El nuevo papel de registradores y notarios en la constitución de empresas en línea

La Directiva establece normas para constituir de sociedades de capital y el registro de sucursales transfronterizas en línea, un certificado de sociedad de la UE , un poder de representación digital para simplificar trámites y la presentación en línea de documentos e información en los Registros Mercantiles.

El Diario Oficial de la Unión Europa (DOUE) del pasado 10 de enero publica la Directiva 2025/25 modifica las directivas 2009/102/CE y (UE) 2017/1132 para mejorar el uso de herramientas digitales en el derecho de sociedades. La directiva amplía la aplicación del principio de solo una vez. Esto significa que las empresas no tienen que presentar la misma información a las administraciones públicas más de una vez.

Por ejemplo, al crear una filial en otro Estado miembro, las sociedades no deberían tener que volver a presentar documentos ya entregados en el Registro de la sociedad fundadora. La información se intercambiará electrónicamente entre los registros utilizando el sistema de interconexión de registros y el uso de modelos en línea como parte de los procedimientos de constitución.

Se busca reducir costes y cargas administrativas, facilitar la expansión transfronteriza de las empresas y reforzar el control preventivo de los documentos e información societarios.

La norma elimina la necesidad de legalización y otros trámites similares, como la apostilla, para copias certificadas de documentos e información de los Registros, así como para los documentos e información intercambiados a través del sistema de interconexión registral. Esto también se aplica a los documentos notariales o administrativos utilizados en un contexto transfronterizo en procedimientos como la constitución de sociedades y el registro de sucursales.

Esta directiva se basa en este sistema de interconexión de registros ya existente y lo amplía. Este sistema permite el acceso transfronterizo a información societaria, facilitando operaciones y actividades de las sociedades en el mercado interior.

Se busca una mayor transparencia y comparabilidad de la información societaria a nivel europeo. También se conecta el sistema de interconexión de registros mercantiles (BRIS) con otros sistemas de interconexión como el de registros de titularidad real (BORIS) y el de registros de insolvencia (IRI), permitiendo el cruce de información entre ellos.

Las responsabilidades de los Registros

En el texto se establece la obligación de que las sociedades comuniquen los cambios en sus documentos e información sin demoras, y que los registros los actualicen y pongan a disposición del público en tiempo oportuno. También se establecen procedimientos para verificar si las sociedades cumplen los requisitos para seguir inscritas. Y se busca que la información societaria esté disponible para las personas con discapacidad en formatos accesibles. La Directiva introduce cambios significativos que afectan directamente a los registradores mercantiles, quienes desempeñan un papel crucial en la gestión y publicación de la información societaria en la Unión Europea.

Pueden ser designados para llevar a cabo un control preventivo obligatorio de la legalidad de la escritura de constitución y los estatutos de las sociedades. Este control debe asegurar que se cumplan los requisitos formales y sustantivos, y se aplica a todos los tipos de sociedades, tanto en su constitución en línea como en otros métodos.

Los registradores deben implementar procedimientos para realizar este control de manera efectiva. También deberán implementar mecanismos para verificar la identidad y la capacidad jurídica de los fundadores y administradores de las sociedades. Esto puede incluir la utilización de controles electrónicos complementarios, aunque los procedimientos específicos pueden variar según la legislación nacional.

Deben facilitar la presentación en línea de documentos e información, incluyendo cualquier cambio en los mismos. Esto implica la necesidad de implementar sistemas electrónicos que permitan a las sociedades realizar estos trámites de forma eficiente.

Estos funcionarios también verificarán que los documentos presentados en línea cumplan con la legalidad, de forma análoga a los trámites no realizados en línea. También, deben asegurar que la información en los registros se mantenga actualizada. Así, la directiva establece plazos máximos para la presentación de cambios (15 días hábiles) y para la inscripción y publicación de los mismos (10 días hábiles). Estarán obligados a contar con procedimientos para comprobar la situación de las sociedades en caso de duda, y actualizar la información si una sociedad es cerrada o disuelta.

Los registradores deben garantizar que todas las sociedades dispongan de un Identificador de Sociedades Mercantiles en la UE (EUID) que permita su identificación inequívoca en las comunicaciones entre los registros a través del sistema de interconexión. Para ello, deberán implementar sistemas que incluyan este identificador y se integren con el sistema de interconexión de Registros.

Los registradores deben expedir el certificado de sociedad de la UE, tanto en formato electrónico como en papel, a petición de las sociedades. El certificado debe incluir información esencial y debe ser aceptado por otros Estados miembros como prueba suficiente de la constitución de la sociedad.

También, deben proveer una versión electrónica del certificado a través del sistema de interconexión de registros. La directiva establece que el certificado debe ser gratuito al menos una vez al año para cada sociedad, a menos que esto perjudique seriamente la financiación del registro.

Además, podrán tener la responsabilidad de registrar el poder de representación digital de la UE. Los registradores deberán asegurar la correcta implementación del modelo del poder de representación digital, incluyendo la compatibilidad con la cartera europea de identidad digital.

Participan en el sistema de interconexión de registros que permite el intercambio de información entre los Estados miembros y deberán emitir copias certificadas de documentos societarios que estarán exentos de legalización y apostilla. Esto reduce la carga administrativa y los costos para las sociedades en operaciones transfronterizas. Deben colaborar con sus contrapartes en otros Estados miembros para verificar el origen y la autenticidad de los documentos en casos de duda.

Los registradores deben notificar a la Comisión sus puntos de contacto para la verificación de documentos. Deben asegurarse de que una cantidad creciente de información societaria, incluyendo información sobre grupos de sociedades y el promedio de trabajadores de la sociedad, esté disponible de forma gratuita a través del sistema de interconexión de registros.

La directiva especifica la información mínima que debe ser pública, incluyendo los datos de los administradores y representantes. También deben velar por la accesibilidad de esta información a personas con discapacidad. Los registradores deberán estar preparados para aplicar sanciones efectivas, proporcionadas y disuasorias en caso de incumplimiento de las obligaciones de publicidad y actualización de registros.

El certificado de sociedad de la UE armonizado y electrónico

El certificado de sociedad de la UE armonizado, que se incluye en la futura Directiva, establece que las empresas pueden solicitar a los registros mercantiles nacionales o a través del sistema de interconexión de registros. Este certificado, que tendrá que estar disponible en todas las lenguas oficiales de la Unión, incluye información societaria esencial utilizada en situaciones transfronterizas.

El certificado de sociedad de la UE electrónico debe autenticarse utilizando servicios de confianza. Se establece también un poder de representación digital de la UE basado en un modelo común europeo multilingüe. Este poder permite a las empresas autorizar a una persona a representarlas en procedimientos transfronterizos.

El poder de representación digital de la UE se formaliza según los requisitos legales nacionales y se acepta como prueba del derecho de la persona autorizada a representar a la empresa. La información sobre la estructura de los grupos de sociedades estará disponible al público a través del sistema de interconexión de Registros y estos podrán extraer la información de los estados financieros que las sociedades presentan. También se prevé la disponibilidad de información sobre el promedio de trabajadores empleados por las sociedades.

Adaptación de la actuación notarial

La Directiva adapta el rol de los notarios al entorno digital y transfronterizo. Los notarios mantienen su función esencial en el control preventivo y la formalización de documentos, a la vez que deben adaptarse a nuevos procedimientos y mecanismos de colaboración.

La necesidad de garantizar la fiabilidad y la seguridad jurídica de la información societaria sigue siendo central. Los notarios, al igual que otras autoridades competentes, deben verificar que se cumplan los requisitos formales de la escritura de constitución, que se incluya el contenido mínimo obligatorio y que se cumplan los requisitos legales sustantivos.

También deben asegurarse de que se hayan previsto las aportaciones, ya sean en efectivo o en especie. a directiva respeta la normativa nacional que exige que ciertos documentos consten en escritura pública otorgada en debida forma y pueden seguir identificando a fundadores y administradores de una sociedad y en la verificación de su capacidad jurídica.

Además, verificarán la identidad, capacidad jurídica y la autoridad para representar a la sociedad de la persona que otorga el poder europeo y podrán participar en la certificación de documentos a nivel nacional, ya que aunque desaparece la apostilla se requieren copias certificadas.