Cuatro errores habituales que se cometen al enviar un correo electrónico

Los trabajadores reciben cada día auténticas avalanchas de emails. En concreto, se reciben cada día 121 correos electrónicos de media, según diversos estudios. Esta situación ha provocado que no seamos conscientes de la importancia de esta herramienta, descuidando su uso. Diez normas para enviar un email de trabajo adecuado

"Pasamos horas puliendo nuestros perfiles de LinkedIn, actualizando el currículum, cuidando las redes sociales... y luego mandamos emails ininteligibles", critica Shani Harmon, cofundadora de Stor Meetin Like This -una organización que ayuda a las empresas desde dentro a ser más productivas-, en un artículo en el Harvard Business Review. "Incluir el texto 'enviado desde mi dispositivo móvil, por favor pase por alto los errores tipográficos' no es una buena tarjeta de presentación", insiste la experta.

¿Pensamos en la imagen que retransmitimos cuando enviamos un email? "Pues deberías", advierte Harmon. "Cada correo electrónico que enviamos afecta a nuestra reputación profesional". Por eso, el experto señala cuatro errores habituales que se cometen al enviar un correo electrónico y que afectan a la marca personal.

1. Demasiado largos

El contexto es fundamental para evitar las confusiones del lector, por supuesto. Pero hay que evitar los textos demasiado largos en los que la idea principal pueda perderse. Hay que tener en cuenta que el tiempo de atención de los adultos es de unos 8 segundos, por lo que cada momento cuenta. Hay que ser concretos y concisos.

2. Demasiados destinatarios

Antes de enviar un email, hay que preguntarse sinceramente cuál es la audiencia esencial que debe recibirlo. Hay personas que abusan de los destinatarios en copia, logrando colapsar las bandejas de entrada de gente que no tiene ningún interés ni relación con el asunto tratado.

3. Incompleto

La solución a los correos electrónicos demasiado largos no son los correos demasiado cortos e incompletos. Porque tan malo es incluir demasiado texto como que el email no se entienda. "Hay una gran diferencia entre ser conciso y ser brusco", asegura Harmon. Antes de enviar el email, hay que comprobar si se entienden todas las frases, si todas las ideas están completas, si el lector puede seguir todo el hilo...

4. Idea principal "enterrada"

El mensaje principal no debe quedar oculto en el correo electrónico. Los receptores deben tener claro cuál es la pregunta y por qué deben preocuparse por responder. Hay que facilitar que el lector entienda el mensaje y que pueda responder fácilmente.

"Cuando se trata de redactar un correo electrónico, todos podríamos tomar el ejemplo del estilo de Mark Twain: desarrolló una voz única y memorable, y fue fácil de entender", recuerda Harmon. Hay que tomarse el tiempo necesario para elaborar el mensaje.