¿Cómo pueden las pymes alcanzar la excelencia operativa?

La búsqueda de la excelencia operativa no es sólo para grandes empresas. Tradicionalmente, el concepto de excelencia operativa ha estado asociado a grandes corporaciones, que cuentan con recursos significativos. Sin embargo, las pymes españolas están cada vez más interesadas en adoptar tecnologías como la automatización y la inteligencia artificial (IA) para mejorar su eficiencia y están demostrando que también pueden beneficiarse de prácticas operativas avanzadas adaptando las herramientas a su escala y necesidades particulares.

El reto de la excelencia operativa para las pymes

Si bien la adopción de nuevas tecnologías es uno de los pilares en los que las empresas basan las mejoras de su operativa, poner el foco únicamente en la transformación digital no es suficiente. Al menos, no para una pyme.

Para empresas de tamaño mediano o pequeño, lograr la excelencia sostenible pasa por alinear tres elementos fundamentales: el modelo operativo, la estructura organizativa y las formas de trabajar. Este alineamiento es especialmente relevante en una pyme, a diferencia de una gran empresa, por varias razones:

Recursos limitados: Las pymes suelen contar con recursos financieros, humanos y tecnológicos más limitados que las grandes empresas. Un mal uso de los recursos puede comprometer su capacidad operativa.

Capacidad de adaptación: Las pymes suelen ser más ágiles para adaptarse a cambios del mercado. Sin embargo, si la estructura operativa y la estructura organizativa no están alineadas, esa agilidad se puede ver limitada por procesos internos ineficaces y roles mal definidos.

Mayor dependencia del talento clave: A diferencia de las grandes empresas, las pymes dependen más de un número reducido de personas clave. Un desajuste en las responsabilidades puede afectar fuertemente a su rendimiento.

Pero, ¿por dónde deben empezar?

Un modelo operativo optimizado empieza con una sólida cultura de procesos. Mientras que una cultura de tareas se enfoca en realizar actividades individuales y fragmentadas de manera eficiente, la cultura de procesos prioriza la eficiencia de los flujos de trabajo, fomentando una visión integral y coordinada.

Para pasar de una cultura a otra es necesario:

Identificar cómo se ejecutan las tareas dentro de los flujos de trabajo actuales para visualizar las interdependencias.

Promover el trabajo en conjunto entre áreas y departamentos, destacando la importancia de cómo las tareas individuales encajan dentro de un proceso más amplio y alineado con los objetivos de la compañía.

Asegurando que la organización comparte este enfoque en procesos, ya puede plantearse emprender acciones orientadas a la optimización de su modelo operativo.

1. Excelencia del modelo operativo

El primer paso necesario es mapear los procesos de la empresa. Esto implica identificar cómo se ejecutan las tareas clave, en qué secuencia y con qué interdependencias. A partir de este mapeo, se pueden detectar ineficiencias, cuellos de botella o redundancias que impactan en el desempeño general.

El mapeo debe ir acompañado de la identificación de indicadores clave de rendimiento (KPIs por sus siglas en inglés, Key Process Indicators), que permitan medir la eficiencia de cada proceso.

El siguiente paso es rediseñar los procesos con foco en la simplificación y automatización. Al automatizar tareas repetitivas y administrativas, como por ejemplo facturación o gestión de inventarios, la empresa puede reducir errores, acelerar tiempos de respuesta y liberar a sus empleados para que realicen actividades de mayor valor. Por su parte, la simplificación de procesos permite eliminar pasos innecesarios, lo que facilita la coordinación interna y aumenta la productividad.

Una vez rediseñados los procesos, es importante medir el impacto de los cambios implementados mediante el monitoreo de los KPIs definidos, dentro de una práctica de mejora continua.

2. Una estructura organizativa adaptada

Con un modelo operativo que atienda a principios de automatización y simplificación, la empresa debe contar con una estructura organizativa que establezca las bases para una asignación eficiente de recursos y claridad en la definición de roles y responsabilidades.

Cuando la estructura está alineada con el modelo operativo, los flujos de trabajo son más fluidos y las interacciones entre departamentos se optimizan, evitando silos y redundancias. Además, una estructura clara facilita la toma de decisiones al definir quién tiene qué niveles de autoridad y fomenta una cultura de colaboración, ya que establece interdependencias entre áreas funcionales.

3. Formas de trabajar alineadas con las nuevas tecnologías

Para acompañar a los empleados de la empresa en la adopción de nuevas formas de trabajar, como la automatización o la IA, es necesario ofrecerles formación continua, comunicar claramente los beneficios, involucrarlos en el proceso y proporcionarles apoyo constante. Esto contribuirá a que se adapten de manera más sencilla y a que vean los beneficios de mejorar su trabajo.

En definitiva, con el enfoque adecuado, una pyme que emprenda el reto de optimizar sus procesos alineando su estructura organizativa y gestionando correctamente el cambio en las formas de trabajar de sus empleados se convierte en una organización eficiente y lista para seguir compitiendo y creciendo.