The Mail Company prevé facturar un 10% más cambiando la 'carta física' por la virtualMADRID. ¿Se ha preguntado alguna vez cuántos documentos, entre cartas, facturas, invitaciones y mensajería varia, llega a su oficina? "En una organización puede suponer el 80 por ciento del total de todo lo que les llega", responde José Manuel Castellví, director general de The Mail Company. Obviamente, este volumen de tráfico de papeleo supone un nicho de negocio para compañías como la suya, que salió al mercado hace una década precisamente para "atender las necesidades de las empresas de gestionar las entradas y salidas de documentos". Es lo que se conoce como cartería. "Nosotros tenemos dos líneas de negocio: una para grandes compañías y otra para servicios en régimen comunitario en torres de oficinas y parques empresariales", señala Castellví. "Centralizamos todas las llegadas y salidas de documentación. Es un proceso puramente físico". Con este prisma transcurrieron los primeros diez años de actividad de The Mail Company. Sin embargo, en 2010 la empresa decidió apostar por una nueva estrategia: pasarse al formato digital. "Observa- mos que existe una tendencia a sustituir el papel en las organizaciones, tanto por una cuestión de ahorro de costes como por temas medioambientales. Hace tiempo que se viene escuchando el concepto de oficina sin papeles y, tarde o temprano, tendremos que acostumbrarnos a trabajar sin documentos físicos". Así fue como impulsaron el lanzamiento de un nuevo servicio de cartería digital, consistente en "la digitalización de los documentos que llegan a la empresa". Es decir, que ya no se trata de repartir el correo entre los empleados y directivos, sino que éste "se escanea y se distribuye electrónicamente a los usuarios, que pueden marcarlo, guardarlo, archivarlo, borrarlo, imprimirlo... Todo esto ahorra tiempo al usuario final". The Mail Company pensó que esta nueva estrategia podría ahorrar espacio a sus clientes, "ya que el papel no se sube a la oficina, lo que libera espacio", así como también tiempo y dinero: "Nuestros cálculos hablan de un ahorro de costes entre el 15 por ciento y el 30 por ciento". Pero, ¿cómo han recibido las empresas al nuevo cartero digital? "Nuestra experiencia nos ha demostrado que muchas empresas saldrán de esta crisis a través de la innovación", añade Luis Del Barrio, director comercial de la compañía. "Y además ahora todas están muy receptivas con las propuestas que puedan ayudar a reducir gastos", matiza Castellví. Cifra de ventas La estrategia digital le sirvió a The Mail Company para gestionar en 2010 servicios por valor de seis millones de euros, "y la previsión para este año es subir un 10 por ciento". A pesar de ello, Castellví considera que "la cartería física no desaparecerá nunca. Se puede digitalizar el 80 por ciento de lo que llega, pero obviamente un paquete o es escaneable, y también hay documentos confidenciales, como cartas a presidencia o dirección general, que no se abren".