La automatización inteligente: un recurso de 1.800 millones desaprovechado por el sector bancario

Según la consultora Gartner, la tecnología de automatización podría añadir unos 1.800 millones de euros (aprox. 2.000 millones de dólares) a la cuenta anual de resultados del sector bancario mundial, ya que favorecería el incremento de la facturación, la reducción de los costes y la materialización de oportunidades1. Sin embargo, el potencial de la automatización sigue sin aprovecharse, principalmente debido a los retos que entraña su integración. Entre estos retos están la ausencia de una estrategia de implementación clara, un apoyo insuficiente por parte de la dirección y un uso muy limitado de la automatización dentro de los diferentes departamentos.

A pesar de esto, las oportunidades que ofrece el uso estratégico de la automatización inteligente en el sector bancario son cada vez más nítidas. Una combinación de diferentes tecnologías de automatización puede ayudar a contrarrestar las inevitables presiones competitivas creadas por las crecientes expectativas de los clientes con respecto a la banca digital.

Desde el inicio de la pandemia del covid-19, las entidades financieras han ido desplegando cada vez más la automatización inteligente en beneficio de sus clientes. Esto las ha llevado a enfrentarse a retos relacionados con la forma tradicional de descubrir, evaluar, comprar y prestar servicios financieros, convirtiendo a la automatización inteligente en un instrumento esencial de cara a la futura competitividad y diferenciación en el sector.

La automatización aporta productividad, precisión y velocidad al sector financiero

La automatización inteligente no sólo supone un importante ahorro de costes para las entidades financieras, sino que también las libera del tiempo que dedican a trasladar, recopilar y contabilizar manualmente datos ubicados en sistemas diferentes. La satisfacción de los clientes, de los empleados y de los proveedores mejora, ya que se puede responder más rápidamente a sus solicitudes de información. En lugar de centrarse en tareas tediosas y repetitivas, los empleados pueden dedicarse a trabajos más importantes, como puede ser la contabilidad de fin de mes, automatizando la importación y exportación de datos entre ERPs; así, durante el proceso, el robot comprobará las distintas entradas en los diferentes sistemas contables y ayudará a la creación de los informes y comunicados financieros.

En el caso de las facturas, los robots pueden comprobar que toda la información legalmente requerida esté incluida. El robot también puede garantizar que el sistema reciba todos los datos relevantes, lo que permite a la entidad realizar ahorros de coste no previstos, reduciendo el tiempo dedicado a los flujos de pago a unas pocas horas en vez de varios días, garantizando así el cumplimiento de los plazos.

A la hora de incorporar nuevos proveedores al sistema, la automatización puede utilizarse para la obtención de la información necesaria, como, p. ej., los datos fiscales. Sin la automatización, la incorporación de nuevos proveedores es un proceso que requiere de mucho tiempo, ya que los datos han de introducirse manualmente en los diferentes sistemas con el fin de que todos los departamentos tengan acceso a la información pertinente.

Cuando se trata de cuentas a pagar, los robots pueden utilizar un software inteligente de reconocimiento óptico de caracteres, u OCR, para extraer los datos de las facturas recibidas por correo electrónico y validar la información, contrastándolos con la orden de compra y con la información en la misma.

La automatización ofrece un mejor análisis de los datos y un procesamiento más rápido de los mismos, lo que facilita tomas de decisión más rápidas y fundamentadas. De esta forma se optimiza la elaboración de los informes: la información procedente de diferentes fuentes se agrega y procesa de acuerdo con las normas específicas de cada entidad para que los resultados de los informes se ajusten a la realidad al máximo.

Un último ejemplo de cómo beneficia la automatización al sector bancario se centra en las nóminas y la administración de personal: cuando los datos proceden de varias fuentes y sistemas diferentes, como el departamento de recursos humanos, la gestión de empleados, el registro de tiempos, los pagos pendientes y la contabilidad general, los robots pueden ayudar a recopilar la información, relacionar y conectar los datos y, así, emitir las nóminas.

¿Cómo pueden los bancos maximizar los beneficios de la automatización inteligente?

El primer paso sería adoptar una mentalidad estratégica; sin una visión transformadora que llegue a toda la empresa y que se transmita desde la dirección, el uso estratégico de la automatización para la productividad y la capacitación se verá perjudicado por medidas fáciles de monitorizar como el ahorro o la reducción de costes.

A continuación, es necesario abordar la implementación desde la perspectiva del cliente: hay que poner el foco en los clientes y en la competencia y emplear esta perspectiva para diseñar una arquitectura de procesos "end-to-end" que acelere la innovación digital. Si observamos el negocio desde la perspectiva del cliente, podemos utilizar la automatización para mejorar cada aspecto de su experiencia en lugar de, simplemente, "hacer las cosas más deprisa."

Un tercer paso sería alimentar la cadena de automatización de forma constante: la creación de una estructura robusta de automatización interna crea flexibilidad y una base de conocimientos que, junto con un sólido modelo de gobierno, nos va a garantizar resiliencia y transversalidad.

Por último, es importante tener un enfoque a largo plazo: contar con una estrategia a largo plazo superará con creces los beneficios en la eficacia a corto plazo, aunque para su materialización tendremos que contar con una planificación estratégica muy cuidada.

En definitiva, la automatización inteligente de procesos ofrece al sector financiero la oportunidad de disminuir la carga administrativa tanto para los clientes como para los empleados. Es por ello por lo que se está convirtiendo en un factor crítico de éxito en el sector bancario. En los próximos años esperamos ver un aumento de la automatización que hará que las instituciones financieras puedan seguir siendo competitivas y sobrevivir en el largo plazo.