La sangría de reunirse en el trabajo: cuándo es beneficioso y cuándo estás perdiendo el tiempo

Sostiene el periodista estadounidense ganador del Pulitzer David Barry que existen dos tipos de trabajo fundamental en las compañías modernas: "la recepción de mensajes para las personas que se encuentran en reuniones, y la asistencia a reuniones". Los trabajadores de una gran mayoría de compañías destinan entre el 24 y el 33% del tiempo de su jornada laboral a reuniones. En el caso de los directivos, la sangría puede superar el 50%. El tiempo perdido, el coste de oportunidad o el impacto sobre el estado de ánimo del empleado son algunas de las deficiencias que generan los encuentros improductivos, pero no los únicos.

El impacto económico, es decir, el coste de la reunión, no es baladí. Un estudio realizado en 2019 por Doodle basado en 19 millones de reuniones en firmas de EEUU, Reino Unido y Alemania y con 6.500 entrevistas a sus profesionales advierte de que las reuniones improductivas pueden suponer más de 540.000 millones de dólares de gasto anual.

El periodista satírico Barry suele comparar las reuniones de trabajo modernas con los funerales: "Hay un grupo de gente que viste ropa incómoda y que preferiría estar en otro sitio. La mayor diferencia radica en que los funerales suelen tener un propósito definido". Barry no se queda solo: el 47% de los empleados que asiste a este tipo de encuentros los consideran una pérdida de tiempo, según refleja el estudio citado de Doodle. Otra investigación, desarrollada por Geimer et al. en 2015, concluyó que el 42% de las reuniones en el ámbito laboral no son productivas.

Las reglas de Google para convocar una reunión

Sin embargo, no todos estos cónclaves destinados, en principio, al trabajo cooperativo resultan inútiles. Muchos son necesarios para tomar decisiones de la manera más eficiente, modelar ideas y estrategias y levantar proyectos. ¿Cómo distinguir las reuniones contingentes de las imprescindibles? En Google, por ejemplo, han establecido sus propias normas. "Si no hay que tomar una decisión, la reunión no debería producirse", funciona a modo de máxima. Además, solo convocan a un máximo de diez personas y todas ellas deben dar su opinión -de lo contrario, ¿para qué asisten?-.

Manel Fernández Jaria, profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya, pone de relieve una regla de oro relativa al tiempo de las reuniones: cuanto más cortas, mejor. "La atención es un recurso escaso que debemos utilizar con mucho cariño e inteligencia", afirma. Su argumento es apoyado por la economista especializada en análisis de empresas Pilar Lloret, autora del libro Reuniones en 30 minutos. El propio título revela por dónde van los tiros. La economista defiende destinar un máximo de media hora a congregarse para tratar asuntos de trabajo frente a los 60-90 minutos de media que se emplean en la actualidad.

Cuando una reunión se prolonga durante más de una hora, el 91% de los participantes pierde atención sobre los asuntos que se están discutiendo, el 73% acaba realizando otras tareas en este tiempo e incluso un 39% se duerme, según el estudio de Doodle. Lloret asegura que, frente a esta modalidad tan popularizada, las reuniones breves se revelan más eficientes en la toma de decisiones, son más dinámicas y entretenidas y evitan perder la atención o la dedicación a asuntos distintos. La esencia de este modelo se resume en que, cuando se tiene menos tiempo, se utiliza de un modo más eficiente. Cualquier podría reconocer el funcionamiento de esta máxima en su vida cotidiana.

'Walking meeting', una reunión de trabajo al estilo de un paseo. Imagen: Dreamstime.

Lloret, además, hace un trazado del coste económico de las reuniones, demostrando que el tiempo y el número de participantes en la reunión afectan de manera directamente proporcional a su coste. Poniendo como ejemplo una reunión de 60 minutos en la que participasen 12 trabajadores con salarios similares que supusieran un gasto total de 40.000 euros al año a la empresa, el resultado habla por sí solo: el coste supera los 266 euros por un rato que, en el 42% de los casos, no producirá nada. Por no hablar de las tareas más importantes que podían haberse acometido durante esta hora ni de las consecuencias psicológicas que tendrá para los participantes en términos de estrés, desaliento o enfado.

En Estados Unidos, el coste promedio de una reunión asciende hasta los 338 dólares, según un estudio de la herramienta de comunicación empresarial Readytalk. Y si se producen de media 62 reuniones al mes... Solo tienen que multiplicar antes de llevarse las manos a la cabeza.

La técnica del elevator pitch, que consiste en la exposición de ideas en un minuto, puede servir también al objetivo de la economía de tiempo

Además de la brevedad, otra regla básica para convertir una reunión en una actividad fructífera es que tenga una buena organización y que haya un moderador. Los objetivos y la estructura tienen que estar marcados previamente y, los participantes, listos para sumar y no dedicar minutos a desmontar las ideas ajenas.

El formato del encuentro de trabajo también debe ser el adecuado, y no hay que tener miedo a intentar cosas nuevas, como los walking meeting popularizados por gurús tecnológicos como Steve Jobs. Estas reuniones, como su nombre indica, se hacen caminando con los participantes, al estilo de un animado paseo. Está demostrado que la actividad física mejora la circulación de la sangre y, por tanto, el riego al cerebro, lo que puede generar soluciones y propuestas creativas y una mejora del estado de ánimo entre los empleados.

La técnica del elevator pitch, que consiste en la exposición de ideas en un minuto, puede servir también al objetivo de la economía de tiempo y la concisión de los cónclaves.

Cuándo perdemos el tiempo con una reunión

Las situaciones en las que hay que saber renunciar a una reunión por innecesaria son múltiples. De nada sirve convocar a un grupo de trabajadores para transmitir una información que puede llegarles a través de un correo electrónico, por ejemplo, ya sea en formato de texto o con un vídeo. Conocer el estado de un proyecto puede resolverse pidiendo informes concretos; y para recopilar las primeras ideas sobre el mismo de poco servirá un brainstorming sin una reflexión previa.

Las reuniones son justificadas en ocasiones para crear cultura de equipo. Sin embargo, para este fin resulta mucho más efectivo programar alguna actividad social entre los empleados (competiciones deportivas, casual day en la oficina, convivencia o talleres de ocio...). Para conocer mejor a los miembros del equipo será preferible establecer encuentros individuales (one to one), incluso conversaciones informales, que también ayudan a sedimentar la confianza.

La próxima vez que convoque una reunión, plantéese si es realmente necesaria. De lo contrario, acabará por crear una oficina con personas dedicadas a reunirse y otras, a dejarles los recados, como advierte David Barry. Y ninguna de estas actividades pagará las facturas.