Cada empleado pierde hasta un 30% de su tiempo en la búsqueda de documentosBARCELONA/madrid. Introducir las 150.000 facturas que de media genera una empresa al año en un sólo cedé y consultar los albaranes con un clic es sólo uno de los beneficios de la gestión digital de documentación empresarial, que en los últimos años ha representado una verdadera revolución en los trámites diarios de las empresas del país. "Hoy hay tecnología suficiente para que la digitalización del material que las empresas usan cada día esté al alcance de cualquiera", asegura Javier Trujillo, responsable de documentación de la Comisión Española de Cooperación de la Unesco.La compañía española Eprom, especializada en la gestión del conocimiento y la información, ha elaborado un estudio que recoge los problemas derivados del modelo tradicional de gestión basado en el papel. ¿La conclusión? Los empleados españoles no saben buscar documentos clave para su trabajo. Según el estudio, la recuperación y tratamiento de documentos representa entre un 20 y un 30 por ciento del tiempo de cada empleado, lo que sitúa el coste persona/tiempo en casi 1,5 euros por documento en búsqueda. Inversión "muy oportuna"Un tiempo y un dinero valioso que usted podría ahorrarse con la instalación de un simple escáner (uno de gama media ronda los 500 euros) y una grabadora digital (en torno a los 200 euros). Piense que cada cedé puede albergar hasta 15.000 páginas de texto escaneadas. "Es una inversión muy oportuna que primero hacían las cajas de ahorro y las compañías de seguro por el volumen de su documentación que manejaban", explica Trujillo. En la última década se han unido otros sectores que demandan dispositivos por el incremento de volumen de papel con que trabajan. Según el seguimiento de la multinacional Hewlett-Packard, notarías, gestorías, consultorías y la administración pública, son las más potentes en digitalización. Jorge Miño es responsable de ventas en Europa de Global 360 (compañía que aporta soluciones de mejora de productividad) y en su opinión, las principales ventajas son la disminución de la probabilidad de cometer errores manejando información, y el ahorro de tiempo buscando papeles. Además una misma copia puede ser consultada por todos sus empleados al mismo tiempo y sin empujones.El director de Tecnología de la Información de la Asociación de Empresas de Electrónica, Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones (Aetic), Antonio Cimorra, afirma que la digitalización de documentos se trata de un servicio muy específico y que, de momento, sólo prestan un limitado número de empresas (la mayoría no superan el medio centenar de empleados). Aetic cuenta con unas 120 empresas de tecnologías de la información asociadas. Según sus cálculos, aproximadamente el 15 por ciento de ellas se dedican directa o indirectamente a esta actividad. El único inconveniente que Cimorra ve a esta tendencia es que requiere un cambio cultural en las compañías. "Se tiene asociado que no tocar un documento equivale a que no existe, aunque con otro formato se consiga un mejor y más rápido acceso ". El coste de un proceso de digitalización es variable. Algunas empresas tienen tarifadas una cantidad mínima por papel, aunque el procedimiento más extendido es elaborar un porcentaje en función de la cantidad de documentos a digitalizar. De hecho, la mayoría de empresas externaliza la digitalización de sus documentos por comodidad, aunque el tiempo que tardan (entre 10 y 15 días) y los precios (desde 200 hasta 8.000 euros) varían según el volumen de páginas que hay que digitalizar, la urgencia que se tenga para concluir el proceso, la resolución y el tamaño de los archivos y el color. La digitalización en color es hasta cuatro veces más cara que en blanco y negro. Digitalización controladaEn los últimos dos años a los empresarios les ha entrado un fervor por digitalizar "todo lo que tienen", asegura Trujillo. Pero "aunque pueda hacerse con todo lo que se ve o se oye", la digitalización masiva no es buena, "no sirve para nada". Lo ideal es limitarlo a lo que se va a consultar y el resto guardarlo en archivos de custodia. "Muchos empresarios digitalizan todo el papel que tienen sólo como copia de seguridad pero en realidad es un gasto innecesario", reconoce.