Cómo escribir tus e-mails de trabajo para que surtan efecto: los errores más comunes

¿Cómo empiezas tus correos electrónicos de trabajo? ¿Te decantas por un simple "Hola"? ¿O prefieres saludos formales como "Buenas tardes" u otros más cercanos usando exclamaciones? ¿Y el cierre? ¿Eres de los que dicen "Gracias de antemano" o "para cuando puedas" dejando caer cierta presión en el receptor?

Aunque al ser algo tan cotidiano muchas veces lo hagamos de forma automática, existe una gran cantidad de estudios y fórmulas sobre cómo enviar correos electrónicos en el ámbito laboral de forma más eficaz. Tanto para que la comunicación sea efectiva en sí mismo, como para convencer al otro de que haga aquello que le estamos pidiendo.

El correo electrónico en el trabajo está en una zona gris. A veces parece reservado para asuntos más "serios", pero sigue sin ser exactamente formal y no hay reglas universalmente aceptadas. Así, cada uno es libre de empezar y terminar los correos electrónicos como quiera.

Pero, ¿cómo lo hacemos la mayoría y cómo sería más recomendable?

Los formatos (y errores) más habituales

Según un estudio de la empresa Preply, el 46% de los encuestados afirman que pueden conocer el estado de ánimo de un compañero de trabajo por sus saludos y respuestas, pero solo un tercio de esas mismas personas piensa en cómo empiezan y terminan sus propios correos electrónicos.

Según la encuesta, "Hola [nombre de la persona]" es el comienzo más común de los correos electrónicos de trabajo, con un 67% de los encuestados que dicen haberlo utilizado. No es ni demasiado familiar ni demasiado formal, y sirve de breve entradilla antes de entrar en el tema del mail.

Variaciones como "Buenos días [nombre]" o buenas tardes (el segundo más utilizado, con un 19%) envía un mensaje diferente. Llama la atención, pero de forma más preocupante según los encuestados. Da la impresión de que lo ha escrito alguien con autoridad y que a continuación va a ocurrir algo grave.

En cuanto a las terminaciones, más de tres cuartas partes de los encuestados consideran que la apertura de un correo electrónico es más importante que el cierre.

La mayoría de los encuestados parecen querer que esa impresión sea lo más inocua posible: el 80% ha utilizado un simple "Gracias". "Saludos cordiales", más formal, ocupa el último lugar de la lista, con solo un 16% de personas que lo han utilizado.

El 41% de los encuestados afirma terminar los correos electrónicos de trabajo con un "gracias por adelantado" y sus variantes. Esto puede parecer pasivo-agresivo, como una orden expresada como cortesía.

Otra variante que se comenta es no usar ninguna presentación previa ni final, sino ir directo al grano. Algo que tenía opiniones enfrentadas. Algunos lo consideran un punto a favor y otros extrañan mayor empatía. Desde luego, aquí parece depender el mensaje en sí mismo. No es lo mismo recibir una buena noticia que un encargo de última hora.

¿Y los emojis?

Un porcentaje del 58% cree que los emojis son apropiados en los correos electrónicos de trabajo, aunque muchos advierten que el significado de los emojis puede depender de la edad y la cultura, así que no sabrás realmente si tu mensaje está siendo recibido como pretendías.

Curiosamente, es más probable que la gente apruebe los emojis en los correos electrónicos de trabajo que los signos de exclamación. El 48% de los encuestados afirma que relee los correos electrónicos y elimina los signos de exclamación.

Consejos para enviar mejores e-mails laborales

A este respecto, el experto en productividad, organización de equipo y youtuber Jeff Su, señalaba en una colaboración con Harvard Business Review algunos puntos a tener en cuenta.

Estos eran:

-Incluir en el asunto ya de forma clara la acción a realizar si se va a pedir algo, no la temática general del mail

-Escribir un hilo de correo electrónico por tema

-Resumir al final del todo si es un mail muy largo

-Usar hipervínculos siempre que sea posible en lugar de adjuntos y copiar y pegar enlaces

-Cambiar la configuración por defecto a "Responder" (no "Responder a todos", para evitar problemas de destinatarios incorrectos