eDiscovery, clave en los análisis forenses

No es noticia afirmar que el mundo digital se está expandiendo a una velocidad vertiginosa, y tampoco lo es recordar que, en comparación con la tecnología a nuestro alcance hace tan sólo unos años, la cantidad y variedad de datos electrónicos que manejamos y almacenamos hoy en día resulta abrumadora.

Debido a la continua propagación y distribución de estas enormes cantidades de datos electrónicos, a la hora de decidir sobre aquella información que debería ser almacenada (ya sea por requerimiento o por necesidad), nos preguntamos qué datos almacenar, de qué forma hacerlo para que estén seguros y sigan la normativa vigente, durante cuánto tiempo debemos conservarlos o cuánto nos va a costar.

En muchos casos, las respuestas a este tipo de preguntas se basan en decisiones tomadas por los altos cargos de la empresa, previa consulta con los responsables del departamento de informática quienes, lógicamente, proporcionan sus opiniones expertas al respecto desde un punto de vista enfocado principalmente hacia la seguridad y almacenaje de dichos datos de empresa, o a la reducción de costes.

Pero, es importante saber qué ocurre cuando una compañía recibe una petición de revelación de datos en el marco de una posible disputa, de una revisión interna o regulatoria, o en relación a una investigación. En estas circunstancias, la introducción de procedimientos y herramientas de eDiscovery (descubrimiento electrónico) son imperativas, ya que son la única solución que permite llevar a cabo el análisis efectivo de todos los datos almacenados, en el tiempo requerido, de acuerdo con los protocolos internacionalmente aceptados para un proceso de revelación de datos electrónicos (eDisclosure), y prepararse para las eventuales consecuencias de dicha investigación, disputa, etc.

El término anglosajón eDiscovery (Electronic Discovery) hace referencia al análisis de grandes cantidades de datos en formato electrónico obtenidos mediante procedimientos de Análisis Forense Digital. La aplicación conjunta de estos dos procesos (eDiscovery y Análisis Forense Digital) permite la validación y presentación de los resultados obtenidos a abogados, tribunales y reguladores en el marco de futuros procesos, disputas, investigaciones o revisiones internas. Los pasos seguidos durante el proceso deben ser transparentes, y los resultados obtenidos o presentados deben mantener la debida cadena de custodia, salvaguardando en todo momento la integridad de los datos adquiridos, así como los derechos fundamentales de las personas (Derecho a la Intimidad y Derecho al Secreto de las Comunicaciones).

En el contexto de Derecho de la Competencia y Protección de Datos, Investigaciones de Fraude así como de Litigios y Arbitrajes, las potentes herramientas de eDiscovery resultan fundamentales a la hora de analizar e interpretar, mediante una plataforma de revisión, enormes cantidades de datos electrónicos extraídos de una amplia variedad de dispositivos (ordenadores, servidores, correo electrónico, la nube, etc.), existentes en diversos formatos (documentos ofimáticos, correos electrónicos, bases de datos, imágenes, etc.).

Los riesgos a los que se enfrentan las compañías ante la posibilidad de fraude, fugas de información o mala conducta por parte de sus integrantes son inmensos desde un punto de vista tanto económico, como estratégico y reputacional. Estos riesgos se acrecientan si tenemos en cuenta que, por su naturaleza, los datos electrónicos son volátiles y pueden ser muy fácilmente alterados, dañados o destruidos.

Por ello resulta indispensable que el equipo de especialistas que lleven a cabo el trabajo disponga de una amplia y probada experiencia en la materia, así como de herramientas y tecnologías avanzadas, las cuales posibiliten llevar a cabo procesos de eDiscovery y Análisis Forense Digital sobre cualquier dispositivo o sistema que almacene datos electrónicos, con independencia del volumen de dicha información.

La metodología de trabajo que sigan los especialistas en eDiscovery debe adherirse a los estándares internacionalmente aceptados para la adquisición, custodia, análisis y presentación de evidencias digitales, aunque es indispensable que sus protocolos también contemplen y se adapten adecuadamente a la legislación y normativa vigente de cada país involucrado en el análisis.

La implementación de un sistema de eDiscovery no solo resulta en una gran ayuda para los revisores de aquellos datos por analizar, sino que redunda, también, en un ahorro sustancial de costes, ya que permite la revisión de enormes cantidades de datos, a través de un solo entorno (herramienta eDiscovery), seguro, transparente y trazable, algo que resulta esencial a la hora de presentar información en relación a cualquier tipo de proceso penal, civil, laboral, corporativo y/o regulatorio.

Rocío Campos y Javier García Chapell, socia y senior manager de KPMG Forensic.