Menos del 8 por ciento de las empresas españolas cuenta con una destructora de documentosLa Ley de Protección de Datos castiga a los infractores con multas de hasta 600.000 eurosmadrid. Desde hace un tiempo, es raro el día que no desayunamos con noticias sobre ciber-cacos, phishing, espionaje industrial, chivos expiatorios, informaciones privilegiadas, documentos clasificados, etcétera. Quizá lo que muchos no saben es que uno de los medios más habituales para obtener información personal es recogerla de la basura o de los contenedores de papel usado, llenos de documentos sensibles, con datos que van desde los números de DNI hasta los de la cuenta bancaria. Y las empresas no están ni mucho menos exentas de estos riesgos. Se estima que cerca de un 77 por ciento de los papeles que se tiran a la basura contiene información que puede ser utilizada para suplantar a sus propietarios. Y una vez que disponen de los datos, los autores de estos robos de identidades pueden desde solicitar tarjetas de crédito hasta abrir sus propias cuentas bancarias. Un informe reciente de la Agencia de Protección de Datos alertaba sobre la bomba de relojería que pueden suponer las decenas de currículos que llegan a diario a las empresas. La APD advertía de la forma como gestionan las empresas y los portales de Internet la información utilizada en los procesos de selección. Y el 80 por ciento de las pymes incumple algún aspecto de la normativa. El estudio detecta más de una veintena de anomalías sancionables con multas que podrían llegar a los seis millones de euros.Son conscientes del problema¿Pero hacen algo para evitarlo? Un estudio de la consultora Populus elaborado entre directivos de pequeñas y medianas empresas de Reino Unido revela que el 93 por ciento de estas empresas asegura tomarse muy en serio el asunto del robo de identidades y su prevención, de ahí que el 91 por ciento afirme recurrir a la destrucción de aquellos documentos que contengan información personal o sensible. Héctor Barak, director general de Fellowes Ibérica, asegura que para hablar del mercado español, muy pocas de estas cifras pueden extrapolarse. Si acaso ese porcentaje de preocupación, porque los cálculos que maneja su compañía señalan que menos del 8 por ciento de las empresas españolas tiene herramientas para destruir documentos. Para Carlos Herrera, responsable del departamento comercial de Dataeraser, la mayoría de las empresas sí son conscientes de la importancia de la protección de datos, "pero no saben muy bien qué hacer para evitar estos disgustos". "Cualquier empresa utiliza papeles confidenciales, hasta una carnicería", añade. Las consecuencias de esta falta de prevención a veces acaban en los papeles. En julio de 2002, varios miles de expedientes médicos, con datos confidenciales sobre historiales médicos de pacientes, aparecieron en dos cajas de cartón junto a un contenedor cercano a un centro de salud malagueño. Tres años más tarde, en mayo de 2005, aparecieron más de 100 ficheros de actores y modelos esparcidos en una calle de la capital, que contenían multitud de datos personales, como peso, altura y teléfono móvil. Además de la repercusión mediática están las sanciones legales. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), en su artículo 4, obliga a mantener la confidencialidad y al cumplimiento obligatorio de cancelación o destrucción de datos cuando se hubiera cumplido la finalidad para la que fueron recabados. Las multas pueden llegar hasta los 600.000 euros en los casos más graves. Cualquier descuido puede hacer mucho daño a sus clientes. Y sin ellos no hay negocio. Así que quizá vaya siendo hora de establecer una política de documentos corporativa. Los pasos más importantes son tres: el primero consiste en establecer un sistema para el mantenimiento de archivos y documentos en el que se determine durante cuánto tiempo debe permanecer guardada dicha información. En segundo lugar, debería designarse a una persona o personas responsables del manejo y la eliminación de esa información confidencial. Y por último, y no por ello menos importante, contar con una máquina destructora de documentos. Aquí puede decirse que no vale la excusa del precio. Desde 50 euros usted puede comprar una máquina comedocumentos de cualquiera de los cinco tipos de grosor que hay en el mercado. "Los empresarios están mucho más concienciados por temas como el reciclaje de papel. Ojalá estuvieran igual de preocupados por la Ley de Protección de Datos", asegura Carlos Herrera. A partir de ahora, tenga cuidado cuando tire algo a la papelera. También cuando lleve papel a reciclar. Una multa millonaria y una portada en los medios pueden acarrear no sólo un enorme disgusto, sino el cierre de su negocio.