Cinco apps para aumentar la productividad y mejorar el trabajo en equipo

Son las 9 de la mañana en la oficina, acabas de llegar café en mano. Poco a poco le vas ganando la batalla al sueño y te preparas para empezar un nuevo día de trabajo poniendo el móvil encima de la mesa y enciendo el ordenador. Le cuesta, pero después de haber arrancado pasados unos minutos, le echas un ojo rápido a la actualidad, abres el correo y de repente, surge la magia: ¡Nosecuantos mails sin leer en tu bandeja de entrada!

Vivimos en una espiral cada vez más caótica llena de correos sin leer o sin responder, reuniones, tareas pendientes y minutos perdidos procrastinando. Por eso, queremos recomendarte 5 aplicaciones que te ayudarán en tu día a organizarte mejor y trabajar en equipo de forma eficaz.

Hightrack. Basada en el método de gestión de actividades Getting Things Done, esta aplicación made in Spain multiplataforma disponible para casi todos los dispositivos móviles, ayuda a ordenar la mente del usuario a la hora de elegir y centralizar las tareas del día a día.

Entre sus funcionalidades destacadas, además de ofrecer los servicios típicos de los gestores de tareas como la creación de listas, posibilita la asignación de tiempos con sello propio: los tracks. Estos tracks son una suerte de asistentes personales que te ayudan a gestionar mejor el tiempo avisándote de eventos y tareas próximas. La versión gratuita es limitada así que, si necesitas crear tracks y listas ilimitadas, además de añadir notas o acceder a calendarios externos, siempre podrás hacerte premium por 4 euros al mes.

Slack. Esta aplicación se puede usar tanto desde el ordenador como desde dispositivos móviles iOS, Android y Windows Phone. Slack es la herramienta perfecta para trabajar en equipo a medio camino entre el Whatsapp y el correo electrónico.

Esta especie de WhatsApp laboral permite organizar al equipo por canales, áreas, proyectos, etc., compartir archivos e integrar todas las apps y correos que uses en tu día a día, convirtiéndose así en un gran "archivo central" en el que tener todo indexado (documentos de Word, PDF, etc.). Según afirman en su web, los equipos que la han usado han reducido un 25,1% sus reuniones, un 48,6% el envío de correos de forma interna, han aumentado un 32% la productividad del equipo y un 80,4% la "transparencia"del equipo.

Inbox. En este artículo, aparte de la palabra app, hay otra (bueno, dos palabras) que es imposible que no usemos si hablamos de organización/comunicación en el trabajo: correo electrónico (o email, ya van 3). Esta forma de comunicación tan cotidianizada en nuestras vidas y casi reina antes de la llegada del Whatsapp y las redes sociales, ha encontrado en Inbox una nueva forma más atractiva y eficaz de utilizar el correo tradicional.

Con esta app, podrás gestionar de forma inteligente tus emails, viendo lo esencial de un vistazo (fotos, texto o archivos adjuntos), añadiendo recordatorios, posponiendo correos para mirarlos en otro momento más adecuado o agrupar mensajes por diferentes categorías como: compras, finanzas, notificaciones, promociones, etc.

mmmelon. "Productividad real en un clic", así se definie esta aplicación que funciona para todos los ordenadores y para dispositivos iOS. Esta idea española, cortada por el mismo patrón que slack, se acaba de estrenar y con ella se pueden gestionar equipos de 3 personas mínimo, asignarles tareas y funciones y hablar con cada miembro a través de mensajes privados o en grupo.

Un aspecto interesante, y por el que se diferencia de otras de este tipo, es la opción que ofrece de invitar a empleados/clientes externos a participar en estos grupos creando usuarios invitados con la opción de eliminarlos después. Con ella, se podría dar una vuelta de tuerca a la relación con el cliente haciéndole partícipe de las decisiones que se van tomando de forma casi instantánea.

Trello. Por último está Trello, una aplicación imprescindible tanto para amantes del orden, como para auténticos desastres. Esta aplicación multidispositivo se presenta al usuario en formato tablón y es muy útil sobre todo para aquellos que estén arrancando un proyecto nuevo.

Olvídate de ir pegando post-it por las mesas de tus compañeros, de organizarte en complicadas hijas de Excel o de enviar mails para todo, porque con Trello podrás saber el estado de las tareas pendientes con tu equipo (o las tuyas propias) de un solo vistazo. Con ella podrás cargar archivos, hacer listas de tareas y asignárselas a otros usuarios y estar al día de los progresos a través de las notificaciones.

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