Los departamentos jurídicos de las empresas se plantean cómo tasar su labor para poner en valor su trabajo

Los departamentos jurídicos de las grandes empresas cada vez más se plantean la necesidad de cuantificar sus contribuciones a la actividad de sus sociedades, porque esta falta de valoración dificulta la obtención de recursos y los apoyos necesarios para mejorar sus condiciones y la calidad de su trabajo, según se desprende de las respuestas del informe Análisis Comparativo Legisway 2024 para Departamentos Legales, elaborado por Wolters Kluwer, sobre una encuesta a 350 profesionales de una amplia variedad de empresas y países de la UE.

Estos equipos legales trabajan en estrecha colaboración con los altos ejecutivos de las compañías y están incrementando su presencia en las organizaciones, con un compromiso profesional con la mejora continua de las operaciones y la efectividad de su trabajo.

La descentralización de datos y procesos, por la dispersión de los documentos legales a través de la organización, reduce la capacidad de gestionar riesgos

En 2024, el 22% de los departamentos jurídicos ya han realizado mejoras para dar a conocer su valor a los principales cargos de la empresa, mientras que el 40% tiene planeado hacerlo. Sin embargo, en 2023, solo el 35% de los departamentos encuestados reconoció que tenían intenciones de mejorar ese aspecto, aunque sí que se destacó en buena parte de las respuestas la necesidad de centrarse en ello.

Una problemática generalizada

La mayor carga de trabajo que alegan los entrevistados se traduce en un aumento de la presión al verse en la tesitura de tener que resolver más asuntos con los mismos medios que tenían en ejercicios previos, lo que supone una preocupación generalizada de que esta situación pueda afectar a la calidad de los servicios. Además, una creciente complejidad de los asuntos legales a causa de la globalización, la tecnología y los requisitos regulatorios, tienden a colapsar la toma de decisiones y conllevan un aumentan el riesgo de errores.

Mientras, la descentralización de datos y procesos, por la dispersión de los documentos legales a través de la organización, reduce la capacidad de gestionar riesgos, puesto que su gestión efectiva comienza con tener visibilidad sobre los documentos y otros datos que circulan dentro de la organización.

De esta forma, el informe de Wolters Kluwer concluye que los tres asuntos más problemáticos para los profesionales que trabajan en los departamentos jurídicos son: mayor volumen de trabajo sin conllevar más medios; más complejidad de los asuntos; y descentralización de los datos en las empresas.

Diversidad de indicadores

Abogan los entrevistados que sería una buena medida establecer indicadores (KPI) a través de los cuales el departamento financiero de la empresa puede evaluar la buena marcha de la compañía, que resalten el impacto del departamento jurídico en la mitigación de riesgos y los resultados empresariales.

Cuando existe un cargo especializado en operaciones jurídicas, la presencia de KPI en los departamentos jurídicos aumenta casi un 10%

Así, Entre los principales KPI destacan: el resultado bruto de explotación (Ebitda), el retorno de la inversión (ROI), la rentabilidad financiera (ROE), las necesidades operativas de fondos (NOF), el punto de equilibrio (PE), el margen de beneficios (MB), la ratio de cobertura del servicio de la deuda (DSCR), el beneficio neto después de impuestos (Nopat), el flujo de caja (FC) y la posición financiera neta (PFN).

Desarrollo de la innovación

La voluntad de innovar se ha generalizado en los últimos años. Casi la mitad de los departamentos cuentan con un especialista en operaciones jurídicas, un tercio que utiliza soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM), y el 40% que ha integrado la inteligencia artificial en sus procesos.

El informe destaca que cuando existe un cargo especializado en operaciones jurídicas, la presencia de KPI en los departamentos jurídicos aumenta casi un 10%.

Explican los autores del informe que las operaciones legales son tareas para optimizar los servicios del departamento jurídico combinando planificación estratégica, gestión financiera y el estudio de datos. A pesar de estos avances, el progreso en áreas críticas como la gestión optimizada de datos aún es gradual y necesita atención.Esta correlación sugiere que la existencia de este tipo de roles puede mejorar mucho la eficacia del departamento jurídico.

Problemas por el tamaño

Según la encuesta de Wolters Kluwer, este desafío se vuelve más prioritario en los equipos que cuentan con menos de diez integrantes, probablemente porque estos buscan más activamente demostrar su rentabilidad para justificar su contribución al negocio.

En comparación con los equipos jurídicos más grandes, los profesionales jurídicos que operan individualmente dentro de una empresa priorizan más la colaboración con colegas y otros departamentos.

Los departamentos jurídicos que utilizan software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) encuentran más sencilla esta tarea

Al ser la única persona a cargo de los asuntos jurídicos, necesitan trabajar estrechamente con otros departamentos para asegurar una cobertura jurídica completa. Equilibrar estas responsabilidades es complicado, sobre todo en términos de comunicación y al proporcionar el soporte jurídico necesario, hacen notar los autores del informe.

Mejora de los procesos´Los resultados de la encuesta de Wolters Kluwer muestran que el 35% de los departamentos jurídicos ya han mejorado la colaboración con terceros y que el 41% planean hacerlo. Como dato interesante, los departamentos jurídicos que utilizan software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) encuentran más sencilla esta tarea, ya que el 40% de los usuarios de CLM ya han mejorado la colaboración con terceros.

Los resultados de la encuesta revelan que solo el 17% de los departamentos jurídicos ya han mejorado sus métodos para gestionar información jurídica y que el 52%, el grupo con mayor puntuación de todos los procesos evaluados, planea implementar mejoras.

La IA se emplea principalmente en tareas asociadas con grandes volúmenes de datos o procesos rutinarios

Este desafío parece ser menos significativo para los usuarios de CLM, ya que el 24% afirma que ya tienen ese aspecto cubierto, en comparación con el 14% de los que no usan CLM. Los resultados de la encuesta muestran que el 26% de los departamentos jurídicos ya han mejorado los procesos de gestión de documentos y contratos, y que el 47% planean un avance.

Esto representa un adelanto respecto al año pasado, cuando el 42% tenían previsto introducir mejoras en este aspecto. No obstante, el 18% de los departamentos jurídicos no tiene previsto realizar mejoras para gestionar mejor las prioridades y los plazos.

El 19% reconoce la necesidad de hacerlo, pero aún no sabe cuándo lo llevará a cabo. El 63% sí planea realizar mejoras o ya las ha llevado a cabo. Sin embargo, los resultados revelan que solo el 30% emplea KPI para medir su desempeño y los que los utilizan suelen enfocarse en al menos tres indicadores clave.

La mayoría de los participantes confirma que hacen seguimiento tanto de los gastos internos como externos (el 54%), seguido de casi el 50% que monitoriza el número de contratos gestionados.

Pasos con inteligencia artificial

La atención de los departamentos jurídicos, como de otros departamento de las empresas, se centra actualmente sobre las posibilidades que puede brindar la inteligencia artificial (IA) en su actividad.

La IA se emplea principalmente en tareas asociadas con grandes volúmenes de datos o procesos rutinarios, lo que puede aumentar significativamente la eficacia y precisión en estas áreas.

Para tareas más complejas, como la redacción personalizada de contratos, las diligencias debidas o la gestión de litigios, los departamentos jurídicos tienden a utilizar menos la IA. Así, el 19 % que seleccionaron la opción Otra mencionaron que la IA también se utiliza para agilizar tareas de traducción.

Los principales obstáculos para la adopción de la IA en los departamentos jurídicos incluyen la falta de tiempo (39% de los casos), que no sea una prioridad (36%) y limitaciones presupuestarias (29%).

Estos resultados subrayan, según los autores del informe, la existencia de barreras tanto prácticas como estratégicas para la integración de la IA en estos entornos.

Además, los departamentos que ya han incorporado la IA se enfrentan a desafíos adicionales relacionados con cuestiones éticas y de fiabilidad, que son menos frecuentes en aquellos que aún no han comenzado a utilizarla.

Mientras que el 36 % de los encuestados afirma que adoptar la tecnología de IA no es una prioridad, sería interesante ver si esta cifra cambia una vez que los profesionales jurídicos internos comprendan mejor cómo funciona la IA. La falta de comprensión de cómo funciona la IA es mencionada como una razón decisiva por el 27 % de los encuestados. Mientras, el porcentaje significativo de encuestados que cita aspectos como la falta de comprensión, combinado con la escasez de tiempo, sugiere la necesidad de una mejor educación y capacitación sobre la IA.

Nuevos controles legales sobre la IA generativa

La inteligencia artificial generativa (IAG), que incluye tecnologías como el procesamiento del lenguaje natural y el aprendizaje automático, ayuda a mejorar la eficiencia, impulsar la innovación y ofrecer soluciones personalizadas.

Sin embargo, su uso plantea desafíos legales y éticos en áreas como la privacidad de datos, la propiedad intelectual y la responsabilidad legal.

Así, los departamentos jurídicos deben colaborar en la creación de directrices éticas, comprobar que los protocolos de uso cumplen con toda la legislación aplicable, sobre todo en las exigencias de cumplimiento normativo e incluir cláusulas específicas sobre el uso de la IAG.

Gestión de contratos

Siguiendo con los aspectos tecnológicos, en la gestión de contratos y documentos jurídicos, casi la mitad de las organizaciones (46%) recurre a espacios de almacenamiento compartido, mientras que un tercio de ellos señala que se utiliza software de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM).

Tras los efectos de la pandemia de Covid-19, reforzar el papel del departamento jurídico como protector de la empresa, sobre todo en las inusuales circunstancias actuales, es más importante que nunca. Puesto que los contratos son el sustento de toda compañía, hay una necesidad urgente de optimizar los procesos contractuales a través de la tecnología.

El software CLM ayuda centralizar el almacenamiento de contratos, fortalecer el cumplimiento, y automatizar la creación, ejecución y gestión de cualquier tipo de acuerdo contractual.

Esta optiminación abarca desde el inicio, la creación, el proceso y el flujo de trabajo, la negociación y aprobación, la ejecución, la gestión y cumplimiento continuos dentro del repositorio, así como la renovación.

Aunque el uso de espacios compartidos refleja un enfoque digital básico, señalan los autores del informe de Wolters Kluwer, la adopción de 'software' CLM indica una mayor sofisticación en la operación de los departamentos jurídicos.

Resulta preocupante para los autores que aún un 7% de los profesionales jurídicos use aún archivos en papel, lo que plantea interrogantes sobre cómo gestionan los riesgos asociados a esta práctica.

La encuesta revela, además, que el 42% de los participantes afirman que su organización dispone de un departamento especializado en operaciones jurídicas, lo que indica que se reconoce la importancia de la optimización de los procesos jurídicos. No obstante, es importante destacar que el 52% de los encuestados dicen carecer de un departamento de ese tipo, dejando un considerable margen de mejora en las operaciones jurídicas en muchas organizaciones.

Concluyen los autores que a pesar de estos avances, el progreso en áreas críticas como la gestión optimizada de datos aún es gradual.