Cómo escribir un correo electrónico de "fuera de la oficina" que realmente funcione

Envías un mail, te responde automáticamente un correo que te avisa de que esa persona está de vacaciones. ¿Qué hace que el emisor del mail inicial pueda contactar con la empresa o con el profesional si tiene un interés genuino?

En algún momento, los correos electrónicos de "fuera de la oficina" (OOO) perdieron su significado. A menudo, cuando alguien recibe una respuesta automatizada, puede que lea y entienda la primera parte -que la persona a la que intenta contactar no está en el trabajo- pero elija ignorar la segunda, y posiblemente más importante: cuándo puede esperar recibir una respuesta de ellos.

¿Por qué la gente ignora tu mensaje de "fuera de la oficina"?

Mientras que algunas personas trabajan para empresas que requieren que todos los empleados utilicen el mismo correo electrónico genérico de "fuera de la oficina" cada vez que están ausentes, otros, incluyendo trabajadores autónomos y pymes, son libres de componer sus propios mensajes, ajustados a sus necesidades y situación.

Alejarse de mensajes genéricos como "Estaré fuera de la oficina hasta [insertar fecha] y responderé a tu correo electrónico cuando regrese" es bueno porque son demasiado fáciles de ignorar.

Cómo escribir un correo electrónico de "fuera de la oficina" más efectivo

En lugar de elegir una de estas respuestas automáticas formuladas, los consultores especializados recomiendan incluir un detalle personal en tu email, como una manera de establecer más límites mientras estás ausente.

Dicho esto, no hay necesidad de incluir una larga explicación de tu ausencia, ni ninguna información privada; de hecho, es mejor evitar ambas cosas. Corto y simple es el camino a seguir.

Por ejemplo, si vas a hacer un viaje con tu familia, puedes optar por:

"Voy a estar de vacaciones familiares en [insertar fechas]. Si necesitas asistencia inmediata, por favor contacta a [información del compañero]"

Cuando alguien recibe ese correo electrónico, tendrá que determinar si su pregunta o problema es más importante que tu tiempo libre con tu familia.

Por supuesto, algunas personas realmente no les importa lo que estés haciendo o con quién estés, y seguirán contactándote cuando les convenga. Pero idealmente, tener una idea de lo que estás haciendo y por qué no estás en la oficina será suficiente para hacer que otros piensen dos veces antes de seguir adelante.

Cómo configurarlo en Gmail

Como el gestor de Gmail es uno de los más usados, te explicamos aquí los pasos para configurar tu respuesta:

-Abre Gmail.

-En la esquina superior derecha, haz clic en Configuración y en Ver todas las configuraciones.

-Haz clic en la pestaña General.

-En la sección "Respuesta automática", selecciona "Respuesta automática activada".

-Introduce el asunto y el cuerpo de tu mensaje en los campos correspondientes.

-Haz clic en Guardar cambios.

Si tienes una cuenta de Google Workspace, es posible que también puedas elegir una opción para enviar respuestas automáticas solo a las personas de tu organización.