Di adiós a las interminables reuniones de una vez por todas

Frustraciones hay muchas, pero creo que podemos coincidir en que hay actividades que generan más frustración que otras como por ejemplo las incontables reuniones que simplemente no van a ninguna parte. ¿Cómo pasar de una o unas pocas personas dominando la reunión, mientras el resto está mirando por la ventana o a sus móviles, a lograr alinearlos y realizar el trabajo que nos hemos propuesto?

La respuesta es simple. Hay que invitar a la parte derecha del cerebro de cada participante a que asista a la reunión y convertirla en una sesión de trabajo que capte la atención de todos y genere resultados.

Pero, ¿cómo lograr esto? Permíteme revelarte los ingredientes básicos de mi plato secreto que utilizo en mi trabajo cotidiano, tanto en la Cátedra de Emprendimiento de ESCP Europe, con los estudiantes cuando están creando sus start ups, como en mis talleres y proyectos externos. Tanto si trabajas con estudiantes como con clientes, profesionales o colegas, simplemente cambia tu formato al del "juego serio" y da el rigor que tiene el utilizar dibujos, juegos, piezas de lego, etc. en tus reuniones.

Antes de empezar, lo primero que tienes que hacer es elegir un facilitador o mediador de la reunión, esto es esencial para el buen resultado. Para poder guiar una sesión eficazmente y convertirlo en algo tangible dentro del tiempo trazado, el facilitador necesita preparar la sesión pensando en estos 3 puntos:

1. El desafío

2. El resultado

3. El método

Preparación significa idear o diseñar las actividades, herramientas o métodos que mejor se adecuan para lograr tu objetivo de una forma rápida y enriquecedora.

¿Sigue sonando algo complicado? Te ayudo a inspirarte. Te comparto 4 especies de mi receta secreta aplicando métodos innovadores para realizar reuniones productivas:

Jugar

Empieza tu reunión rompiendo el hielo. Esto logrará que la gente piense en el tema, que vaya preparándose para realizar una tormenta de ideas o simplemente para conocerse si no lo han hecho ya.

Dibujar

El poder de los dibujos para hacer visibles las ideas - esto puede ir, desde dibujar la agenda para que todo el mundo sepa qué esperar, o hacer un esbozo de la reunión para que todos estén en la misma línea. Y por favor, deja de pensar que tienes que ser un artista para transmitir un mensaje, ya que con las formas básicas puedes dibujar el mundo entero. Otra herramienta eficaz es el uso de mapas mentales para mejorar el nivel de pensamiento sistemático, lo que te dará perspectiva sobre las conexiones y relaciones. Al final, cuando nuestra mente ve un boceto es más probable que llene las piezas que faltan -invitando a todos a la participación activa.

Notas adhesivas – Post its

Son una herramienta perfecta para la tormenta de ideas. Cada idea se escribe en un post it individual y se designa un área para pegarlos, esto hace más fácil moverse alrededor y agrupar más adelante. Facilita la participación grupal tanto para los más introvertidos del grupo como para los extrovertidos y genera un sentimiento de propiedad.

Bloques de Legos

Cuando tienes que reunirte con personas de diferentes entornos y perfiles: introvertidos, extrovertidos, personas visuales o cenestésicas suele ser difícil el poder escuchar la opinión de todos por lo que es importante crear un lenguaje común, la mejor forma; utilizando el método "Legos serious play" que fomenta dar "voz" a los participantes al expresarse en 3D.

El uso de legos u otros materiales (prototipos) fomenta la creación de soluciones de forma más activa que las palabras. Seguro que cada método, herramienta tiene sus pros y sus contras, pero te prometo que cuando intentes esto no vas a querer volver atrás y verás cómo estos elementos básicos contribuyen a crear ideas y trabajar para buscar soluciones. A la vez que se construye un dibujo, se juega y se comparten opiniones de valor. Este es sólo un ejemplo, así que te invito a experimentar con otros métodos y, o herramientas que funcionen mejor para lograr el objetivo que te has planteado.

Si el tiempo es el recurso más precioso que tenemos... ¡permítannos deshacernos de nuestras improductivas reuniones! ¿Intercambiamos recetas?

Elaborado por Mari Luz García, Chair of Entrepreneurship