvenes. Se repite con frecuencia que la generación Z no quiere ir a la oficina, pero esta afirmación no es del todo cierta. Lo que no quieren es volver a un espacio donde no sucede nada. Si en una oficina hay cultura, aprendizaje, vínculos y propósito, entonces sí quieren ir. Y lo hacen sin necesidad de imposiciones porque las generaciones más jóvenes desean aprender, sentirse parte de una cultura de empresa, tener modelos y mentores, relacionarse. Además del diseño y la cultura, hay una dimensión que no se puede ignorar: la gestión. El espacio tiene que ser fácil y tiene que funcionar. Las empresas no deberían estar ocupándose de cuestiones como la seguridad, la organización del día a día o la respuesta a imprevistos. El entorno debe estar al servicio del equipo, no al revés. Y es aquí donde entra en juego la tecnología, desde plataformas de reserva de puestos hasta sistemas de domótica o apps de experiencia de usuario, que permiten optimizar recursos y mejorar la satisfacción de las personas que usan el espacio.

La clave está en la coherencia: en que el espacio transmita la misma idea que la cultura de la organización, que el mensaje no se quede en un valor corporativo colgado en una pared, sino que se traduzca en cómo se configuran los espacios, en qué tipo de interacciones se favorecen, en qué decisiones se toman respecto al día a día del equipo. Porque cuando eso ocurre, cuando todo está alineado, el espacio se convierte en un activo. No se trata de competir con el teletrabajo, sino de aportar aquello que no puede dar. De construir espacios a los que no se acude por obligación, sino porque nos aportan valor. Lugares donde no solo se trabaja, sino donde el equipo se encuentra, se reconoce y se siente parte de algo común. En los que cada detalle, desde una sala de reuniones hasta una zona de descanso, transmitan quiénes somos y qué cultura empresarial queremos construir. En definitiva, se trata de crear esos espacios a los que los equipos quieren ir.