Así es el 'timeboxing': La técnica que te ayuda a sacar más trabajo adelante en menos tiempo

Todo el mundo queremos llegar a todo, aunque sea literalmente imposible. Pero aprender de los que han conseguido encontrar un método de organización que les funciona siempre es positivo.

Y ahí, ser ejecutiva en una de las firmas más poderosas de Wall Street, y madre de cinco hijos, puede ser un gran ejemplo de una gestión del tiempo impecable. 

Shekhinah Bass comenzó a trabajar en Goldman Sachs cuando tenía 22 años y dice que perfeccionar sus habilidades de gestión del tiempo la ha ayudado a ser más productiva y evitar el agotamiento a medida que ascendía en la empresa.

Ahora, con 39 años, es la jefa de estrategia de talento en la división de gestión de capital humano de Goldman Sachs y ha contado en una entrevista con la CNBC qué truco desbloqueó su mayor nivel de productividad.

"Solía sentir envidia de todos los altos ejecutivos que iban a reuniones y ahora siento envidia de mi yo más joven y de cuán pocas reuniones tenía en mi agenda", dice.

Cuanto más tiempo ha trabajado Bass en Goldman Sachs, más se ha dado cuenta de que solo se puede lograr un equilibrio entre trabajo y vida personal "si eres deliberado y proactivo en cómo estableces límites", dice.

"Necesitas tomarte un tiempo para recargar energías y hacer cosas que te alegren", añade. "Ha habido momentos en los que no he creado ese espacio, y puede ser realmente agotador, pero establecer esos límites es cuando te ves sobresalir".

Hay un truco de gestión del tiempo, en particular, que Bass jura que ayuda a mantener un fuerte equilibrio entre trabajo y vida personal: la técnica de "timeboxing".

Cómo funciona el "timeboxing"

La técnica es simple: asigna a cada tarea de tu lista un tiempo determinado, prográmalo en tu calendario y bloquea cualquier distracción mientras trabajas. Continúa trabajando hasta que termine el tiempo asignado, luego evalúa tu progreso y pasa al siguiente ítem de tu lista.

Se diferencia del 'timeblocking', con nombre similar, en que también tiene en cuenta agrupar todas las tareas por tipo. Por ejemplo: todas las reuniones juntas.

Al comienzo de cada semana, Bass organiza su calendario en diferentes bloques para reuniones, trabajo de enfoque profundo y descansos, incluso si es solo un descanso de 15 minutos para "tomar aire y dar un paseo".

Recomienda programar trabajo profundo para momentos en los que tengas los niveles más altos de concentración y energía. Para Bass, eso significa reservar de 1 a 2 horas, generalmente entre las 8 y las 10 a.m., para responder correos electrónicos, desarrollar una estrategia para abordar un proyecto exigente o escribir puntos clave para grandes reuniones con clientes. "Cuando mi cerebro está fresco y el café acaba de hacer efecto, ese es mi momento", dice.

Los beneficios del "timeboxing"

Las listas de tareas a menudo no tienen en cuenta el tiempo que se necesita para completarlas. El "timeboxing", por otro lado, te da un plan claro de cómo pasarás tu día, por lo que es menos probable que te distraigas y te sientas abrumado por tu lista de tareas, dice Bass.

En un análisis de 100 trucos de productividad, el "timeboxing" fue clasificado como el más efectivo, según la empresa tecnológica Filtered.

Líderes como la ex primera dama Michelle Obama, el fundador del Grupo Virgin, Richard Branson, y el ex monje Jay Shetty, todos utilizan versiones del "timeboxing" para equilibrar el trabajo y las prioridades familiares.

"Me ha ayudado a ahorrar horas en mi jornada laboral y a encontrar más tiempo para estar presente en momentos importantes para mi familia, ya sea la hora de la cena o una actuación escolar por la tarde", dice Bass. "Crear espacio para ti mismo, tanto para concentrarte como para recargar energías, es realmente importante no solo para tu carrera, sino también para tu paz mental".