Guía para autónomos y pequeñas empresas para la facturación simplificada

En España, todos los empresarios y profesionales, incluidos autónomos, pequeños comerciantes y pymes, tienen la obligación legal de emitir una factura y conservar al menos una copia por cada operación de venta o prestación de servicios. Documentar cada transacción no solo cumple con la normativa vigente, sino que también constituye un pilar clave para un control contable, fiscal y financiero riguroso.

Tradicionalmente, era obligatorio emitir facturas completas, con todos los datos fiscales del emisor y del receptor, el desglose de los impuestos aplicados, la fecha de expedición, el concepto, el importe y demás elementos requeridos. Sin embargo, desde la entrada en vigor del Reglamento de Facturación, aprobado en el Real Decreto 1619/2012, el 1 de enero de 2013, se introdujo la figura de la factura simplificada, que sustituye al antiguo "ticket" o "recibo" en ciertos escenarios.

"Aunque la facturación puede parecer un laberinto, para muchos autónomos y pequeñas empresas la factura simplificada representa una herramienta útil que facilita enormemente el día a día. Es más simple de emitir y reduce la carga administrativa, sin dejar de tener validez legal y fiscal. En esta guía explicamos qué es la factura simplificada, en qué situaciones se puede utilizar, qué datos debe incluir y cómo puede beneficiar a autónomos y pequeñas empresas en España", explican expertos.

La factura simplificada constituye una evolución del tradicional "ticket" o "recibo" y está reconocida legalmente mediante el Real Decreto 1619/2012, en vigor desde el 1 de enero de 2013. Se trata de un documento legal que justifica operaciones comerciales utilizando menos datos que una factura completa, lo que permite emitirlo de forma más rápida y sencilla, especialmente en transacciones de menor cuantía. No es obligatorio incluir la información del receptor, a menos que el cliente la solicite para ejercer un derecho tributario. Además, no se exige el desglose de la base imponible ni de la cuota de IVA, aunque sí es imprescindible indicar el tipo de IVA aplicado. Como consecuencia, su uso no siempre permite la deducción del IVA por parte del cliente. A pesar de su formato simplificado, la factura debe cumplir con una serie de requisitos legales específicos.

La obligación de facturación puede ser cumplida mediante la expedición de factura simplificada en tres supuestos principales: operaciones con un importe inferior a 400 euros (IVA incluido); facturas rectificativas, en cualquier cuantía; y operaciones específicas con límite ampliado a 3?000 euros (IVA incluido), entre las que se encuentran ventas al por menor (comercios, tiendas), servicios a domicilio (peluquerías, tintorerías), servicios de transporte de personas y equipajes, hostelería y restauración, peajes de autopistas, servicios de aparcamiento, ventas en mercadillos o ambulantes, cines, teatros, discotecas y espectáculos en general, y otros casos autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.

No se puede emitir factura simplificada si las operaciones superan los límites establecidos, si se trata de ventas o servicios prestados a empresas o profesionales que necesiten deducirse el IVA, ni en entregas de bienes con destino a exportación o a operaciones intracomunitarias.

DATOS IMPRESCINDIBLES

Una factura simplificada debe contener, como mínimo, los siguientes datos: Número y serie (si aplica, correlativos); fecha de expedición; identificación del expedidor (NIF y nombre/razón social); descripción de los bienes o servicios (claramente identificables); contraprestación total (importe total); tipo de IVA aplicado y, opcionalmente, la expresión "IVA incluido", si se aplica diferentes tipos de IVA, deberá desglosarse.

En casos especiales, donde el destinatario lo solicita para deducir el IVA, la factura simplificada debe incluir los siguientes datos: NIF del destinatario; nombre o razón social del destinatario; domicilio del destinatario; cuota de IVA repercutida (desglose del IVA); y mención "factura simplificada" o "ticket".

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Optar por la factura simplificada puede aportar varias ventajas a los autónomos y las pequeñas empresas: agilidad en la emisión, una de las principales ventajas de la factura simplificada es la rapidez y facilidad con que puede ser emitida. Esto es especialmente útil en las ventas en mostrador, donde el tiempo es un factor clave; menos carga administrativa, a diferencia de la factura completa, la factura simplificada requiere menos datos, lo que reduce tiempos y errores; coste-efectividad, la factura simplificada requiere menos consumo de papel y recursos si se emite físicamente.

Sin embargo, la factura simplificada puede tener algunas desventajas e inconvenientes: deducción de IVA para el cliente, no sirve para la deducción del IVA soportado si no se añaden los datos del destinatario; deducción de gastos, puede generar dudas para la deducción de gastos por parte del destinatario si no es completa; y control limitado, el nivel de detalle de la factura simplificada es insuficiente para registros contables exhaustivos o análisis financiero. Se pierde trazabilidad de la operación.

CONSEJOS

En los últimos años, un número creciente de autónomos y pequeñas empresas en España ha optado por la factura simplificada como herramienta clave para simplificar y agilizar sus transacciones comerciales. Sin embargo, los expertos indican que es fundamental entender cuándo y cómo usarla para una gestión fiscal eficiente y para evitar complicaciones.

Es importante saber en qué casos se permite emitir una factura simplificada y cuándo no. Llevar un control claro y ordenado de todas las facturas emitidas, ya sean simplificadas o completas, facilita la contabilidad, la declaración de impuestos y posibles auditorías. Los autónomos y las pequeñas empresas pueden utilizar un programa para hacer facturas que permite emitir ambos tipos de documentos de forma sencilla y legal. En caso de dudas específicas, es fundamental consultar con un gestor fiscal para evitar errores. Recuerdan también que es importante informar al cliente si necesita la factura completa para deducir el IVA.

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Aunque tradicionalmente la factura simplificada se expide en papel, también puede emitirse en formato electrónico siempre que se cumplan los requisitos técnicos. Respecto a la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), que entró en vigor en octubre de 2022, su obligación de que todos los empresarios y profesionales deban expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales se aplica exclusivamente a las transacciones B2B (entre empresas o profesionales); las operaciones B2C (a consumidores finales) y, por tanto, las facturas simplificadas emitidas a particulares, no están obligadas a emitirse electrónicamente, salvo que el cliente lo solicite. En cualquier caso, los expertos indican que un buen programa para hacer facturas ayuda a los autónomos y las pequeñas empresas a gestionar tanto las facturas completas como las simplificadas, cumpliendo con la normativa.

HERRAMIENTAS PARA SIMPLIFICAR LA FACTURACIÓN

Hoy en día, los autónomos y las pequeñas empresas pueden aprovechar un software de facturación para gestionar de forma eficiente tanto facturas completas como simplificadas y garantizar el cumplimiento legal. Esta solución profesional automatiza todo el proceso: aplica automáticamente las tarifas fiscales vigentes, genera las facturas, registra ingresos y gastos en tiempo real, y organiza los documentos de manera segura. A

demás, incorpora actualizaciones continuas de las normativas fiscales, reduciendo errores contables y asegurando la conformidad legal. Se puede comprobar lo sencillo que resulta llevar la facturación con un programa para hacer facturas en un par de clics.

Expertos señalan que "la factura simplificada es una herramienta útil para autónomos y pequeñas empresas en determinadas circunstancias, ya que permite una gestión más ágil y sencilla de la facturación. Entender cuándo y cómo usarla es clave para cumplir con las obligaciones fiscales y evitar cometer errores que puedan suponer multas y sanciones. Hoy en día, gracias a las herramientas digitales, gestionar cualquier tipo de factura es más fácil que nunca. Por este motivo, es recomendable revisar tus procesos de facturación y considerar la posibilidad de optimizar tu gestión con un programa para hacer facturas adecuado a tus necesidades".