Cómo marcharse de una reunión sin sentirse frustrado

¿Quién no ha tenido alguna vez la sensación de que muchas reuniones se realizan para que el jefe pueda escucharse a sí mismo? O para suplir informes escritos, o para retrasar la salida de los empleados. Esas sensaciones negativas van en contra del objetivo que debiera presidir toda reunión. Sólo por el tiempo del personal y los altos costes materiales y emocionales que tienen los encuentros laborales ya se justifica la obligación de gestionarlas bien.

Aenor Ediciones acaba de editar un libro de Palmira López Fresno y Mercedes Grandes Carci donde las autoras, a partir de su propia experiencia, tejen una red en la que se entremezclan reflexiones personales con 67 ejemplos, que son la base donde se sustenta el planteamiento de 14 formatos posibles de cómo desarrollar una reunión.

Una reunión debe ser mucho más que pasar un tiempo juntos sentados alrededor de una mesa. Por ello se ha de gestionar adecuadamente. "Una planificación incorrecta, una gestión ineficaz durante su desarrollo, que permita que se divague sobre los temas a tratar, que unos pocos asistentes monopolicen la reunión, que se interrumpan continuamente, que no se concreten acciones a realizar ni se indiquen las responsabilidades y plazos para llevarlas a cabo conlleva importantes costes en recursos económicos y también en recursos de tipo emocional", aseguran las autoras.

Consejos y motivos de fracaso

Las reuniones deben ser siempre planificadas, con mayor o menor antelación, respondiendo a un mayor o menor grado de urgencia, a una mayor o menor inmediatez, pero siempre han de tener claramente definido cuál es el objetivo u objetivos a alcanzar y el tema o temas a tratar. Todo ello con independencia del número de personas que se convoquen, que por otro lado también ha de estar seleccionado de un modo apropiado y adecuado para la finalidad que se pretende.

Respecto a la función de las reuniones, estas deben contemplarse como un medio de comunicación y de gestión, y cumplen habitualmente funciones de información, coordinación y toma de decisiones, bien de manera aislada o de manera conjunta. Sobre estas funciones genéricas se determinarán los objetivos de cada reunión.

Las autoras también resumen los principales motivos de fracaso de una reunión. Uno de ellos es que la reunión era innecesaria, ya que los objetivos que perseguía podían lograrse por otras vías. Otro que el objetivo no estaba claro o se modificó el mismo día de la reunión. Tercero, la reunión se realizó para comprometer a otros en decisiones que solo incumben a las personas que las convocan. Cuarto, la decisión ya estaba tomada y se realizó para justificar la participación de jefes intermedios en la toma de decisiones. Quinto, los asistentes no eran las personas apropiadas. Sexto, el ambiente no era adecuado ya que el lugar de reunión era de difícil acceso, los medios audiovisuales fallaron o había factores que dificultaron la concentración. Séptimo, la reunión se realizó en un mal momento.