Empresas sin reuniones: ¿Funciona de verdad o es una moda pasajera?

Imagina una empresa sin reuniones. Donde todo el mundo se organiza por mensajes de chat o correo electrónico y, en caso de requerirse, una llamada de teléfono. Solo tiene cabida las reuniones a nivel de grandes grupos o departamentos ¿Lo ves viable? Shopify, compañía líder como plataforma para montar tiendas onlines y que ya tenía gran parte de su plantilla en remoto también, cree que sí, y acaba de aprobar eliminar casi la totalidad de sus reuniones.

Los cambios, que entrarán en vigor de inmediato, incluyen la eliminación "a perpetuidad" de todas las reuniones recurrentes con más de dos personas, la introducción de todas reuniones de más de 50 personas en un periodo de seis horas los jueves y la limitación de las grandes reuniones a una vez por semana. Mientras tanto, los miércoles serán días sin reuniones y se ha instado a los empleados a que sean "muy críticos" a la hora de decidir si vuelven a incluir una reunión en sus agendas.

En un correo electrónico, Kaz Nejatian, vicepresidente de producto y director de operaciones de Shopify, dijo a los empleados que el cambio de las reuniones recurrentes también significaba alejarse de los horarios improductivos y liberar más tiempo para que los empleados se centren en su trabajo.

"Podemos ir lenta y deliberadamente, o rápida y caóticamente. Vamos a ir rápido y caótico", escribió. "Sabemos que será caótico, pero de eso se trata. El caos intencional está más que bien, y es parte de trabajar y prosperar en Shopify".

76.000 horas menos de reuniones la año para toda la plantilla

En total, la eliminación del calendario liberará más de 76.500 horas de reuniones, dijo un portavoz de la compañía, si sumamos el tiempo que ahorrarán todos sus empleados.

Pero, ¿es de verdad tan útil o puede que sea más un movimiento de cierta propaganda y cierta moda? En Fortune han hablado con varios expertos.

Ayelet Fishbach, profesora de Ciencias del Comportamiento y Marketing de la Universidad de Chicago, afirma que acabar con las reuniones multitudinarias disminuye la probabilidad de que se produzcan problemas de toma de decisiones en grupo, como la "holgazanería social" y la "presión de la conformidad".

La holgazanería social se produce cuando la gente reduce su esfuerzo dando por sentado que otro se hará cargo. Por su parte, la presión de la conformidad se produce cuando las personas convergen pronto en una idea que se presenta en la reunión antes de que hayan tenido la oportunidad de pensar de forma independiente sobre los problemas.

"El riesgo es acabar con diez personas pensando como una sola", afirma.

Además, aunque la interacción social que conllevan las reuniones es crucial para el bienestar y el compromiso de los empleados, las grandes reuniones en las que solo habla un jefe de departamento no lo son.

"Las reuniones que requieren una participación pasiva no ofrecen interacciones sociales y no aumentan el compromiso. Incluso pueden disminuir el compromiso si la gente siente que su día se malgasta en reuniones", añade Fishbach.

Entre la pérdida de conexión y la liberación de tiempo

Pero Amrit Sandhar, fundador de Engagement Coach, que trabaja con marcas para aumentar el compromiso de los empleados, describe los cambios como "algo más parecido al libro de jugadas de Elon Musk para mejorar la eficiencia, que a preparar a la organización para el cambio".

Por mucho que los empleados se quejen de que las reuniones les hacen perder el tiempo, para los trabajadores remotos puede ser la única oportunidad de interactuar con otros compañeros de toda la organización y sentirse parte de la cultura de la empresa.

"Si se eliminan las interacciones, desaparece cualquier sentimiento de pertenencia a la organización, lo que hace que la gente busque trabajos que ofrezcan una mayor conexión en otros lugares", advierte Sandhar.

Además, aunque los responsables de Shopify probablemente imaginaron que los trabajadores respirarían aliviados ante su calendario sin reuniones, en realidad, los cambios rápidos de este tipo podrían causar una incertidumbre y un estrés indebidos entre los trabajadores.

Para que los trabajadores remotos sean productivos y estén comprometidos, las empresas deben asegurarse de que sustituyen las reuniones por otras formas eficaces de compartir información y permitir que los compañeros se conecten, en lugar de eliminar por completo la comunicación y la colaboración.

Como vemos, hay varios pros y contras en una decisión como esta.