Los negocios que facturan a mano se libran de mandar los registros a Hacienda, pero no los que usan hojas de cálculo

La Dirección General de Tributos (DGT), órgano directivo del Ministerio de Hacienda, aclara que los profesionales que realicen a mano las facturas quedan fuera de la nueva obligación de utilizar un sistema informático que garantice la integridad y conservación de las facturas, además de su envío inmediato a la Agencia Tributaria, lo que se conoce como sistema Verifactu.

No obstante, aquellos que usen hojas de cálculo tipo Excel sí deben cumplir con la obligación de tener un sistema informático acorde con las nuevas exigencias.

Tributos responde así en una consulta del 3 de febrero a una sociedad que emitía facturas utilizando hojas de cálculo y procesadores de texto y quería saber si debía cumplir con la nueva obligación para los sistemas informáticos. Esta obligación, que exige a los software de facturación unas características para garantizar la trazabilidad e inalterabilidad de las facturas y su remisión al fisco, es distinta de la obligación de emitir facturas digitales.

Tributos responde que el Real Decreto de diciembre de 2023 que aprueba el reglamento con los requisitos de estos softwares dice que solo los contribuyentes que usen sistemas informáticos de facturación deben cumplir los requisitos.

"En el caso de que la consultante no utilizara ningún sistema informático de facturación para la expedición de sus facturas y dicha expedición se hiciera de manera manual, no estaría obligada por las disposiciones indicadas en el Reglamento", dice Tributos. Y añade: "Si la consultante utiliza hojas de cálculo, bases de datos o procesadores no se puede concluir que no resulte obligada por el Reglamento [...] puesto que dichas hojas de cálculo pueden tener utilidades de procesamiento de datos y conservación que puede implicar su consideración como Sistemas Informáticos de Facturación".

No obstante, recuerda que puede utilizar el software gratuito que ha desarrollado Hacienda. La obligación de contar con estos sistemas informáticos entra en vigor el 1 de enero de 2026 para las empresas y el 1 de julio de 2026 para los autónomos. No obstante, Hacienda ya permite que se le remitan los registros de facturación, aunque no sea obligatorio hasta la fecha.