María Teresa Barea (notaria): "La videoconferencia notarial podrá agilizar sobre todo trámites societarios de urgencia para las empresas"

El Consejo General del Notariado calcula que las copias electrónicas que solicitarán ciudadanos y empresas podrían superar los 13 millones al año, tras la entrada en vigor de las medidas de la Ley 11/2023, que permiten crear el protocolo electrónico notarial. Las copias electrónicas podrán enviarse a los organismos solicitantes. Sobre este asunto hablamos con María Teresa Barea, notaria y portavoz del Consejo del Notariado.

¿Qué es el Portal Notarial del Ciudadano y que posibilidades ofrece?

El Portal Notarial del Ciudadano es la puerta de entrada para ciudadanos y empresas a la Sede Electrónica Notarial que los notarios llevamos utilizando desde 2004.

Todos los servicios digitales que prestan los notarios a los ciudadanos tienen lugar en esta sede. Actualmente ya hay dadas de alta más de 300.000 personas físicas y jurídicas. Todo el que quiera entrar puede hacerlo en www.portalnotarial.es

¿Qué es la Sede Electrónica Notarial?

Es un espacio creado por los notarios en 2004, donde los más de 2.800 notarios están integrados en una única red privada propia que les conecta de forma segura con los 17 colegios notariales, el Consejo General del Notariado y la Administración Pública.

Ahora con el Portal Notarial del Ciudadano se ha abierto esta sede electrónica también a los ciudadanos. Es un espacio totalmente seguro que ha obtenido el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), nivel alto, del que solo disponen contadísimos organismos.

¿En qué casos los ciudadanos, personas físicas, podrán mantener videoconferencias con el notario?

La videoconferencia notarial podrá agilizar sobre todo trámites societarios de urgencia para las empresas, o resolver situaciones societarias en las que es difícil reunir presencialmente a todas las personas que habrían de estar.

Por ejemplo, para ampliaciones de capital, nombramiento de administradores, cambios de domicilio de sociedades, actas de junta general...

¿Qué ventajas tendrá para las empresas disponer de copias electrónicas de sus documentos notariales y que seguridad aportan?

Tanto las empresas como los ciudadanos pueden ahora disponer de copias electrónicas de sus documentos notariales y pueden intercambiárselas o enviarlas a los organismos que se las soliciten, con el consiguiente ahorro de tiempo y papel.

¿Cómo es el procedimiento de constitución de empresas 'online' en otros países?

La directiva 2019/1151, exige que, sin necesidad de presencia física, un ciudadano de la Unión pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro.

La directiva recomienda mantener los sistemas jurídicos propios de cada país y, en aquellos como Alemania, Bélgica, Italia o España, entre otros, donde las sociedades se constituyen ante notario, se mantiene este modelo que es seguro y ágil y que permite luchar contra el blanqueo de capitales y el fraude fiscal.

¿Qué relación existe con los notariados europeos?

Muy buena. Formamos parte del Consejo de los Notariados de la Unión Europea (CNUE), un organismo oficial de representación de la profesión notarial ante las instituciones europeas y tiene la potestad de hablar, negociar y tomar decisiones en nombre de los distintos Notariados europeos. En total somos 22 países los que lo integramos y contamos con una oficina permanente en el corazón de Europa, Bruselas.

El CNUE participa de forma efectiva en los procesos de decisión de las instituciones europeas que tenga incidencia en las áreas de interés para la vida jurídica de los ciudadanos y las empresas, el acceso a la justicia, la protección del consumidor y la actuación del Notariado.

También desarrolla espacios de información para los ciudadanos europeos; organiza, junto con sus miembros, formaciones transfronterizas para los notarios, e impulsa la puesta en práctica de herramientas prácticas para el colectivo notarial. Estos programas tienen siempre el mismo objetivo: facilitar que los ciudadanos en situación de movilidad transfronteriza puedan ejercer válidamente sus derechos.

¿La Ley respalda la actuación en ampliaciones de capital, nombramiento de administradores, etc. por vídeoconferencia?

Sí, pueden hacerse por vía online todos los actos societarios (siempre y cuando no impliquen aportaciones de bienes inmuebles): desde la constitución de sociedades, al nombramiento de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos, cambios de domicilio, liquidaciones, etc.

El ciudadano mantendrá una videoconferencia con el notario en la sede electrónica notarial, a la que accederá a través del portal Notarial.