La gestión del gasto, la pesada mochila que ralentiza a las pymes españolas

Las pymes siguen siendo el motor económico de la economía española, con un 65% del PIB nacional y responsables de generar siete de cada diez puestos de trabajo. Su importancia en el tejido empresarial es incuestionable y sus esfuerzos por digitalizarse notorios. Según nuestros datos el 81% de las pymes está llevando a cabo un proceso de transformación digital, pero muchas de ellas aún no cuentan con un sistema de gestión del gasto automatizado que permita agilizar su actividad. Lo cierto es que los sistemas tradicionales, las populares hojas de Excel que sobreviven a la digitalización, dificultan su crecimiento y acarrean más problemas que beneficios.

Para empezar, la carga administrativa es mucho mayor, el manejo manual de informes de gastos, el procesamiento de facturas y la conciliación de transacciones conllevan una gran carga administrativa que requiere tiempo y esfuerzo, exactamente una media de 5,4 horas al mes, el equivalente a más de 8 días laborables al año. Además de la multitud de riesgos y errores que implica.

La pérdida de recibos, duplicidades y errores son muy comunes entre las empresas de menor tamaño. En España, el 94% de los equipos de finanzas afirman haber recibido al menos una vez facturas duplicadas y el 31% de ellos reconoce haber pagado accidentalmente la misma factura dos veces. Lo que inevitablemente se traduce en falta de visibilidad financiera, problema que afecta al 58% de las empresas españolas y que implica no poder tomar decisiones informadas en tiempo real, algo que sí permiten los sistemas modernos y sí hacen las grandes corporaciones. Quizá por ello, estas se adaptan mejor y más rápido a los cambios regulatorios, mientras que las pymes sufren para adaptarse a nuevas tecnologías y regulaciones, como es el caso de la ley Crea y Crece y la llegada de la facturación electrónica obligatoria. En España el 68% de las pymes confía en que la implementación de la facturación electrónica supondrá un ahorro en cuanto a recursos, tiempo y presupuesto, pero apenas la mitad (57%) asegura conocer la nueva ley y cómo afectará a su negocio.

Y, para terminar, el consecuente impacto en los empleados. En España el 70% de los empleados que tienen gastos de empresa utilizan su propio dinero para pagarlos, desembolsando de media 106 euros por transacción entre 3 y 4 veces al mes, lo que equivale a algo más de 5.000 euros anuales por empleado. Una carga económica y mental que no solo lastra el bienestar de los empleados que tiene que esperar pacientemente a que la empresa les reembolse lo abonado, sino que además imposibilita que esta lleve un buen control sobre el destino de los recursos.

Por eso, la integración con sistemas de contabilidad y la gestión de pagos de facturas y suscripciones desde una única plataforma son cruciales para el crecimiento de las pymes.

Lo sabe bien Borja Sánchez-Cabezudo, CFO de Pastelería Mallorca e impulsor de la evolución digital de la compañía. Para Borja, la digitalización de la gestión financiera de la empresa les ha permitido ahorrar tiempo y esfuerzo, pero también tener un mayor control y visión sobre lo que sucede en su negocio. Lo que se traduce en ir un paso por delante de la competencia. Y es que hoy en día es fundamental contar con una herramienta adecuada de gestión de gastos que te ofrezca datos en tiempo real y te permita tomar decisiones informadas.

Desde Pleo queremos animar a todas las pymes españolas a seguir su ejemplo y romper con los procesos manuales ineficientes y dar el salto hacia la digitalización de los gastos. La temporada estival, con una menor actividad, es la época perfecta para analizar qué procesos consumen más tiempo y dónde hay un solapamiento de tareas. Las soluciones automatizadas existentes permiten capturar los datos de los recibos en el momento de la compra, facilitando la generación de informes de gastos más precisos y reduciendo la necesidad de correcciones manuales. Apostar por un modelo de gestión de gastos moderno y automatizado ofrecerá a las empresas una mayor eficiencia operativa y una mejor administración financiera en un entorno empresarial cada vez más digitalizado. Gracias a las soluciones automatizadas existentes y las herramientas de inteligencia artificial, las empresas podrán no solo ahorrar tiempo y recursos si no también liberar a sus equipos para que puedan centrarse en cuestiones más estratégicas con datos en tiempo real.