Externalización de la nómina: una estrategia para mejorar la eficiencia de la gestión laboral

La gestión laboral constituye un pilar fundamental en cualquier empresa, ya que incluye elementos clave que van desde la contratación, el desarrollo profesional, el cumplimiento de las normativas y el bienestar de los empleados hasta la elaboración de nóminas, considerado uno de los más críticos, ya que no representa únicamente una compensación por el trabajo realizado, sino que refleja la seriedad y estabilidad de las organizaciones. La precisión y puntualidad en el pago de los salarios, la correcta aplicación de deducciones y beneficios y el cumplimiento de las obligaciones fiscales son aspectos indispensables que requieren una atención meticulosa. Así, la gestión de las nóminas es esencial para el funcionamiento de las empresas y para mantener equipos de trabajo comprometidos y productivos.

Hace unos meses, tratábamos en esta misma sección las ventajas y los inconvenientes de la internalización de la gestión de las nóminas; hoy, vamos a analizar si es mejor derivar su elaboración a especialistas externos, asegurando así mayor eficiencia, precisión y conformidad normativa, y permitiendo a las empresas centrarse en el crecimiento de su negocio.

Según un informe de Grant Thornton España, tras la pandemia, el 40% de las empresas españolas ha externalizado algún tipo de servicio, destacando especialmente las áreas de recursos humanos y contabilidad. En esta misma línea, los datos de la última edición del Barómetro de la Asesoría, realizado por Wolters Kluwer, revelan que las soluciones de nómina ocupan un destacado primer lugar en el ranking de herramientas tecnológicas más usadas, con el 74,8% de los despachos profesionales que las emplean para ofrecer este servicio a sus clientes.

Externalizar la gestión de nóminas ofrece múltiples ventajas. En primer lugar, contar con un equipo de expertos asegura la precisión y el cumplimiento normativo, reduciendo errores. Además, permite a la empresa concentrarse en su propio negocio, dedicando más tiempo y recursos a actividades estratégicas y generadoras de valor. La externalización también aporta flexibilidad y escalabilidad, adaptándose a las necesidades cambiantes de la empresa sin los desafíos de tener que gestionar recursos internos adicionales. Asimismo, los profesionales externos están siempre informados y actualizados, ya no solo en relación con las nuevas leyes laborales, sino también en las últimas tendencias tecnológicas.

No obstante, externalizar la gestión de nóminas también presenta desafíos. La pérdida de control directo sobre este proceso puede generar incertidumbre y preocupaciones sobre la calidad del servicio proporcionado por el proveedor. Los responsables de recursos humanos pueden sentirse vulnerables al depender de un tercero para una gestión tan importante, o pensar que el experto no actuará con el mismo interés que un empleado de la compañía. La necesidad de una colaboración estrecha con la empresa externa, así como de una comunicación constante, también puede ser un problema si el proveedor no cumple con las expectativas. De la misma forma, en caso de querer reinternalizar el proceso, la pérdida de conocimiento interno sobre la gestión de nóminas durante la externalización también podría ser perjudicial.

En cualquier caso, la elección sobre externalizar o mantener internamente la gestión de nóminas es una decisión estratégica de la empresa, que tendrá que considerar cuestiones como el tamaño del negocio, los recursos disponibles, las regulaciones aplicables y la estrategia global de la organización. Y, en este proceso de decisión, los responsables deben realizar un análisis coste-beneficio para evaluar la viabilidad financiera, considerar los recursos humanos disponibles para gestionar internamente las nóminas, elaborar un estudio de compliance para asegurar que todas las obligaciones legales se puedan cumplir, así como realizar un alineamiento estratégico para asegurar que la decisión final esté en consonancia con los objetivos empresariales. Además, consultar a expertos puede proporcionar una perspectiva de valor, y realizar una evaluación de riesgos detallada ayudará a anticipar posibles problemas.

La gestión laboral, y particularmente de las nóminas, constituye un aspecto vital para el funcionamiento eficiente de cualquier empresa. La decisión de externalizar este proceso o mantenerlo interno siempre deberá alinearse con la visión y objetivos de la organización: una gestión de nóminas bien administrada reforzará la estabilidad financiera y operativa de la organización, contribuyendo al éxito, crecimiento y sostenibilidad a largo plazo de la empresa.