Claves para que las pymes puedan ahorrar dinero en tiempos de crisis

¿Se acuerdan de José Ignacio López de Arriortúa, más conococido como Superlópez? Este hombre fue santo y seña de cómo hacer rentables las empresas, aunque luego, acusado de espionaje cuando trabajaba para Volkswagen, su estrella se fue oscureciendo poco a poco hasta tocar fondo. Algunos decían que Superlópez era un listillo que saneaba a las empresas limpiándolas de trabajadores o exprimiendo a los proveedores.

De hecho, Jorge Álvarez y José Fernández Valderrama fueron antiguos colaboradores de Arriortúa y en el año 2000 fundaron Fullstep, una compañía que, aplicando los vastos conocimientos made in Superlópez, querían transformar la función de compras de las grandes compañías. Pero había un detalle sutil en ambas concepciones del negocio: no se trataba de asfixiar a los proveedores, sino de comprar mejor.

Pues bien estos conceptos son los que aplican ahora a las pymes, cuya gestión es de gran importancia no sólo porque permite ahorrar gastos innecesarios, sino porque puede significar la supervivencia de la empresa en plena crisis.

Acceso a los mejores

José Fernández Valderrama, director general de Fullstep, una compañía que ofrece consultoría y apoyo especializado en la función de compras, confirma que "en un entorno competitivo como el actual, profesionalizar las compras y el aprovisionamiento para abaratar costes puede marcar la diferencia entre la subsistencia o la desaparición de cualquier empresa dentro del contexto actual".

Tener acceso a los mejores proveedores a nivel mundial puede ayudar a una pyme a disponer de los mejores precios para sus compras, de lo que resulta un mayor beneficio y, por lo tanto, es posible ofrecer a los destinatarios de sus productos o servicios precios más competitivos de cara al resto de compañías rivales. "Las compras en las pymes suelen estar gestionadas por uno o dos compradores sin un conocimiento operativo de idiomas, que tradicionalmente desarrollan su actividad vía fax o mail y con la única ayuda de hojas de cálculo para tomar decisiones. Esto supone muchas veces que no sea posible llevar a cabo un correcto control y seguimiento de esos procesos de negociación", dice José Valderrama.

Según los expertos, una empresa que sepa gestionar su actividad de compra y relacionarse con los proveedores de forma estratégicamente acertada podría conseguir un ahorro aproximado del 9%. "Para una empresa que trabaje con un margen del 5%, reducir un 10% su gasto en compras significa duplicar sus beneficios, algo que de otra manera, solamente se conseguiría si aumentase sus ventas en un 100%", añaden desde Fullstep.

Sólo lo necesario

Para llevar a cabo una compra eficiente existen algunas normas como analizar lo que es necesario y de lo que se puede prescindir, evaluando las características mínimas de lo que se quiere, las condiciones en función de plazos de entrega, volumen mínimo, etcétera, y el valor estratégico de los mismos.

Los expertos aconsejan realizar una valoración correcta y global de las características de cada producto o servicio a comprar para definir el auténtico coste real que supone el producto para el negocio. Una vez esclarecidos estos aspectos, es conveniente elaborar la estrategia de compra, confeccionando la petición de adquisición, dejando claro al proveedor lo que se necesita y en qué condiciones. Una buena manera de negociar con los proveedores es en función del volumen que queramos adquirir, formalizar las relaciones y retroalimentándolas cuando exista la oportunidad, analizando a los suministradores y siempre manteniendo buenas relaciones.

Los que entienden de compras recomiendan también llevar un correcto control y hacer un seguimiento interno de las compras, así como externo, porque esto será de ayuda para detectar fallos en la estrategia y modificarlos con mayor éxito y mayor rapidez.