Las empresas gastan hasta el 15% de sus ingresos en documentos, según Xeroxdublín. "¿Alguien sabe dónde está el tóner?", "Dejad un momento de imprimir que hay atasco de papel". "No encuentro folios". "¿Quién ha impreso un informe de 200 páginas a estas horas, por Dios?" Son frases del día a día de cualquier oficina en la que trabaje gente delante de un ordenador. Donde hay un PC, hay una impresora. Es difícil calcular cuántas veces a lo largo del día pulsamos el botón Imprimir; así que como para calcular las veces que lo hacen todos sus compañeros a lo largo del día, del año. Pero de ese gesto tan simple depende un aspecto estratégico de su compañía: entre el 5 y el 15 por ciento de sus ingresos. Aunque al 90 por ciento de las empresas le resulta imposible dar la cifra de cuánto se gastan al año en la gestión de documentos. Cada año se producen 7,5 billones de documentos en todo el mundo. Y éste es un gasto descontrolado para muchas empresas. "Es increíble -comentó Peter Romaine, director general de Servicios en Línea- que tengan a su disposición un sistema que les permite ahorrar millones de euros al año (250 euros por empleado) con un sólo contrato, sin decenas de proveedores como ocurre normalmente". Xerox Global Services ha hecho ese cálculo. Porque parte de una premisa: el problema que supone que una oficina esté llena de copiadoras, impresoras y faxes, y muchos están siendo usados por debajo de sus posibilidades. "Fíjense en un banco, lleno de formularios; un hospital, con los expedientes de sus pacientes o una compañía de alquiler de coches, con los contratos de sus clientes... Todo son documentos", aclaró Shaun Pantling, gerente y director general de XGS en Europa. "La gente se siente más cómoda con el papel. No me consta que a nadie por el momento le guste meterse en la cama con una novela dentro de un portátil", bromeó. Pantling hizo estas declaraciones en las instalaciones que la multinacional tiene en Ballycoolin Center, un parque tecnológico a las afueras de Dublín y que cuenta con vecinos tan ilustres como IBM, Creative y Symantec. Contó, como no podría ser de otra manera, las excelencias de su compañía. Esos 250 euros de ahorro es lo que promete la compañía, reducir al menos un 40 por ciento de los gastos con su sistema. Para ello cuentan con el testimonio de alguno de sus clientes, como Sun Microsystems. "Os contaré el escenario que nos encontramos al visitar esta compañía: 1.744 aparatos, 19 proveedores, 100 modelos diferentes de contrato y un ocho por ciento de los dispositivos inservible", contó a modo de cuento Peter Romaine. El antes y el después tras el paso de Xerox por las instalaciones fue tal, que Larry Matarazzi, directivo de Sun, preguntó a los ingenieros de Xerox si no era posible instalar los dispositivos junto a los cuartos de baño y a las máquinas de café, "para aumentar la productividad". Controlar el gastoPero no es sólo un problema de dinero, sino de control. Por eso la compañía ha lanzado hace unos días en Europa XOS versión 4.2, un software que permite controlar en tiempo real el nivel de impresión de todos los dispositivos conectados en red de una empresa. A través de la herramienta PIM (Printer Infrastructure Mining) se detecta incluso si a las impresoras les falta papel o tóner. Desde ahora, no necesitará preguntar en voz alta. La respuesta: próximamente, en sus pantallas.