¿Cómo mejorar la gestión en el día a día?

Lo primero para mejorar es observar y medir. Pero hay que hacerlo bien, con una perspectiva global para que no se nos queden elementos importantes fuera de nuestra ambición de mejora.

Cuando uno, profano en arte, se acerca a un cuadro que le ha gustado mucho empieza a encontrar elementos sueltos que le llaman la atención pero se deja sin descubrir otros tantos que no solo no sabe valorar, sino que ni siquiera sabe que existen.

Porque hay cosas que sabemos que sabemos, hay cosas que sabemos que no sabemos, y hay cosas que no sabemos que no sabemos. Estas últimas son las que más deberían preocuparnos y por eso es importante hacerse todas las preguntas para mejorar, no sólo las fáciles.

En realidad, para observar y valorar un cuadro de un maestro, "los que saben" lo hacen de una forma holística y estructurada, con un análisis técnico, histórico y emocional, y considerando muchos elementos.

Entre ellos, la composición, el equilibrio, el punto focal, la técnica y los materiales, el uso del color, la textura y pinceladas, las luces y las sombras, el significado, el estilo y las influencias, la ejecución técnica, el impacto emocional y la influencia que genera, el estado de conservación y su autenticidad.

Manteniendo distancia con el arte, aparecen la gestión y sus distintos componentes. Y hay quien cree que mejorando el marketing, las ventas, las operaciones, el servicio, el control económico-financiero, la formación de las personas, etc. van a conseguir mejorar sustancialmente su funcionamiento, sus resultados y sus previsiones de futuro. Lo siento, pero no es así.

Y, quizás es en las pymes donde se ve más claramente: cuando uno mejora la parte de ventas, descubre todo lo que falta en formación del personal, a la vez que llegan urgencias en la tesorería, prisas para preparar propuestas comerciales… y todo de una forma tan rápida y encadenada que nunca da tiempo a levantar la cabeza y valorar lo urgente y lo importante.

Por eso, para mejorar el sistema de gestión de una organización, lo primero que hay que hacer es tener visión holística y estructurada. Usando como referencia la nueva versión del Modelo EFQM 2025, tenemos 3 bloques sobre los que hacer una primera reflexión: dirección, por qué hacemos lo que hacemos; ejecución, cómo hacemos lo que tenemos que hacer; y resultados, lo que conseguimos, saber si es relevante y pensar en cómo podemos mejorar.

Ahora vayamos a los detalles. En lugar de dar recomendaciones de mejora, formularemos preguntas para cada uno de los tres bloques que nos hagan centrar la mejora en lo importante, no solo en lo urgente.

En el caso de la Dirección tenemos que visualizar, en primera instancia, el propósito, visión y estrategia. Y para ello, hacernos las siguientes preguntas: ¿Sabemos hacia donde vamos y por qué? ¿Quiénes nos van a acompañar (grupos de interés)? ¿Lo que hacemos bien y cómo utilizar este beneficio para responder a desafíos? ¿Tenemos un plan y una buena estructura para llegar donde queremos?

No podemos perder de vista la cultura de la organización y liderazgo: ¿Nuestros valores están alineados con lo que queremos conseguir? ¿Pensamos de una manera nueva para resolver viejos problemas (innovación) y buscar nuevas soluciones? ¿Trabajamos juntos como un equipo?

En el campo de la Ejecución debemos empezar identificando e implicando a los grupos de interés y preguntarnos: ¿Conocemos sus necesidades y expectativas para que nos ayuden a crear valor sostenible? ¿Mantenemos relaciones basadas en la transparencia, la responsabilidad y la ética con ellos? ¿Buscamos talento y lo desarrollamos para crear relaciones duraderas?

Además, hay que considerar si creamos valor sostenible y diferencial respecto a la competencia, junto con nuestros grupos de interés: ¿Diseñamos nuestros productos de manera responsable, conociendo su impacto en la salud y el medio ambiente? ¿Cuidamos la comunicación y reputación? ¿Sabemos vender lo que nos diferencia? ¿El valor que creamos esta alineado con nuestro propósito? ¿Personalizamos nuestra propuesta de valor para nuestro público objetivo?

Y no podemos dejar de valorar la gestión que hacemos para funcionar en el día a día y adaptarnos a los cambios del futuro: ¿Hay coherencia entre nuestro propósito, estrategia, objetivos y resultados? ¿Evaluamos riesgos y su impacto? ¿Analizamos nuestro ecosistema para anticipar retos y oportunidades de futuro y sabemos cómo adaptarnos? ¿Tenemos datos estructurados para incorporar con sentido la IA? ¿Gestionamos activos y recursos de manera ética y responsable, desde el principio hasta el final de su vida útil?

En cuanto al bloque de Resultados, debemos centrarnos en la percepción de los grupos de interés: ¿Medimos las percepciones de los grupos de interés clave para disponer de información de cada uno de ellos que nos permita actuar sobre lo que hacemos? ¿Compartimos la información objetiva sobre lo que hacemos con todos nuestros grupos de interés y nuestros órganos de gobierno?

No hay que olvidar el rendimiento estratégico y operativo: ¿Medimos cómo alcanzamos nuestro propósito, ejecutando la estrategia definida y creando valor sostenible? ¿Usamos el análisis de nuestro rendimiento (estado y forma) con los grupos de interés para predecir nuestro rendimiento futuro?

Cuando se tiene la perspectiva global y luego se analizan todos los elementos con detalle, la mejora es mucho más eficaz y eficiente que cuando solo nos centramos en algunos aspectos inconexos. Así que, contestando estas preguntas, periódicamente, seremos capaces de organizar y diferenciar lo urgente y lo importante e ir día a día mejorando el conjunto, no solo las partes.