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Reformas en la oficina, clave para mejorar la cultura de las organizaciones

Koff abre las puertas del primer showroom en España dedicado a ofrecer los innovadores e icónicos diseños de sillería y mobiliario de oficina Herman Miller. Mario Colombo, sales director Iberia-Italy-East Mediterranean de Herman Miller, explica a eVASIÓN las claves de su sistema de configuración de oficinas, Living Office, que garantiza un mayor apego de los trabajadores a los objetivos de la empresa.

¿A qué nivel están las oficinas españolas respecto a su diseño Living office?

En los espacios de oficinas típicos españoles hay una mentalidad más tradicional. La cultura de Living Office realmente está basada en espacios más abiertos de colaboración. En las oficinas españolas vemos todavía un enfoque de espacios en configuración tipo bench y grandes espacios compartimentados. Será un cambio que sucederá a su debido tiempo, ya que las empresas se darán cuenta de los beneficios de tener oficinas más colaborativas y basadas en Living Office.

¿Cuáles son los beneficios de tener un espacio de diseño Living Office?

Living Office ofrece una comprensión actual sobre las personas y su trabajo, fundada en elementos que son naturalmente humanos: cómo las personas experimentan el mundo y qué los motiva. Gracias a este entendimiento, Living Office sugiere soluciones de oficina a medida que se adaptan a las diversas necesidades de una fuerza laboral moderna cuyas funciones cambian a lo largo del día.

Herman Miller ha creado una variedad de 'configuraciones' para apoyar diferentes actividades; trabajo individual, reuniones formales e informales, reuniones con colegas o reuniones grupales. Esto ofrece a los empleados la oportunidad de elegir el mejor lugar para trabajar en función del trabajo en cuestión.

¿Qué les gusta a los clientes ver reflejado en sus espacios?

La investigación ha demostrado que, al cambiar el entorno de la oficina para reflejar el carácter y el propósito de una organización, el empleado se compromete más y esto aumenta la prosperidad del individuo y de la organización. Los clientes disfrutan el ver reflejada la cultura de su compañía en su área de trabajo.

¿Por qué las empresas tradicionales no se preocupan demasiado por el diseño del lugar de trabajo?

No es que las empresas tradicionales no se preocupen por el diseño de las oficinas, sino que muchas veces no se han dado cuenta de que la naturaleza del trabajo ha cambiado. A medida que se les pide a las personas que realicen diferentes tipos de actividades durante su jornada laboral ya hay un cambio en la expectativa de los empleados y por ello se debe prestar atención a satisfacer esa expectativa.

¿Para que tipo de organización el modelo Living Office es adecuado?

Living Office es útil para organizaciones de diferentes tamaños, ya que es una solución a medida, que refleja las necesidades de las personas que trabajan en la organización.

¿Cómo es el proceso de diseño? ¿Qué decisiones puede tomar el cliente?

Para ayudar a lograr esto ofrecemos nuestro procedimiento y conjunto de herramientas patentado Living Office, que está diseñado para ayudar en la creación de un lugar de trabajo que sea a la vez distinto de los demás y auténtico para su organización. Aplicamos nuestra experiencia en una sesión colaborativa de 90 minutos coordinada por un especialista en Living Office de Herman Miller para ayudar al cliente a dar forma a un ambiente de trabajo que refleje el propósito de su organización, el carácter y sus actividades clave. Si bien esta no es una idea nueva, es un enfoque distinto y ampliamente utilizado por las empresas de vanguardia.

¿Cómo comienza el proceso? 

Sugerimos que participen las personas claves del proyecto. Generalmente de 6-8 personas de Facilities, IT, RRHH, Arquitectos y diseñadores. Además, se suele incluir a representantes de otros los departamentos de la empresa (por ejemplo, Ingeniería, Ventas) como una forma para que la organización sintetice múltiples perspectivas en una sola visión global.

La sesión consta de 3 ejercicios grupales:

1. Objetivo común de la compañía.

2. identificación + priorización de actividades tipo.

3. Definición del carácter de la organización, tanto actual como deseado.

De la sesión se generan:

• Un informe que refleja los aprendizajes e identifica recomendaciones.

• Unos criterios que faciliten la toma de decisión con respecto a la elección de las instalaciones.

• En definitiva, un lugar de trabajo ideal para apoyar las metas estratégicas, el carácter y las actividades clave de la empresa.

¿En qué empresas se encuentra el concepto Living? 

Hemos realizado proyectos de Living Office en todo el mundo para clientes como Manpower, Sasol, NCR, SAP, ImpactHub, entre otros. Actualmente estamos en un proyecto de LO con Visa en Madrid.

¿Qué tipo de empresa es la más adecuadas para aplicar el modelo Living Office?

Como el Living Office de una empresa se desarrolla a través de conversaciones con la empresa y sus empleados, será individual para esa empresa. Si una organización desea respaldar los diferentes tipos de actividades de trabajo que realizan sus empleados, entonces pueden tener un Living Office.

¿Cuál es la importancia de la luz en un diseño de Living Office? 

En los últimos años, se han llevado a cabo una serie de estudios que informaron sobre los efectos beneficiosos de la luz natural en el lugar de trabajo. Estos estudios fueron realizados por organismos de buena reputación como el International Well Building Institute y el World Green Building Council, por lo que definitivamente merecen una seria consideración.

De acuerdo con los estudios, y las experiencias de nuestros clientes, la luz natural en el lugar de trabajo tiene una serie de beneficios muy importantes para la salud de los empleados y su productividad.

Una de las conclusiones que surgieron de estudios recientes es que las personas que se sientan en las ventanas de las oficinas obtienen un promedio de 46 minutos más de sueño por noche que sus colegas menos afortunados que están sentados en áreas con poca o ninguna luz natural. Como cualquier médico confirmará, una buena noche de sueño promueve la salud física y mental.

Por otra parte, los trabajadores que pueden ver lo que hacen son obviamente más productivos. Si bien la luz artificial puede compensar los bajos niveles de iluminación natural en las áreas más oscuras de la oficina, también puede causar cansancio visual y fatiga, que son, como se puede imaginar, perjudiciales para la productividad de los empleados.

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