La factura electrónica obligatoria

La Directiva Europea VIDA (VAT IN DIGITAL AGE) tiene como objetivo que en 2035 todos los países de la UE dispongan de un sistema armonizado de facturación electrónica. Por el momento, para el año 2028 se prevé tener un sistema electrónico de declaración informativa relativo a operaciones intracomunitarias, que vendría a sustituir al modelo 349 actual.

La conocida ley Crea y Crece (Ley 18/2022) es la que atañe a la factura electrónica en sí misma, y cuyo motivo es reducir la morosidad de las empresas y no tanto el fraude fiscal como si es el objetivo de Verifactu. Si bien ambos recorren caminos paralelos que probablemente terminarán convergiendo a medio y largo plazo, no son lo mismo.

Una factura electrónica es un documento generado en un formato electrónico que reúne los requisitos de autenticidad e integridad. Esto supondrá el uso de formatos estructurados y que puedan ser leídos por los distintos sistemas de facturación (interconexión).

Una factura en formato PDF y remitida vía email, no se considera una factura electrónica; no debemos confundir esto con el hecho de que, una vez nuestro software certificado genere una factura electrónica esta no pueda ser transformada en un archivo PDF e impresa en papel.

El proceso de generar la factura electrónica se lleva a cabo mediante plataformas de facturación públicas, privadas o una combinación de ambas. La solución pública de facturación no es novedad, pues ya desde 2015 todas las empresas que facturan a la Administración Pública (para importes superiores a 5.000 euros) deben hacerlo en formato Factura-e y a través de la plataforma FACe.

Otra opción es el uso de plataformas de facturación privadas. En este caso se debe depositar una copia de cada factura emitida en la solución pública de facturación (que aún está pendiente de desarrollo, aunque se prevé será algo parecido a Factura-e). También se puede optar por una combinación de ambas. Una es el hecho de que es obligatorio para el destinatario de la factura, informar al emisor sobre los siguientes aspectos: (i) la aceptación o rechazo de la factura y la fecha de esta aceptación o rechazo, y (ii) el pago efectivo de la factura bien sea total o parcial, y su fecha.

Estos dos aspectos se conocen bajo el nombre de Estado de la Factura. Esto supone que la AEAT ya no solo tendrá datos sobre las facturas en sí, sino también en lo relativo a su morosidad.

La comunicación sobre el estado de pago debe efectuarse a la solución pública de facturación en un plazo máximo de cuatro días naturales desde la fecha de dicho pago de cada factura que no hubiera sido rechazada.

Si seguimos analizando la Ley Crea y Crece, se establece que la factura electrónica es obligatoria en operaciones realizadas entre empresarios y profesionales, es decir, en relaciones B2B y efectuadas en territorio español, con las siguientes excepciones: (i) que el destinatario no tenga en España sede o establecimiento permanente para su actividad económica, (ii) los que, siendo españoles, cumplen los requisitos para emitir facturas simplificadas. Lo anterior implica que, por ahora, las entregas intracomunitarias, así como las exportaciones no requieren facturar electrónicamente.

En el caso de empresas que emitan facturas simplificadas (art. 4 del Reglamento de facturación), no tendríamos la obligación de emitir factura electrónica; sin embargo, si un cliente nos solicita expresamente que le emitamos factura cualificada (factura formal que permite deducir el IVA soportado), entonces SÍ estaremos obligados a emitir factura electrónicamente.

Lo mismo aplica si, no estando obligado a ello, la empresa decide emitir factura completa de forma voluntaria. En tanto en cuanto la factura electrónica no esté implantada obligatoriamente para la totalidad de las empresas, si un ya obligado a facturar electrónicamente emite factura a un no obligado, deberá además enviarle una copia en formato PDF.

Como hemos visto, la normativa actual establece la obligatoriedad de facturar electrónicamente únicamente en las operaciones entre empresas y profesionales (B2B). Sin embargo, el art. 2 bis de la Ley 56/2007 de Medidas de impulso de la Sociedad de la Información establece que: "Las empresas prestadoras de los servicios a que alude el artículo 2.2, deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente…". Y además completa diciendo: "Este deber es independiente del tamaño de su plantilla o de su volumen anual de operaciones".

Por tanto, existen ciertas particularidades por las que algunas empresas deben facturar electrónicamente al cliente final. Las empresas obligadas a esto son las conocidas como empresas de prestadoras de servicios al público de especial trascendencia económica. Para que una empresa sea reconocida como tal debe cumplir los siguientes requisitos: 1) Operar en alguno(s) de los sectores económicos establecidos en el art. 2.2 de la Ley 56/2007.

Algunos de estos sectores son el transporte de viajeros, las agencias de viaje, suministros energéticos, servicios de comunicaciones, entre otros. 2) Superar los 6.010.121,04 millones de euros basándonos en los criterios de IVA (volumen anual de operaciones) o bien tener una plantilla superior a 100 trabajadores.

No obstante, a efectos de facilitar factura electrónica a los consumidores finales sólo se tiene en cuenta el requisito del sector de actividad. Por el momento, la principal obligación que se espera respecto a la facturación electrónica concierne al B2B (al contrario que Verifactu que afecta a todo tipo de operaciones) sin prejuicio de algunas obligaciones con particulares en ciertos sectores de actividad considerados de "especial trascendencia económica".

Estos sectores son las agencias de viaje, los servicios de transporte y el comercio al por menor que no están obligados a facturar electrónicamente al cliente final siempre que la contratación del servicio o venta del bien no se hubiera realizado por medios electrónicos. Por lo tanto, la facturación electrónica en operaciones B2C (al cliente final) es obligatoria en sectores específicos cuando lo pida el propio cliente o éste lo haya aceptado.

(*) Abogado, economista, auditor, doctor y profesor titular Sistema Fiscal. Socio fundador de Firma Martín Molina