La automatización de procesos ahorra miles de horas de trabajo en el sistema de Justicia

Diversas iniciativas avanzadas ya implementadas, basadas en la robótica y técnicas de inteligencia artificial, están fomentando la eficiencia de la Administración de Justicia, facilitando la toma de decisiones, ofreciendo oportunidades para combatir las brechas digitales, socioeconómicas y de accesibilidad.

La Inteligencia artificial (IA) "es una herramienta fundamental para mejorar nuestra Administración de Justicia, de forma muy relevante y posible técnicamente. Solamente automatizando procesos rutinarios de muy escasa complejidad jurídica, como los procesos monitorios, las reclamaciones de consumo o las cláusulas suelo, podríamos liberar a jueces y magistrados de una pesada carga burocrática para que pudiesen centrarse en asuntos jurídicos de más calado, pero la IA es una herramienta y no podemos mitificarla ni tampoco convertirla en un juez absoluto", según ha definido Moisés Barrio, letrado del Consejo de Estado en el transcurso de su intervención en el Congreso sobre IA, Derecho y Empresa, organizado por Lefebvre.

En un amplio reportaje en la revista de Buen Gobierno, Iuris & Lex y RSC, se destaca que para el magistrado de la Sala de Apelación de la Audiencia Nacional, Eloy Velasco, hay cinco tipos de herramientas fundamentales en el mundo de la Justicia.

La más revolucionaria es la IA generativa, que nos permite el uso a nivel individual de esta tecnología sin mayores conocimientos técnicos.

El segundo nivel lo ocupa la automatización documental, que viene a facilitar el trabajo diario de los juzgados y tribunales.

Un tercer escalón lo ocupa la gestión de procesos, que facilitan el conocimiento desde todos los puntos de vista del mismo.

Un cuarto nivel lo representa la asistencia para tomas de decisiones, con funciones de información actualmente que ocupan mucho tiempo a los jueces.

Y, finalmente, como la formación de la composición de las Salas, que ya se está haciendo en la Justicia comunitaria.

Y en este aspecto, el magistrado se ha mostrado partidario, incluso del juez-robot para asuntos reiterativos y con poca aportación jurídica, una vez establecida la jurisprudencia, como es el caso de cláusulas suelo, extranjería, tráfico, monitorios, etc., pero siempre bajo supervisión humana.

La automatización es la reina

Sin embargo, el Ministerio de Justicia, al igual que las Comunidades Autónomas con las transferencias transmitidas, no tienen intención de llegar tan lejos, al menos por ahora. Así, lo ha explicado en el Congreso de Lefebvre Aitor Cubo, director general de Transformación Digital de la Administración de Justicia, quien ha distinguido entre lo que es la robotización y la inteligencia artificial. Ha explicado que la IA es esencial para transformar y mejorar la Justicia, incrementando la protección judicial efectiva y la seguridad legal.

Actualmente, diversas iniciativas avanzadas ya implementadas, basadas en la automatización robótica de procesos y técnicas de inteligencia artificial, están fomentando la eficiencia de la Administración de Justicia, facilitando la toma de decisiones, ofreciendo nuevas oportunidades para combatir las brechas digitales, socioeconómicas y de accesibilidad, y asegurando un acceso igualitario a la Justicia.

Cubo ha explicado que el uso de robots presenta menos riesgos que la IA, ya que se les enseña a realizar tareas repetitivas sin margen de error.

Estos robots ejecutan tareas para verificar que la información registrada en el sistema corresponde con la documentación existente. En estas tareas repetitivas, gestionadas manualmente por el personal de tramitación, la robotización ha demostrado ser la mejor solución, ya que los robots no se equivocan ni se cansan y son capaces de seguir los pasos establecidos de manera rápida y automática.

La robotización facilita la labor de jueces, fiscales y letrados de la Administración, al liberarles de tareas burocráticas

Por el contrario, la IA se entrena para imitar y replicar algunas capacidades cognitivas humanas, con los riesgos que esto conlleva, como la transferencia de sesgos, manipulación de la información o dilemas éticos.

Las actuales aplicaciones de IA ofrecen asistentes que ayudan en la resolución de trabajos rutinarios, repetitivos y de bajo riesgo, liberando al personal de tramitación y a otros profesionales de tareas con poco valor añadido.

El Ministerio de Justicia trabaja actualmente en el marco establecido con el Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica (CTEAJE) en la política de uso de la IA generativa, con la creación del manifiesto de IA, cuyo objetivo es asegurar un uso responsable, legal y ético de la IA generativa, definiendo usos aceptables y prohibidos, así como las obligaciones de los usuarios y de la propia organización relacionadas con esta tecnología.

El pasado 20 de junio, se ha reunido en Zaragoza la Conferencia Sectorial de Administración de Justicia, el órgano de cooperación entre el Estado y las Comunidades Autónomas (CCAA) con competencias transferidas en esta materia, que avanzado en la coordinación para la digitalización de la Justicia, unificando criterios sobre la aplicación del Real Decreto-ley 6/2023, concretamente en materia de sistema de intercambio de documentos, remisión de expedientes judiciales electrónicos o comunicaciones transfronterizas por medios electrónicos.

Se trabaja sobre notificaciones de desahucio, monitorios y cancelación de antecedentes

También se han acordado modelos de certificación y declaración responsable de cumplimiento técnico de puntos de acceso seguro y lugares seguros. Este consenso relativo a una norma que es pieza clave para la digitalización de la Administración de Justicia.

Ahorro de horas de trabajo

En la actualidad, el Ministerio cuenta con diversas iniciativas de robotización, tal es el caso de la automatización de las notificaciones de desahucio, los procedimientos monitorios, la cancelación de los antecedentes penales, las concesiones de nacionalidad, la automatización robótica de indultos, el registro de actividades de cooperación internacional de la Fiscalía y órdenes europeas de detención y entrega, el Centro Lowcode de sistemas en plataforma LowCode, Abogacía del Estado.

Gracias a la robotización y a la automatización, se han cancelado más de 946.670 antecedentes penales de oficio, adelantando el trabajo en 23 meses y un ahorro de horas de 442.094. Los programas se establecen dentro de los límites del Manifiesto del Dato, elaborado por Justicia, las Comunidades Autónomas con competencias y el Consejo General del Poder Judicial (CGPJ).

3.000 propuestas de concesión de nacionalidad diarias y 450.000 en conjunto han sido resueltas

De esta forma, se ha puesto en marcha Datalab, que permite analizar los datos predictivos, destinados a eliminar los sesgos existentes en la gestión y evitar otros nuevos. Durante 2022, se han ampliado los casos en los que se podía aplicar un robot, como en las concesiones procesadas de nacionalidad por residencia o por sefardí y la cancelación de antecedentes penales, gestionando casi 2,8 millones de expedientes.

También se han cancelado, en base a la normativa, 87.400 condenas correspondientes a 73.500 personas. Con la robotización se elimina la necesidad de solicitud por parte de los ciudadanos. Se hace de oficio.

Cinco procesos en marcha

Los robots trabajan en paralelo en cinco procesos robotizados: concesiones por residencia, sefardíes, denegaciones, comprobaciones con la Dirección General de la Policía, y carga de información del Instituto Cervantes, llevando a cabo más de 3,4 millones de procesos robotizados.

Estos datos han permitido atender 3.000 propuestas de concesión diarias y 450.000 propuestas en conjunto gracias a la automatización de los expedientes de nacionalización por residencia. Entre agosto y septiembre de 2023, se realizaron más de dos millones de procesamientos robóticos sobre expedientes de solicitud de nacionalidad, más de 250.000 concesiones de nacionalidad por residencia y 25.000 por sefardíes, ahorrando aproximadamente 300.000 horas.

En el caso de los indultos, la automatización del proceso administrativo ha ahorrado 73 jornadas de tramitación al personal responsable. Y la robotización operativa de las cuentas de depósitos y consignaciones judiciales ha ahorrado 100.000 horas anuales a los letrados de la Administración de Justicia (LAJS )y se han realizado más de 4.000 operaciones automatizadas al día.

Los casos de uso implementados se han llevado a cabo en Cáceres, Badajoz, Guadalajara, León, Palencia, Islas Baleares y Murcia. Además, se realizó un piloto en Asturias y se prevé la extensión al resto de los territorios que son competencia del Ministerio de Justicia. Hasta la fecha, se han registrado 1,1 millones de operaciones automatizadas.

En cuanto a la Abogacía del Estado, se ha automatizado parte del proceso administrativo necesario para el registro de tramitación de expedientes Lexnet en Reges, la aplicación que proporciona e integra todas las herramientas necesarias para la gestión completa de la Abogacía.

Se trabaja sobre notificaciones de desahucio, monitorios y cancelación de antecedentes

El robot, en producción desde marzo de 2023, ha contabilizado 63.520 procedimientos ahorrados, con más de 100 notificaciones diarias, ahorrando 2.117 horas anuales y un monto de 30.701 euros.

Procesos monitorios y notificaciones de desahucios

En el capítulo de la hiperautomatización, se desarrollan programas para procesos monitorios. Un proyecto en curso fundamental es el de automatización de procedimientos monitorios. El proceso monitorio supone hasta el 60% de los asuntos ingresados en la jurisdicción civil, con 177,000 solicitudes de procedimiento en 2022.

Con la automatización, se busca la orientación del dato de las solicitudes, incluyendo un formulario específico en LexNet para obtener información sobre el registro y tramitación. El registro estará automatizado, reduciendo así los tiempos destinados.

Se han registrado 1,1 millones de operaciones automatizadas de consignación de depósitos

Se automatizará el registro, el reparto y la tramitación de procedimientos mediante la aplicación del sistema SGP Minerva. Consideran los expertos de Justicia que este proceso no solo agiliza los trámites, sino que también lo homogeniza en todos los órganos judiciales.

Ya se ha iniciado en el partido judicial de Murcia y se implanta ahora en Baleares. Además, se automatizan las notificaciones de desahucio a los servicios sociales cuando se inicia el procedimiento judicial para que remitan los informes de vulnerabilidad de los afectados y se inicien los procedimientos paliativos. Se ha puesto en marcha un programa piloto en Albacete y Cuenca y se está desarrollando en el seno del CTEAJE.

La Inteligencia artificial ya tiene su hueco

El Ministerio de Justicia ya utiliza la IA para diversos fines, como la textualización o estudios avanzados de prospección para encontrar relaciones no lineales. Se busca seguir desarrollando nuevos nichos de utilidad a medida de la Administración de Justicia, como la clasificación automática de documentos y la extracción de entidades y mapas de información relacional.

Marlen Estévez, socia de RocaJunyent, ha destacado que la regulación, la supervisión ética y las mejores prácticas son la base para garantizar el uso responsable y benéfico de la IA. La abogada estima que "la IA no es una revolución, es una evolución consolidada, que debemos abrazar con vistas a largo plazo y con percepción humanizada".

Hoy en día se promueven servicios de IA para recibir impugnaciones y peticiones, entrenando la agilidad de las redes neuronales para los objetivos establecidos, eligiendo las técnicas e infraestructura necesarias, formando al personal tecnológico, promoviendo el despliegue de técnicas de IA conocidas y abordando cuestiones éticas en su uso.

La media actual es de 60 a 70 documentos anonimizados al día, con un análisis de similaridad

Las iniciativas de IA en funcionamiento incluyen: el análisis de similaridad, lectura fácil, textualización de grabaciones de juicios, sistema de dictado jurídico y forense, Carpeta de Justicia, Clasificador Documental anonimización documental y la integración del buscador inteligente Delfos con Fortuny.

En cuanto a la textualización de las grabaciones, se está realizando el procesamiento automatizado de archivos de vídeo y audio para extraer el texto de las intervenciones orales de juicios, vistas y comparecencias grabadas.

Se estima un ahorro del 60% del tiempo y un nivel de acierto superior al 80%. Actualmente se trabaja en una versión 2.0 de Estadísticas de Textualización, habiendo realizado más de 2,6 millones de textualizaciones, con una reducción de 806.120 horas de búsqueda y un trabajo equivalente al realizado por 1.015 funcionarios.

Dictado jurídico y anonimización

El sistema de dictado jurídico y forense permite realizar transcripciones especializadas de textos jurídicos e informes médicos. El primero ya está activado en todas las CCAA de competencia ministerial, así como en el Tribunal Supremo y la Audiencia Nacional, mientras que el segundo se instaló en 2022 y está en proceso de mejoras tecnológicas y funcionales según los requisitos de los usuarios.

Hay en funcionamiento tres grupos de servicios de IA accesibles desde los escritorios de todos los funcionarios del Ministerio de Justicia

El anonimizador de documentos permite el reconocimiento de entidades nominales que identifican información relativa a sujetos especialmente protegidos y procede a su anonimización. Está previsto añadir una anonimización específica para los equipos de Nacionalidad y Registro Civil.

Hay en funcionamiento tres grupos de servicios de IA accesibles desde los escritorios de todos los funcionarios del Ministerio de Justicia, así como de aquellos territorios transferidos que lo deseen, introduciendo la dirección web correspondiente.

El programa sigue mejorando sus funcionalidades, con una media actual de 60 a 70 documentos anonimizados al día, permitiendo el análisis de similaridad.El clasificador documental permite la autocatalogación de la documentación recibida en las sedes judiciales en base a los estándares documentales establecidos por el CGPJ.

El análisis de similaridad permite localizar a una misma entidad (misma persona) en distintas partes del documento y reconocerla como tal, pese a las diferencias literales que puedan existir en el documento.

Facilitar el acceso ciudadano

La lectura fácil facilita la lectura a personas con diversidad funcional aplicando normas estandarizadas para que los documentos sean accesibles a todas las personas. Actualmente, se está entrenando el algoritmo diseñado para facilitar la comprensión de las sentencias, ya disponible para todos los jueces y LAJS.

Delfos proporciona resúmenes de documentos y permite a los profesionales de Justicia hacer consultas sobre sus propios documentos

La integración del buscador inteligente Delfos con Fortuny permite a jueces, fiscales y LAJS realizar consultas en lenguaje natural al motor de búsqueda Delfos, dirigido por IA y de carácter predictivo. Este filtra automáticamente los resultados obtenidos y ofrece consultas sugeridas.

Delfos proporciona resúmenes de documentos y permite a los profesionales de Justicia hacer consultas sobre sus propios documentos, ahorrando tiempo. Se ha iniciado el trabajo para implementar Delfos con el sistema de gestión procesal de la Fiscalía, y se espera disponer de un plan de ejecución para una integración en Horus, trabajando en un frontal independiente para su uso autónomo.

En abril, se puso a disposición de los usuarios la nueva versión de Carpeta Justicia, un espacio personal online que facilita la relación con la Administración de Justicia. Ahora es más accesible y orientada a prestar un mejor servicio a empresas, profesionales y ciudadanos en general, disponible a cualquier hora del día los 365 días del año.

La Carpeta permite a los economistas forenses consultar y gestionar todos los procedimientos en los que intervienen, abstrae al usuario del ámbito geográfico y ahorra tiempo y costes. Desde noviembre de 2023, se han producido más de 250.000 interacciones con la herramienta.

Proceso monitorio y reclamaciones aéreas

Por otra parte, la Plataforma de tramitación Temis, para las notificaciones de los recursos administrativos, también se está automatizando. Se estima que se realizan unas 20 notificaciones diarias, con un tiempo estimado de cuatro minutos por operación.

El Centro de Excelencia de la Automatización impulsará el desarrollo e implementación de nuevos proyectos para reducir el Time To Market -tiempo de lanzamiento al mercado- y proporcionar servicios públicos de Justicia en tiempos récord, utilizando tecnología Lowcode y RPA.

En el caso del formulario de reclamaciones de vuelos, se trabaja sobre el compromiso con el CGPJ de que no habrá juez-robot, pero sí un apoyo al juez para que pueda tomar decisiones.